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Trophées de l’intérim : qui sont les champions de la dématérialisation ?

Clémence Guiot, Marketing Content Manager - 17/04/23

(Mis à jour le 10/07/23)

Découvrez les bonnes pratiques des lauréats des trophées de l’intérim en matière de dématérialisation des échanges avec les intérimaires et les entreprises utilisatrices.

Diminution des coûts, gain de temps, sécurisation des échanges… Depuis plusieurs années, le monde de l’intérim a bien compris l’intérêt de la dématérialisation et la plupart des agences d’emploi se sont équipées de solutions en ce sens pour proposer notamment à leurs intérimaires la signature électronique des contrats de mission, et la signature électronique des contrats de mise à disposition aux entreprises utilisatrices. Pour autant, il ne suffit pas seulement d’être bien équipé pour profiter pleinement des bénéfices de la dématérialisation. Au début du mois, Coffreo a annoncé les lauréats des Trophées de l’intérim 2023.

 

Dans la catégorie “Dématérialisation des échanges avec les intérimaires”, le réseau Randstad et les agences Jubil Intérim Aubagne, Derichebourg Intérim & Recrutement Tarbes et Régional Intérim Redon ont été récompensés. Dans la catégorie “Dématérialisation des échanges avec les entreprises utilisatrices”, c’est Boss Intérim qui s’est distingué. Ils se sont tous démarqués avec des taux de signatures proches des 100% ! Quelles sont leurs recettes miracles et comment s’inspirer de leur expérience ? Coffreo leur a donné la parole.

Dématérialisation : un enjeu de premier plan dans l’intérim

Les avantages de la dématérialisation dans le monde de l’intérim sont nombreux :

  1. Simplifier la transmission des données et informations aux intérimaires : plus besoin pour ces derniers de devoir passer en agence, tout se fait depuis leur smartphone ou ordinateur.
  2. Sécuriser la relation contractuelle : la dématérialisation permet de se mettre plus aisément en conformité avec les diverses contraintes réglementaires et garantit une traçabilité des échanges essentielle lorsque l’on doit apporter la preuve qu’un document a bien été remis. 
  3. Gagner en efficacité et en rapidité : les équipes en agence comme les intérimaires gagnent en réactivité, ce qui facilite leur déploiement en urgence.
  4. Réduire la consommation de papier et son empreinte écologique : les contrats de travail sont envoyés et signés électroniquement, sans qu’il soit nécessaire d’imprimer quoi que ce soit.

Proposer un service différenciant aux intérimaires, disponible 24h/24 et 7j/7 : dématérialiser vient aussi répondre aux usages des talents. Lorsque la solution proposée inclut en plus un coffre-fort électronique, où les intérimaires peuvent stocker leurs documents personnels, cela représente un service supplémentaire toujours apprécié.

Randstad décroche le Trophée de la dématérialisation des échanges avec les travailleurs temporaires dans la catégorie Réseau

Spécialiste des services en Ressources Humaines, Randstad s’appuie sur 700 points de présence en France et compte plus de 30 000 entreprises clientes. Conscient des enjeux croissants autour de la dématérialisation, le groupe s’est engagé dès 2013 dans une réflexion pour digitaliser ses processus. Résultat : ce choix stratégique permet aujourd’hui à Randstad d’afficher un taux de signature électronique des contrats de mission par les intérimaires supérieur à 98%… et lui a permis de remporter le trophée de la dématérialisation des échanges avec les intérimaires.

 

« Nous avons été parmi les premiers réseaux de l’intérim à nous emparer de ces enjeux. Nous sommes très fiers de remporter ce trophée aujourd’hui, c’est la concrétisation d’un travail mis en place avec la DSI, les équipes supports, les équipes en agences, nos intérimaires, et notre partenaire Coffreo, il y a près de 10 ans », confie Pascal Silbermann, Responsable Développement Outils & Process, rattaché à la Direction Solutions Business & Analyse Paie TT chez Randstad. Depuis 2014, Randstad a donc mis en place la dématérialisation des bulletins de paie et des contrats, en proposant la signature électronique aux intérimaires et à ses clients, par le biais de Coffreo.

Accompagner plutôt qu’imposer : une stratégie gagnante pour dématérialiser

« Evidemment, comme pour tout nouveau process, au départ il y a eu des inquiétudes de la part de notre personnel en agence, mais qui ont rapidement été balayées par la simplicité d’usage : plus d’édition ou de suivi à faire, contrats et retours faits automatiquement… Et un autre aspect essentiel, c’est que, grâce à la dématérialisation, nous sommes désormais certains que l’intérimaire a bien reçu son contrat », explique Pascal Silbermann.

 

Du côté des intérimaires, la transition vers le digital s’est faite progressivement mais sûrement. Randstad a commencé par leur proposer de tester la dématérialisation des contrats de travail, en leur laissant la possibilité de revenir au papier si jamais la solution ne convenait pas. 

 

« Petit à petit, ils se sont aperçus que c’était quand même plus simple d’être chez soi, de recevoir un SMS et de signer leur contrat dans la foulée, plutôt que de se déplacer en agence. Les intérimaires ont rapidement apprécié cette façon de faire. Et après, la dématérialisation du bulletin de salaire a coulé de source. La solution proposée par Coffreo répond vraiment aux besoins de l’intérimaire », confie le Responsable Développement Outils & Process de Randstad.

 

Un constat partagé par l’agence Jubil Intérim d’Aubagne. « Coffreo est simple d’utilisation : c’est ludique, pratique, et on a une interface dédiée pour mettre les contrats. Que ça soit avec nos intérimaires ou nos clients, il a fallu donner les clés pour que le recours à Coffreo devienne un automatisme, mais in fine, nous avons tous gagné en temps et en réactivité ! », confie Stéphanie Ceccanti, commerciale de l’agence Jubil Intérim Aubagne. 

 

Les bénéfices de la dématérialisation sont d’autant plus flagrants que l’agence imprimait encore tous ses documents en 2021. « Désormais, le fait de proposer la dématérialisation rassure nos clients, ça montre qu’on est bien structuré », précis-t-elle.

Jubil Intérim Aubagne et Régional Intérim Redon : l’importance de la rigueur pour atteindre l’excellence en matière de dématérialisation

Pour obtenir un taux élevé de signature des contrats électroniques, les lauréats des trophées s’accordent tous à dire qu’il est indispensable de faire preuve d’une grande rigueur dans la gestion quotidienne.

 

Fabienne Orain, responsable de secteur et de l’agence Régional Intérim de Redon, aime ainsi à rappeler sa maxime : « La rigueur du jour, c’est le confort du lendemain ». Avoir une solution de dématérialisation performante est essentiel mais « il faut aussi avoir des équipes conscientes des enjeux et efficaces dans l’accompagnement de proximité des intérimaires chaque fois que cela est nécessaire », explique-t-elle.

 

Une approche que l’on partage chez Jubil Intérim à Aubagne. « Régulièrement je me connecte dans Coffreo, je regarde les intérimaires qui n’ont pas signé, et je leur envoie des SMS, pour leur rappeler manuellement qu’ils n’ont pas signé. Téléphone cassé, codes perdus… Il peut y avoir plein de raisons différentes, mais il faut être rigoureux dans le suivi pour obtenir le meilleur taux de signature possible », confie Stéphanie Ceccanti. Et de préciser que dématérialiser la relation contractuelle n’empêche pas les intérimaires de contacter régulièrement l’agence, pour avoir des informations sur leurs acomptes, pour obtenir un crédit ou tout autre renseignement. « Je ne pense pas qu’on ait perdu de contact humain. C’est juste que l’intérim a changé et qu’il faut s’habituer aux nouveaux modes de fonctionnement de nos intérimaires », ajoute-t-elle.

Zoom sur Boss Intérim, lauréat du trophée de la dématérialisation avec les entreprises utilisatrices

Avec ses deux agences à Monaco et Roquebrune-Cap-Martin, le réseau indépendant Boss Intérim intervient sur tout le sud-est de la France. Généraliste, Boss Intérim travaille avec plus de 300 entreprises utilisatrices auprès desquelles quasiment 100% des contrats de mise à disposition sont signés électroniquement.

 

« Nous avons travaillé en amont sur la dématérialisation, notamment sur la transmission des candidatures, et nous sommes passés sur Coffreo car cela permet de parfaitement respecter les contraintes juridiques liées aux contrats. En effet, nous proposons beaucoup de missions et il est essentiel que les personnes engagées aient leur contrat signé avant le début de la mission, car nous faisons fréquemment face à des contrôles de la part de l’administration, notamment lors de missions évènementielles », explique Fabrice Berard, dirigeant de Boss intérim qui poursuit : « avoir un outil tel que Coffreo nous garantit ne pas rencontrer de problèmes de nature à bloquer un évènement et qui pourraient avoir des conséquences négatives sur notre image ».

Pour ce chef d’entreprise, le plus grand bénéfice de la dématérialisation réside donc dans la sécurisation des processus, afin d’être parfaitement en règle et de pouvoir faire face à d’éventuels contrôles de l’administration. « Quand on explique ce qu’on a mis en place à l’Inspection du travail, ils sont très contents. Coffreo permet aussi au salarié d’avoir accès à toutes les informations le concernant, notamment sa rémunération. Cela nous apporte une réelle valeur ajoutée », complète Fabrice Berard.

 

Sans oublier le gain de temps évident : « Avant Coffreo il fallait imprimer, tamponner, faire signer, envoyer tout par courrier ou par mail au client… Quand c’est des grosses prestations avec 100 personnes dessus, ce n’est pas du tout le même travail que d’appuyer sur un bouton qui mettra tout à disposition sur un espace. Idem pour les bulletins de paie ! Administrativement, Coffreo a changé ma vie ! », se réjouit Soraya Da Costa Vale, chargée RH chez Boss Intérim.  

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