Selon une enquête de la FHF menée en 2022, bien que les effectifs des établissements de santé aient augmenté au cours des 3 dernières années, ils restent très insuffisants pour couvrir les besoins. En cause notamment le nombre de postes vacants qui demeure très important et le taux d’absentéisme qui reste élevé (près de 10%). Aides-soignants, infirmiers, personnel paramédical… Les établissements doivent donc se tourner vers le recrutement de personnel temporaire pour pouvoir faire face aux impératifs du quotidien. Et comme la quasi-totalité (99%) d’entre eux reconnaissent avoir des difficultés à recruter, la tâche n’est vraiment pas aisée ! L’une des difficultés est que, bien que courtes, voire très courtes, ces missions nécessitent quasiment la même gestion administrative que les CDI classiques et elles doivent en plus souvent être pourvues dans l’urgence. Pour accélérer la prise de poste de ces ressources ô combien cruciales, il existe heureusement des solutions digitales optimisées pour faciliter le travail des services RH. A la clé : des recrutements plus faciles et un onboarding plus fluide, pour une meilleure fidélisation des travailleurs ! Explications.
Des contrats de travail signés en un clin d’œil grâce à la signature électronique
Compte tenu de la pénurie actuelle de personnel de santé qualifié, lorsque l’on trouve la perle rare il est d’autant plus important de la sécuriser immédiatement.
Il n’est pas rare de disposer de quelques heures seulement pour pourvoir une mission et de voir des vacataires prendre leur poste sans avoir réellement signé leur contrat. C’est alors la course dans les étages pour les trouver et régulariser la situation. Même si les contrats finissent généralement par être signés, c’est souvent au prix d’efforts trop importants pour les équipes RH et pas toujours dans les règles de l’art d’un point de vue juridique, notamment en ce qui concerne le respect des délais légaux.
Une démarche administrative simple et rapide est alors un véritable atout pour simplifier la contractualisation et assurer le démarrage de la mission dans de bonnes conditions.
Heureusement, il existe une solution simple et efficace pour accélérer ce processus : la signature électronique !
Passer au « zéro papier » permet de mettre fin au procédé laborieux et chronophage de la signature du contrat de travail.
Par ailleurs, même si les “no show” restent assez rares, c’est rassurant de savoir que son salarié a effectivement signé son contrat avant sa prise de poste. Lui-même se sentira d’ailleurs plus engagé grâce à cette contractualisation officielle.
Attention toutefois : il ne s’agit pas simplement de scanner un document papier signé à la main ou d’insérer l’image scannée d’une signature dans le document électronique. La valeur juridique d’une telle procédure est limitée. Il faut mettre en place un vrai mécanisme de signature électronique garantissant l’identité des signataires et l’intégrité des documents.
Il est également souhaitable que la signature soit intégrée à un processus plus large pour tirer pleinement partie des avantages de la digitalisation. C’est pour cette raison qu’en plus de la signature électronique, Coffreo comprend également un service de relances automatisées afin d’aboutir à une contractualisation dans les meilleurs délais.
La digitalisation globale du processus de recrutement présente de nombreux avantages :
- Un gain de temps considérable via un processus entièrement automatisé
- L’augmentation du taux de signature (supérieur à 93% avec une solution telle que Coffreo)
- La simplification du suivi via une interface complète et intuitive
- La garantie de l’intégrité des contrats, même à distance
- Une gestion simplifiée d’un nombre important de contrats
- Une meilleure satisfaction des salariés
Mais les avantages de la digitalisation ne s’arrêtent pas là…
Facilitez l’intégration des salariés en optimisant votre onboarding
Vous le savez mieux que nous, le processus de recrutement ne s’arrête pas à la signature du contrat de travail !
Il est essentiel d’accompagner les salariés temporaires dans leur période d’intégration. Et cela passe notamment par une meilleure fluidité dans vos échanges.
Lorsque l’on fait appel à du personnel temporaire, mettre en place des procédures d’onboarding et d’offboarding automatisées permet de gagner un temps précieux et de s’assurer que les employés ont à leur disposition toutes les informations dont ils ont besoin.
Les salariés temporaires ont notamment accès aux livrets d’accueil, de sécurité, modes opératoires, règlements intérieurs, etc… directement via la plateforme.
Cette dernière permet également de :
- Tracer les échanges, remplissant ainsi l’obligation légale de diffusion de certains documents
- Suivre la consultation des documents et recueillir le consentement des salariés si nécessaire
- Réduire les erreurs fréquentes liées au processus « papier »
Un processus d’onboarding fluide et efficace facilite grandement l’intégration des salariés, qui peut s’avérer complexe dans le domaine de la santé.
Coffreo, la plateforme de digitalisation de la gestion du personnel de santé temporaire
Conçues spécifiquement pour les organisations à forte intensité de main d’œuvre, les solutions de Coffreo sont particulièrement adaptées aux établissements de santé. Nous avons à cœur de faciliter la vie à la fois de vos équipes RH et de vos salariés temporaires afin de fluidifier vos processus et fidéliser vos talents.
Outre la digitalisation des processus de signature électronique et de onboarding, nous pouvons vous accompagner dans d’autres aspects de la digitalisation RH tels que la dématérialisation de la paie ou encore l’archivage sécurisé et à long terme de l’ensemble de vos documents dans des coffres-forts numériques pour vous comme pour vos salariés. Cela permet notamment de s’affranchir de la remise en mains propres ou dans des bannettes de documents sensibles tels que les bulletins de paie et d’assurer ainsi une bien meilleure confidentialité, en plus du confort d’utilisation indéniable qu’apporte la dématérialisation.
Nos solutions ont fait leur preuve : elles sont déjà utilisées par plus de 50 000 entreprises et 2 millions de salariés ! Notre mission : vous aider à gagner du temps, de l’argent et de la sécurité pour vos équipes et vos salariés ! Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo !