Quel que soit le type de poste, signer un contrat de travail est toujours une étape importante pour un salarié et une entreprise. Propreté, sécurité, événementiel… Dans certains métiers cependant, on est amené à signer des contrats très fréquemment. La question se pose encore alors davantage : comment simplifier cette étape cruciale, sans perdre en conformité juridique ?
Pour un service RH, la fluidité des processus de recrutement est essentielle, qui plus est dans les secteurs rencontrant d’importants besoins de main d’œuvre. Pour faire face aux différents pics d’activité et au turnover inhérent à certains métiers, il convient de s’équiper de solutions efficientes, à même de faciliter et d’accélérer la signature du contrat de travail. Explications.
Signer un contrat de travail : une étape primordiale à ne pas négliger
Que ce soit pour un CDI, un CDD, un CDDU ou une mission d’intérim, le contrat de travail vient définir les droits et obligations de l’employeur et de l’employé. Socle juridique de la relation de travail, ce document essentiel vient sécuriser les deux parties.
Si le Code du travail n’impose pas la signature d’un contrat de travail pour un CDI à temps complet, il s’agit en revanche d’une obligation lorsqu’il s’agit d’un CDD, CDDU, d’un contrat de mission d’intérim ou dès lors que des clauses spécifiques sont prévues (comme une période d’essai, par exemple). A défaut d’un contrat de travail écrit et signé, il existe une présomption de CDI (article L1221-2 du Code du travail).
La signature d’un contrat de travail au format papier impose certaines contraintes logistiques : le travailleur doit se déplacer pour venir le signer, ou l’imprimer, le signer et le renvoyer par courrier. Dans les métiers avec de forts besoins de main d’œuvre et dans l’intérim, où les recrutements s’effectuent souvent dans l’urgence, dans des délais très courts, l’étape de la signature du contrat est encore plus difficile à mettre en œuvre.
En voici un exemple concret dans le secteur de la propreté, avec des statistiques issues de notre étude « La gestion RH dans le secteur de la propreté : état des lieux et axes d’amélioration
Résultat : il n’est pas rare qu’une personne commence à travailler sans avoir signé au préalable son contrat . Or, de telles pratiques ne sont pas exemptes de risques…
Absence de signature du contrat de travail : les risques
Dans l’intérim, si le contrat de mission n’est pas écrit et signé dans un délai de deux jours suivant la mise à disposition du salarié auprès de l’entreprise, l’employeur s’expose à une amende de 3 750€ ou 7 500€ en cas de récidive, ou au paiement d’une indemnité à hauteur d’un mois de salaire maximum si le contrat est transmis après le délai .
Pour un CDD, si le travailleur n’appose pas sa signature sur le contrat, il existe un risque de requalification du contrat en CDI . Le salarié peut alors réclamer des indemnités de préavis, des indemnités de licenciement et d’autres avantages généralement associés à un CDI.
Pour toutes ces raisons, il est important de se donner tous les moyens pour faire signer les contrats de travail dans les temps. A ce titre, la signature électronique se révèle être un précieux allié.
Avec la signature électronique, signer un contrat de travail n’a jamais été aussi facile
Des bons de commande aux factures, la signature électronique s’impose de plus en plus en entreprise. Et les contrats de travail n’y font pas exception !
En s’équipant d’une solution de signature électronique des contrats de travail, il est possible de sécuriser son processus de contractualisation tout en améliorant son taux de signature, et en offrant une meilleure expérience aux travailleurs qui apprécient de pouvoir tout faire depuis leur smartphone ou ordinateur.
Signature électronique du contrat de travail : comment ça marche ?
Le processus pour signer un contrat de travail électroniquement est simple et rapide : grâce à un lien, le futur employé accède au document. Il s’authentifie à son compte personnel puis le consulte et, selon les solutions techniques, reproduit sa signature ou rentre un code à usage unique reçu par SMS sur son smartphone.
Bien sûr, le code à usage unique est à privilégier, le numéro de téléphone utilisé est une preuve de plus de l’identité du signataire. Et… c’est tout ! Plus besoin de jongler avec des documents papier en continu, au risque de les perdre. Avec ce système, tout est archivé électroniquement pour chaque partie et l’intégrité des documents est garantie.
La signature électronique du contrat de travail a la même valeur légale qu’une signature papier , il n’y a pas d’altération du processus de signature et il est aisé d’identifier le signataire.
Les avantages de la signature électronique La signature électronique présente de nombreux avantages pour les agences d’intérim et les entreprises.
Gain de temps : les délais d’envoi du contrat au travailleur sont réduits et la signature instantanée accélère le processus de recrutement pour toutes les parties impliquées. Meilleure efficacité et productivité : la facilité d’utilisation de cette solution simplifie les démarches administratives et optimise les actions à faible valeur ajoutée pour les gestionnaires des agences et les RH en entreprise. Parfaite conformité : la signature électronique est reconnue au niveau européen avec le règlement eIDAS et le droit français permet de signer électroniquement un contrat de travail. Fidélisation des travailleurs : intérimaires et employés bénéficient d’une expérience fluide et sans accroc, pensée pour leur simplifier la vie. Démarche éco-responsable et durable : le recours à cette solution dématérialisée contribue à réduire la consommation d’encre et de papier.
Coffreo : la solution qui simplifie la signature des contrats de travail
Avec près de 1 000 000 de contrats courts signés électroniquement chaque mois, Coffreo est la solution digitale idéale pour simplifier ses processus de contractualisation.
Grâce à Coffreo, tout se passe à distance : les contrats sont partagés en quelques clics aux destinataires qui se connectent de façon intuitive en une poignée de secondes à la plateforme . Les travailleurs peuvent alors signer depuis leur smartphone, sans avoir à se déplacer ou jongler avec des documents papiers. De quoi améliorer significativement son taux de signature ! Les agences d’emploi qui utilisent Coffreo atteignent en effet un taux de signature supérieur à 93%.
« Quand tu es en distanciel et que tu envoies par mail, MMS ou courrier les contrats de travail aux intérimaires, tu ne récupères réellement que 30% des contrats signés. Avec Coffreo, on est entre 95% et 98% de taux de signature des contrats de travail. »
Sébastien Roux, Président de Clic and Work
Une fois signés, les contrats de travail sont automatiquement archivés et dématérialisés dans le coffre-fort électronique du salarié et dans celui de l’employeur. Cette fonctionnalité permet de conserver tous les documents importants de manière sécurisée. Les travailleurs y ont accès à tout moment, tandis que l’employeur bénéficie d’une traçabilité sans faille lui permettant de gérer au mieux toute la relation avec le travailleur.
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