Témoignage Client : B Live Group

Pour le Synpase, Thierry Masurel, DGA de B LIVE GROUP, lève le voile sur les grandes étapes engagées par le groupe pour optimiser sa gestion des processus RH dans un environnement totalement sécurisé, et adapté aux nouveaux usages.

Dans le cadre de la modernisation de ses processus d’échanges RH avec l’ensemble de ses collaborateurs, le groupe B LIVE, prestataire technique sur le marché du spectacle vivant, de l’audiovisuel et de l’événementiel, a mis en œuvre un grand projet de dématérialisation de ses procédures RH.

Fort de sa croissance, la dématérialisation des documents RH est devenu un enjeu crucial pour le groupe B Live. En effet, la volumétrie des documents à traiter (contrats, fiches de paie, AEM…) et l’aspect multi-sites du groupe complexifiait les échanges employeurs-salariés.

Dans ce contexte, le besoin de sécuriser les documents, diminuer les coûts administratifs et assurer la traçabilité du processus RH les a définitivement convaincus des avantages de la dématérialisation.

“En 2016, nous avons donc fait le choix de dématérialiser nos processus RH en retenant Coffreo. Son expertise, la solution proposée, sa capacité d’adaptation à nos exigences propres à l’univers évènementiel ainsi que la souplesse et la simplicité des relations nous ont convaincus.”

Ce projet a démarré suite à l’acquisition de la société Phase4 par B Live Group. Pour cette nouvelle entité le Groupe a alors commencé à dématérialiser les contrats de travail, les bulletins de paie, les attestations employeur mensuelles et congés spectacles des salariés. Cette première initiative a été concluante.

Face à l’adoption rapides de ces nouveaux processus et à l’efficacité des échanges entre B Live et les intermittents du spectacle, l’entreprise a alors souhaité étendre la dématérialisation à l’ensemble du Groupe, soit onze entités.

“La plateforme Coffreo en mode SaaS, ne nécessitant pas de frais d’infrastructures lourdes, a été déployée en seulement un mois. Facile d’utilisation, elle a su s’intégrer dans l’environnement IT existant en tenant compte des procédures qualifiées avec nos logiciels métiers (en particulier sPAIEctacle de GHS) et a permis d’être très proactif vis-à-vis de nos salariés !”

Au quotidien, la plateforme de dématérialisation Coffreo permet à l’ensemble de nos équipes de simplifier l’envoi et les traitements des documents RH (Contrats, fiches, de paie, déclaration, etc.). Les nouvelles fonctionnalités spécifiques accélèrent les temps de traitement de chaque dossier. Avec un taux de dématérialisation avoisinant les 100%, cette solution a répondu à nos enjeux et besoins. Les coûts de traitements s’en trouvent rationalisés.

La solution Coffreo a également suscité un retour positif de nos salariés permanents et intermittents du spectacle, qui apprécient sa facilité d’utilisation, et ce dès la création du coffre-fort. Les fonctionnalités proposées et son ergonomie intuitive, sont des atouts majeurs.

“La nature de nos activités nécessite de s’appuyer sur un partenaire à même de pouvoir être très réactif pour garantir la tenue de nos prestations dans un cadre réglementaire précis. De plus, le support ‘salariés’ disponible 24/24 et 7/7 et le support aux équipes en internes, font la différence. L’équipe dédiée de Coffreo est très réactive, avec des délais de réponses courts, ce qui est un facteur important pour digitaliser sereinement les processus RH.”

Bien plus qu’un simple fournisseur, Coffreo est un partenaire avec un vrai sens du service, qui s’adapte au quotidien de ses clients. Sa solution évolutive nous a permis de fiabiliser, sécuriser et simplifier nos processus tout en gagnant en efficacité et optimisant nos coûts administratifs avec des conditions économiques intéressantes.

Coffreo, acteur majeur de la dématérialisation des échanges RH, entre l’employeur et ses salariés, a rejoint le Synpase Club, début 2017 avec l’objectif de pouvoir faire partager à ses adhérents son expérience de la digitalisation, les conseiller et les accompagner, selon leurs souhaits et besoins, dans cette transformation.