Hôpitaux, cliniques, EHPAD, fondations, maisons de retraite… Les établissements sanitaires et médico-sociaux recouvrent des réalités différentes, mais tous sont confrontés aux mêmes enjeux de recrutement et de fidélisation du personnel. En quoi une solution de dématérialisation telle que Coffreo peut-elle leur faire gagner un temps précieux ? Rencontre avec Antonio Pouyer, directeur commercial de Coffreo.
Quelles sont les particularités du secteur de la santé ? A quels enjeux est-il confronté ?
Antonio Pouyer, directeur commercial de Coffreo
Comme beaucoup d’autres secteurs adressés par Coffreo, le secteur de la santé a d’abord la préoccupation de trouver du personnel compétent. Niveau équipement, même si les outils numériques sont de plus en plus présents, beaucoup n’ont pas encore dématérialisé leurs flux documentaires. C’est dommage, car la dématérialisation peut leur faire gagner beaucoup de temps, et peut être mise en place avant d’avoir son CORE SIRH !
Vous auriez un exemple concret ?
Prenons l’exemple d’une association avec 26 sites et 500 ETP, fonctionnant uniquement avec des bulletins de paie papier, sans coffre-fort numérique ni signature électronique des contrats de travail.
Rien que pour gérer l’impression, le pliage, la mise sous pli et l’affranchissement de 500 bulletins de paie, cette structure doit mobiliser chaque mois 3 personnes du service RH sur 2 à 3 jours. Ce travail rébarbatif prend non seulement beaucoup de temps, mais coûte également de l’argent. Le coût de traitement humain annuel représente en effet 8 350 euros, tandis que les coûts d’impression et d’expédition s’élèvent à 8 896 euros, soit 17 246 euros au total sur une année.
Et encore, cette estimation ne prend pas en compte les coûts d’archivage, de recherche, de réédition et de réexpédition des documents. Ni les effets négatifs du stress, des tâches chronophages et rébarbatives liées à la gestion de ces documents papiers qui pèsent sur les RH !
En quoi Coffreo permet-il de s’affranchir de toutes ces tâches ?
Coffreo permet aux RH de réellement gagner en efficience opérationnelle, en dématérialisant et en automatisant la remise des bulletins de paie. Quel que soit le SIRH utilisé, il suffit d’exporter une liasse PDF avec les 500 ou 800 bulletins de paie dans l’outil, pour que Coffreo reconnaisse tous les intitulés de champ et puisse réaliser l’envoi proprement. On passe de 3 jours de travail pour 3 personnes à seulement 3 secondes.
Coffreo permet d’être indépendant de son choix de SIRH sur ces sujets prégnants et d’évoluer en toute sérénité.
Grâce à Coffreo, il est possible d’augmenter le temps dédié à des tâches à plus forte valeur ajoutée, de simplifier la gestion de la relation avec ses équipes RH et de diminuer significativement ses coûts de traitement (de 30 à 50% en moyenne).
Mais n’est-ce pas plus pertinent de faire les choses dans l’ordre, en ayant d’abord les bases de son SIRH avant de penser dématérialisation ?
C’est ce que pensent beaucoup de RH dans la santé, mais c’est un tort car il n’y a aucune bonne raison d’attendre ! Coffreo est une solution sur étagère, compatible avec 100% des outils que les RH utilisent, très simple à mettre en place et qu’il est possible de déployer immédiatement. Alors pourquoi attendre ?
Ce qui fait hésiter généralement, c’est que les solutions SIRH comportent tout un tas de briques, plus ou moins performantes. Et les RH ont parfois peur que leur futur SIRH soit capable de faire en partie ce que Coffreo propose. Mais ce qu’il faut comprendre, c’est que Coffreo est spécialiste de ce « dernier km » de la sécurisation du flux documentaire à valeur juridique dans le coffre-fort numérique. Les établissements de santé peuvent choisir n’importe quelle solution SIRH, elle sera toujours compatible avec Coffreo, sans qu’ils ne soient pieds et poings liés à leur éditeur. Comme évoqué, Coffreo s’adapte à tous les écosystèmes. En l’absence de connexion préétablie avec un système SIRH : aucun souci, Coffreo peut être utilisé de façon indépendante, il suffit juste d’un export de liasses PDF pour fonctionner.
Quels sont les autres bénéfices de Coffreo pour les établissements de santé ?
Coffreo permet de limiter les risques juridiques, en sécurisant les relations contractuelles en cas de litige notamment. Un exemple pour être plus parlant : imaginez que votre établissement de santé fasse appel depuis 10 ans au même vacataire et que vous vous retrouviez à supprimer son poste en raison d’une baisse d’activité. Il y a de fortes chances pour qu’après avoir vu la DRH et son syndicat, ce dernier aille voir un avocat. L’avocat demandera à accéder à tous ses contrats depuis 10 ans et passera à la loupe les délais de transmission des documents et les délais de signature des contrats. Le but : mettre à défaut l’employeur pour pouvoir requalifier le contrat en CDI et obtenir des indemnités. Grâce à la signature électronique des contrats de travail, doublée de l’historisation et de la traçabilité de chaque démarche, Coffreo permet de se prémunir de ce risque, en donnant aux RH les moyens de tout faire dans les règles.
Un des autres avantages, c’est le fait d’avoir des tâches asynchrones et de pouvoir faire signer des contrats 24h/24 et 7j/7. Ce mode de fonctionnement est davantage compatible avec les horaires de travail parfois décalés des vacataires.
Et en quoi une solution de dématérialisation peut-elle aider sur la partie recrutement ?
3 fois 3 jours de travail gagné dans le mois sur la partie bulletins de paie, c’est autant de temps à redéployer sur des vraies problématiques RH, telles que le recrutement. Les vacataires avec qui l’on a l’habitude de travailler peuvent signer leurs contrats de travail depuis leur smartphone, tandis qu’on peut prendre plus de temps pour rencontrer en vrai les nouveaux talents. Et en termes de fidélisation, un vacataire nomade choisira plutôt un établissement qui propose de la dématérialisation plutôt qu’un établissement où il est obligatoire de se déplacer pour signer ses contrats. Cela vaut d’ailleurs pour le recrutement de talents RH : un assistant de paie préfèrera postuler auprès d’une entreprise équipée de logiciels de dématérialisation tels que Coffreo, plutôt qu’auprès d’établissements où tout se fait encore à la main et au papier !
Dématérialiser ses processus et ses flux, ça a du sens en termes de sourcing, de recrutement et de fidélisation des candidats.
Un commentaire sur l’intérim médical ?
L’intérim est une ressource essentielle pour le secteur médical. Pour autant, les établissements cherchent à fidéliser des salariés et à optimiser leurs charges en se tournant pour partie vers du recrutement direct et en mettant en place des solutions innovantes et modernes pour rester efficaces. D’où le besoin pour les établissements de santé de s’équiper d’outils de dématérialisation des documents RH !
Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions de Coffreo pour le secteur de la santé ? Vous avez une question, ou un projet de dématérialisation ? N’attendez plus, contactez-nous !