Dans un secteur perpétuellement en tension, soumis au turn-over, chaque remplacement compte. Aussi, pour éviter les ruptures de service et soulager des équipes déjà sursollicitées, les démarches RH doivent être optimisées et simplifiées. Sans tout résoudre, la digitalisation peut apporter un véritable soutien aux équipes de recrutement en facilitant la gestion des remplacements.
Un contexte toujours en tension
Le secteur médico-social fait face depuis plusieurs années à une crise profonde de l’attractivité, alors même que les besoins explosent. En 2022, 50 000 postes étaient à pourvoir dans ce domaine, avec un horizon de tension jusqu’en 2025. Pourtant, moins d’un Français sur deux manifeste un réel intérêt pour ces métiers (Pôle Emploi et AXESS, 2022.)
Cette situation est particulièrement critique dans les domaines du grand âge et de la petite enfance, où les difficultés de recrutement sont les plus marquées. Une enquête menée par la Drees auprès des établissements pour personnes âgées révélait déjà en 2019 que 61 % des Ehpad déclaraient rencontrer des difficultés à recruter, tous statuts confondus.
Les freins à l’attractivité sont bien identifiés : rémunérations peu attractives, conditions de travail exigeantes, manque de reconnaissance… À cela s’ajoute une moyenne d’âge élevée des professionnels en poste, qui alourdit encore les besoins de remplacement.
Pourtant, la valeur de ces métiers est largement reconnue. D’après une enquête Nexem-IFOP de février 2024, 85 % des Français estiment que ces professions ont un impact social fort. Mais ils sont également 73 % à pointer un déficit de reconnaissance et 65 % à juger les salaires insuffisants. Résultat : seuls 15 % des jeunes envisagent sérieusement d’embrasser une carrière dans le médico-social.
Ces réalités rendent le recrutement et la fidélisation d’autant plus complexes pour les agences du secteur. Pourtant, la digitalisation apporte des réponses concrètes, en particulier pour simplifier et fluidifier la gestion des remplacements.
Anticiper les remplacements pour mieux les gérer
Pour ne pas être pris de court face à un imprévu ou une absence annoncée, disposer d’un vivier de remplaçants fiable et activable rapidement est un atout opérationnel.
Mais ce pool de talents ne doit pas être laissé en jachère. Les services RH doivent réaliser un vrai travail de fond afin de :
- Cartographier les compétences clés dont elles ont besoin le plus souvent ;
- Mettre à jour les CV existants ;
- Centraliser les informations pratiques (disponibilités, zones d’intervention, spécialités…) dans des fiches profils simples à consulter.
Ces actions permettent ensuite de mieux anticiper les besoins, notamment en analysant les historiques d’absences ou les plannings de congés, pour prévoir des plages critiques de remplacement dans chaque établissement.
Optimiser chaque étape grâce à la digitalisation
Quand un remplacement s’impose, chaque minute compte. Alors que le secteur est soumis à l’urgence et à l’imprévisibilité des plannings, la digitalisation des processus RH s’impose comme une réponse concrète pour gagner en réactivité et en fiabilité. Avec Coffreo, les établissements médico-sociaux accélèrent les prises de poste.
Digitalisation de la signature des contrats
Fini les impressions, les envois postaux et les relances manuelles. Les modèles de contrat, préparés en amont dans les outils de gestion de l’établissement, sont ensuite transmis à Coffreo, qui en assure la diffusion, la signature électronique, la traçabilité et l’archivage sécurisé. Avec les relances automatisées intégrées, plus besoin de courir après les signataires : le processus s’adapte naturellement aux environnements où les contrats courts sont la norme, y compris en horaires décalés.
« Pour la signature électronique, nous faisons signer électroniquement chaque nouvel arrivant (…). S’il n’a pas signé dans les temps, le logiciel relance le salarié, ce qui permet dans la plupart des cas d’obtenir la signature. Notre taux de signature est ainsi bien plus élevé qu’auparavant ! Désormais, les contrats non signés sont très rares. »
Betty Corraie, DRH de la Fondation Georges Coulon, extrait du témoignage “Comment la Fondation Georges Coulon approche un taux de signature des contrats de travail de 100% grâce à Coffreo”
Onboarding accéléré
L’onboarding est lui aussi simplifié. Dès la confirmation de mission, Coffreo met à disposition tous les documents clés dans un coffre-fort numérique sécurisé et accessible à distance : règlement intérieur, consignes de sécurité, plannings, livret d’accueil, etc. Chaque document est remis au bon moment, dans le bon format. Le suivi de lecture permet de garantir que les informations ont bien été communiquées.
Remplacements simplifiés
Cette approche prend encore plus de sens lorsqu’elle est couplée à Staffelio, dédiée à la gestion des remplacements. Le partenariat Coffreo × Staffelio permet de générer, signer et archiver des centaines de contrats courts par mois, sans surcharge pour les équipes. Staffelio automatise les plannings, tandis que Coffreo sécurise le parcours contractuel : ensemble, ils offrent une solution fluide et performante, adaptée aux contraintes des établissements de santé et médico-sociaux.
Enfin, l’automatisation se prolonge après la signature : mise à disposition des bulletins de paie, archivage sécurisé, gestion des relevés d’heures… Chaque étape est tracée, centralisée, et libère les équipes RH de tâches chronophages. Elles peuvent ainsi se recentrer sur leur rôle humain : accompagner les remplaçants, renforcer la fidélisation et maintenir un lien de qualité sur le terrain.
>> Lire aussi – Embauche de personnel temporaire : avez-vous pensé à tout ?