Le Groupe Candor, ce sont 2 500 salariés, une dizaine de sociétés de propreté réparties en Normandie, et une croissance soutenue, notamment via le rachat récent de la société PNS (500 salariés) sur le secteur havrais. Avec 45 millions d’euros de chiffre d’affaires et un projet ambitieux de fusion d’entités, le groupe veut renforcer sa cohésion, harmoniser ses pratiques et poser les fondations d’une culture d’entreprise unifiée.

Dans ce contexte de structuration et de développement, la modernisation des pratiques RH est devenue un levier stratégique. Et c’est Emma Carpentier qui a enclenché ce virage décisif depuis plusieurs années.

En effet, en 2022, dans le cadre de son Master, Emma Carpentier a identifié un point de friction : la gestion administrative des salariés se faisait encore de façon totalement manuelle. Impression, mise sous pli, affranchissement… Des pratiques chronophages, peu sécurisées et peu agiles. « La gestion du processus paie était encore très papier. Avec la croissance du groupe, il devenait évident qu’il fallait moderniser nos pratiques », raconte Emma Carpentier.

Elle propose alors d’en faire son projet de Master. Son objectif : amorcer un changement concret, avec un point d’entrée simple et stratégique à la fois – la dématérialisation des bulletins de paie et des contrats de travail.

Trois ans plus tard, le projet est pleinement déployé, reconnu en interne, et Emma Carpentier est devenue Responsable paie du Groupe Candor. Embauchée en CDI en septembre 2023, elle continue aujourd’hui de piloter les chantiers paie de demain, avec une vision assumée : utiliser les solutions numériques pour rendre le secteur de la propreté plus attractif et moderne !

Retour sur cette success story RH.

Pourquoi Coffreo ? Une solution simple, adaptée et pensée pour le terrain

Pour mener à bien son projet d’étude, Emma Carpentier a exploré plusieurs pistes. Elle a démarché de nombreux éditeurs, comparé les solutions et évalué leur capacité à s’adapter aux réalités du Groupe Candor.

C’est Coffreo qui a remporté l’adhésion.

Mais au-delà de l’aspect technique, c’est surtout la connaissance métier des équipes de Coffreo qui a fait la différence : « Le commercial qui nous a accompagnés connaissait très bien le secteur de la propreté. Il a compris nos problématiques dès le départ. »

Un autre argument de poids : le coût. À l’époque, une partie des contrats de travail était encore envoyée par courrier. L’impression, l’affranchissement, les délais… tout cela représentait un coût financier et humain important.

Un déploiement fluide et un accompagnement sur mesure

Une fois la solution choisie, Emma Carpentier a coordonné le déploiement avec les équipes de Coffreo. Et là encore, la collaboration a été fluide et efficace : « Ils ont calibré nos documents très rapidement et nous ont transmis tous les supports nécessaires pour communiquer auprès de nos salariés. C’était essentiel car beaucoup d’agents n’ont pas de smartphone, maîtrisent mal Internet ou ne parlent pas toujours bien français. Il y a eu un vrai accompagnement pour que chacun puisse se servir du coffre-fort numérique, en toute autonomie. »

Grâce à cet accompagnement, la transition s’est faite sans heurt. « Coffreo a aussi été présent en cas de besoin, pour répondre directement aux questions des agents », explique Emma Carpentier.

Une adoption progressive mais bien réelle

Comme lors de tout changement, il a fallu rassurer. Emma Carpentier ne le cache pas : certains salariés, notamment les plus âgés, étaient sceptiques au départ. « Mais dès qu’ils ont vu qu’ils pouvaient garder leur coffre-fort même après leur départ de l’entreprise, ou que d’autres employeurs utilisaient Coffreo, ils ont vite compris l’intérêt », raconte-t-elle.

Du côté des jeunes salariés, l’accueil a été excellent : « Ils attendaient ça. Ils en avaient marre de trier des papiers ! Ils ont donc tout de suite adopté Coffreo. »

Des bénéfices RH très concrets

Pour Emma Carpentier et son équipe, les résultats sont tangibles :

• Fini la mise sous pli manuelle de 2 000 bulletins de paie chaque mois : à la clé, une demi-journée de travail économisée.
• Des gestionnaires de paie recentrés sur leur cœur de métier : « on a redonné de la valeur ajoutée à ce poste grâce à la digitalisation de processus chronographes », affirme Emma Carpentier.
• La fiabilisation des contrats : les délais de signatures se sont améliorés, les taux de retour sont en hausse.
• Des agents moins stressés : les bulletins sont disponibles le jour même, ce qui facilite les démarches, notamment auprès de France Travail.

Un levier d’attractivité pour un secteur en quête de modernité

Au-delà des gains de temps, d’argent et de fiabilité, la dématérialisation est aussi un levier d’attractivité RH. Et dans un secteur comme la propreté, ce n’est pas anodin.

Mettre en avant des outils simples, digitaux, accessibles, c’est aussi montrer une image dynamique et engagée de l’entreprise : « Ce projet, je l’ai mené en tant qu’étudiante et, aujourd’hui, il est déployé à l’échelle du groupe. C’est aussi ça le Groupe Candor : une entreprise qui donne sa chance, qui évolue et qui n’a pas peur de faire bouger les lignes. »

Ce projet ne se limite pas à un changement d’outil : c’est bien une transformation des pratiques et des mentalités qui s’est jouée. Et Emma Carpentier en est convaincue : dans le secteur de la propreté, il est temps d’oser, notamment en digitalisant les processus RH.

Et demain ?

Emma Carpentier collabore actuellement avec les équipes de Coffreo sur le projet de fusion d’entités, incluant un re-paramétrage des coffres-forts salariés, l’intégration de nouveaux matricules et l’unification des pratiques RH.

« Les équipes de Coffreo sont vraiment très arrangeantes. Avec la fusion des sociétés, il y aura des changements à gérer, mais tout est anticipé de leur côté. Elles prennent en charge les modifications, s’organisent pour que ce soit transparent pour les salariés et nous demandent le minimum d’actions. Je sais que ce ne sera pas un sujet de préoccupation pour moi », conclut-elle.