Située à Béziers, la Polyclinique Saint-Privat est un établissement de santé privé, reconnu comme un acteur phare dans la région biterroise. L’établissement se distingue par un fonctionnement indépendant, détenu par deux familles, dont certains membres sont encore en activité, et une forte spécialisation en chirurgie du cancer.

Nous avons eu le plaisir d’échanger avec Corinne Boquet, Directrice des Ressources Humaines, qui nous a exposé les enjeux RH de la Polyclinique Saint-Privat et les bénéfices concrets de la digitalisation des processus avec Coffreo.

Son rôle ? Piloter l’ensemble des missions RH : recrutement, gestion des effectifs, paie internalisée, développement des compétences (mise en place de GPEC, entretiens professionnels, bilans à 6 ans, etc.), formation, climat social, transformation des processus RH… et surtout, garantir la disponibilité du personnel soignant pour assurer la continuité des soins.

Avec plus de 430 salariés (environ 400 collaborateurs en CDI et une trentaine en CDD), la Polyclinique Saint-Privat a amorcé en 2023 une digitalisation progressive de ses processus RH avec Coffreo, dans une optique d’innovation, de fluidité et de simplification.

Une organisation RH exigeante dans un secteur en tension

Avec ses 250 lits et un service d’urgences très fréquenté (80 passages par jour), l’établissement couvre une large palette d’activités médicales, hors pédiatrie, psychiatrie et gériatrie.

Dans ce contexte, les ressources humaines doivent faire preuve de réactivité et de rigueur.

« Notre mission principale est d’assurer l’approvisionnement en personnel soignant pour permettre à la direction des soins de garantir la continuité des services », explique Corinne Boquet.

Le tout, dans un secteur sous tension où les infirmiers de bloc, infirmiers et aides-soignants sont des profils particulièrement pénuriques. D’autant que la paie est entièrement gérée en interne, ce qui mobilise déjà fortement les équipes RH.

La dématérialisation et la sécurisation des bulletins de paie

C’est dans ce contexte que la direction RH a choisi de déployer Coffreo, avec un premier chantier dédié à la dématérialisation des bulletins de paie.

« Auparavant, tous les bulletins étaient imprimés, nous les mettions sous enveloppe puis nous faisions la distribution. C’était assez archaïque. Digitaliser la gestion de la paie a été une innovation importante, car nous avions autre chose à faire que de trier des enveloppes. »

Très vite, les bénéfices se sont fait sentir : gain de temps, sécurisation et traçabilité.

« Je dirais que nous avons gagné une demi-journée par mois. C’est un vrai gain de temps. Coffreo nous a permis de sécuriser le processus de distribution. Les salariés reçoivent désormais leur bulletin dès que le virement est effectué. Avant, on essayait de respecter les délais du 1er du mois, mais ce n’était pas toujours possible. Maintenant, après le virement, les bulletins sont automatiquement déposés dans les coffres numériques. »

La dématérialisation des contrats de travail

La Polyclinique Saint-Privat a ensuite élargi l’usage de Coffreo à la dématérialisation des contrats de travail.

Aussi, avec cette solution, il est possible de programmer des relances automatiques pour éviter aux équipes RH de devoir relancer manuellement les candidats, et l’archivage sécurisé permet au salarié de conserver une copie à vie de son contrat. Un argument qui rassure les salariés, comme nous le confie Corinne Boquet.

Coffreo, un outil fluide et adopté par les salariés

Si les équipes RH apprécient l’allègement des tâches, les salariés eux aussi y trouvent leur compte.

Comme tout projet impliquant un changement d’habitudes, le déploiement de Coffreo a suscité quelques réticences au départ. Mais les salariés se sont rapidement approprié l’outil : « Quand on l’a mis en place, on avait une bonne cinquantaine de salariés qui refusaient le bulletin dématérialisé. Désormais, nous n’en avons plus qu’une vingtaine. »

Mais alors, comment a-t-elle fait pour diviser le taux de réticence des salariés de plus de 50 % ?

D’abord, en rendant la réception papier volontairement contraignante : les salariés souhaitant un bulletin papier doivent venir le chercher au bureau RH.

Ensuite, en menant un accompagnement de proximité : démonstration de l’application sur mobile, explication de ses usages personnels… Un travail de pédagogie essentiel.

La digitalisation RH, un levier de performance

Pour Corinne Boquet, il ne fait aucun doute que la digitalisation des processus RH fait partie des fondamentaux dans un établissement de santé moderne.

« Je ne sais pas s’il y a des DRH réticents mais, selon moi, c’est un vrai service offert aux salariés : le processus est sécurisé, rapide, les équipes sont libérées pour faire autre chose que de mettre les enveloppes sous pli, les classer et les mettre dans les bons casiers pour que ce soit distribué. »

Nous avons demandé à Corinne Boquet ce qu’elle dirait à un pair qui serait réticent à l’idée de digitaliser son process RH. Voici sa réponse.

Les bénéfices concrets pour la Polyclinique Saint-Privat

• 3 à 4 heures économisées chaque mois rien que sur la paie
• Moins de tâches chronophages et davantage de temps sur les sujets stratégiques
• Sécurisation des processus RH : traçabilité, fiabilité et archivage
• Expérience salarié modernisée : accès à vie aux documents RH

Le mot de la fin