Le mardi 3 juin, Coffreo a eu le plaisir d’intervenir lors d’un webinaire organisé par STAFFELIO, la plateforme spécialisée dans la gestion des remplacements dans le secteur de la santé.
Les intervenants étaient :
- Christelle Iturria, Responsable commerciale – STAFFELIO
- Mélissa Neuve, Chargée de marketing – STAFFELIO
- Philippe Gasull, Responsable de comptes – Coffreo
Ce webinaire a permis de mettre en lumière les bénéfices concrets de l’intégration entre STAFFELIO et Coffreo pour les établissements de santé. Retour sur les points clés abordés.
Pourquoi digitaliser ses processus RH quand on est un établissement de santé ?
1. Gagner un temps précieux au quotidien
Grâce à l’intégration entre STAFFELIO et Coffreo, les établissements de santé peuvent facilement dématérialiser leurs contrats de travail.
« Vous avez de nombreuses contraintes dans la santé, donc un besoin impérieux de gagner du temps. C’est là que l’intégration avec STAFFELIO prend tout son sens : elle permet des gains de temps considérables par rapport à une gestion papier. »
– Philippe Gasull, Coffreo
2. Réduire les coûts directs et indirects
Finis les impressions, le papier, les envois postaux : tout est géré en ligne, ce qui contribue à réduire les frais administratifs.
3. Sécuriser les démarches et respecter les obligations légales
La dématérialisation permet de tracer la remise des documents et de fournir des preuves en cas de litige.
« Nous pouvons attester, si besoin, que l’établissement de santé a bien rempli ses obligations légales en matière de remise de documents. »
– Philippe Gasull, Coffreo
4. Garantir l’accès aux documents pour tous les vacataires
Dans les établissements de santé, la gestion des vacataires représente un véritable défi : missions courtes, plannings mouvants, turnover élevé… Dans ce contexte, chaque vacataire doit pouvoir accéder facilement et rapidement à ses documents contractuels pour éviter les ruptures dans la continuité des soins.
Grâce à Coffreo, les services RH peuvent s’assurer que chaque vacataire a bien reçu, consulté et signé les documents.
« Un vacataire qui ne reçoit pas son contrat, c’est un risque d’absence injustifiée. Grâce à Coffreo, vous gérez plus facilement la volumétrie, le turnover et la diversité des populations. »
Philippe Gasull, Responsable de comptes, Coffreo
Les bénéfices de Coffreo
Pour les employeurs
- Dématérialisation automatique des contrats de travail depuis STAFFELIO
- Remise et signature électroniques intégrées
- Archivage sécurisé pendant 10 ans
- Possibilité d’étendre la dématérialisation à d’autres documents RH via le service Diffusion de Coffreo
Pour les salariés
- Signature et archivage des contrats
- Récupération de tous les documents RH
- Coffre-fort numérique sécurisé jusqu’à la retraite + 6 ans
- Espace dédié avec le logo de chacun des employeurs
- Espace personnel de 3 Go pour archiver ses propres documents
- Support 24/7
Un haut niveau de sécurité garanti
Coffreo est une solution certifiée ISO 27001, auditée régulièrement.
Les données et les documents sont hébergés en France sur trois sites distincts, pour assurer une redondance et une continuité de service.
« Le salarié se connecte à son coffre-fort avec un identifiant et un mot de passe. Lorsqu’il signe son contrat, une seconde authentification via un SMS garantit que c’est bien lui qui signe. Ce n’est pas un lien qui se promène dans un email et qu’il va signer sur un navigateur quelconque. »
Philippe Gasull, Responsable de comptes, Coffreo
Réponses aux questions posées à Philippe Gasull lors du webinaire
Combien de relances pour un contrat non signé ?
« Onze relances sont effectuées, à raison d’une par semaine. Si le contrat n’est toujours pas signé au bout de deux mois et demi, un échange est préconisé avec le ou la DRH. Cette durée permet également, en cas de prud’hommes, de prouver la mauvaise volonté du salarié. »
– Philippe Gasull, Coffreo
Où sont stockées les données et les documents qui sont dans les coffres Coffreo ?
« Tous les documents sont hébergés en France, sur trois sites OVH (Roubaix, Strasbourg, Gravelines). L’exploitation des flux documentaires se fait sur Roubaix et Strasbourg. En cas d’incident sur un site, la bascule se fait automatiquement sans impact pour les établissements de santé. »
– Philippe Gasull, Coffreo
Le vacataire garde-t-il son coffre-fort Coffreo s’il ne travaille plus pour nous ?
« Oui, le coffre-fort est personnel et conservé même après la fin d’une collaboration. Par ailleurs, l’utilisateur continue à bénéficier de l’aide du support de Coffreo. »
– Philippe Gasull, Coffreo
Peut-on supprimer un contrat si le vacataire ne se présente pas ?
« On recommande de supprimer les contrats non signés. Par contre, une fois signés, ils ne peuvent être supprimés qu’avec l’accord du salarié. »
– Philippe Gasull, Coffreo
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