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Digitalisation service public

De la gestion papier à la dématérialisation :
comment le service RH de Pont-L’Abbé a simplifié ses processus grâce à Coffreo ?

Pont-L’Abbé est une commune bretonne de 8500 habitants. Le service RH de la ville est supervisé par Monsieur Cosquer. Madame Variel, gestionnaire RH depuis 11 ans, et Madame Larvor, arrivée il y a deux ans et demi, sont chargées de l’ensemble des missions RH : recrutement, contrats de travail, paie, retraite, évolution professionnelle, etc.

 

La commune compte actuellement 85 titulaires et 25 contractuels permanents. Avec un effectif aussi important, la gestion administrative représente une charge de travail conséquente. Chaque mois, Mme Variel et Mme Larvor traitent en moyenne 140 paies, y compris celles des élus. En 2024, elles ont dû gérer 400 arrêtés de nomination et 221 contrats. Jusqu’en janvier 2024, toutes ces tâches étaient effectuées manuellement, impliquant un traitement papier fastidieux et des circuits de validation longs et contraignants.

Avant Coffreo : les inconvénients d’une gestion 100 % papier

 

Avant la mise en place de Coffreo début 2024, la gestion administrative était très chronophage pour Mme Variel et Mme Larvor. Tout était traité manuellement, engendrant une paperasse considérable et des processus complexes pour obtenir des signatures, notamment pour les arrêtés de nomination et les contrats.

« Obtenir une signature pouvait prendre du temps, car le maire n’était pas toujours sur place. Les documents circulaient dans un parapheur qui pouvait rester bloqué plusieurs jours dans un bureau, retardant tout le processus. Une fois les documents signés, il fallait en faire des copies, les transmettre manuellement à chaque service via des bannettes, puis attendre que chacun appose sa signature. Tout cela rendait le suivi difficile et ralentissait la gestion des dossiers. »

Mme Variel, Gestionnaire RH

La gestion 100 % papier présentait plusieurs inconvénients pour les deux gestionnaires RH :

  • Impact écologique : les documents papier entraînaient une consommation importante de ressources.
  • Multitude de documents à traiter et à stocker : le stockage physique des dossiers créait une surcharge de travail et occupait un espace précieux.
  • Risque de perte : la gestion manuelle augmentait le risque de perte de papiers importants.
  • Délai de traitement rallongé : la circulation des arrêtés de nomination et contrats entre différents services ainsi que la nécessité d’obtenir des signatures engendraient des délais de traitement plus longs, impactant l’efficacité globale.

Coffreo VS Digiposte

 

Conscientes des limites d’une gestion 100 % papier, Mme Variel et Mme Larvor ont exploré différentes solutions pour dématérialiser leurs processus. Après avoir comparé deux outils – Digiposte et Coffreo –, leur choix s’est porté sur notre plateforme.

« Je trouvais que Digiposte était plus compliqué, en tout cas dans la gestion quotidienne. Coffreo nous a semblé beaucoup plus simple à utiliser et plus adapté à nos besoins. »

Mme Larvor, Gestionnaire RH

Coffreo au quotidien : une gestion RH plus simple et efficace

 

Le déploiement de Coffreo a été fluide et efficace, grâce à une série de réunions et des explications claires sur les nouveaux processus.

 

Par ailleurs, l’utilisation de la solution a apporté plusieurs bénéfices au service RH de Pont-L’Abbé :

 

  1. Gain de temps : le suivi des signatures est désormais effectué en temps réel et en ligne, offrant à Mme Variel et Mme Larvor une visibilité instantanée sur l’état de chaque document.
  2. Réduction de la paperasse : la gestion des arrêtés de nomination, des contrats et des bulletins est désormais dématérialisée. Tous ces documents sont stockés dans un coffre-fort numérique.
  3. Moins de demandes de duplicata : les demandes pour des duplicatas de bulletins de salaire ont considérablement diminué, car les agents peuvent facilement accéder à leurs fiches de paie en ligne.
  4. Sécurité renforcée : les documents personnels, tels que les cartes d’identité, peuvent être stockés dans le coffre-fort numérique, offrant ainsi une sécurité optimale. Mme Variel souligne qu’elle utilise Coffreo en dehors du cadre professionnel, ce qui témoigne de la praticité et de la sécurité de la solution Coffreo.

La dématérialisation dans le secteur public

 

Les deux gestionnaires RH voient la dématérialisation comme une évolution naturelle et essentielle pour le secteur public. Elles estiment que cette transition améliore l’efficacité du travail tout en étant plus écologique.

« La dématérialisation est un choix évident. Elle nous permet de gagner du temps, de réduire notre empreinte écologique et de répondre aux attentes modernes de sécurité et d’efficacité dans la gestion publique. »

Mme Variel, Gestionnaire RH

Coffreo, les coups de cœur du service RH de Pont-L’Abbé

 

  1. La simplicité d’utilisation
  2. Le coffre-fort numérique
  3. La sécurité renforcée 
  4. La réduction de papier

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