Selon l’ADEME (l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie), chaque salarié consomme l’équivalent de trois ramettes de papier par mois, si bien que le papier représente 75 % des déchets en entreprise. L’industrie papetière est par ailleurs l’une des cinq industries mondiales les plus énergivores, le recyclage papier ayant ses propres limites (une feuille pouvant être recyclée 4 à 5 fois maximum et nécessite d’importante quantité d’eau).
Comprendre les enjeux d’une démarche zéro papier
Entre optimisation de vos processus et nécessité écologique
En plus de représenter un coût économique important, cette consommation de papier pèse lourd dans le bilan carbone des entreprises. Face à ce constat et grâce à la digitalisation, de plus en plus de structures passent au zéro papier. Par ce biais, les entreprises peuvent non seulement diminuer leur impact environnemental mais aussi améliorer leur efficacité opérationnelle.
La démarche zéro papier en entreprise consiste à réduire au maximum, voire à éliminer complètement, l’utilisation du papier dans les processus administratifs et opérationnels. Devis, factures, bons de commande, contrats de travail, fiches de paie…
L’idée est de remplacer tous les documents papier par des fichiers électroniques. Adopter une démarche zéro papier suppose donc de s’équiper de solutions de digitalisation, de mettre en place des processus électroniques et d’acter la transition vers des pratiques de travail plus durables et efficaces.
Bien mise en place, cette démarche permet de :
- gagner en efficacité opérationnelle,
- réduire, voire supprimer, les coûts liés à l’impression et au stockage physique des documents,
- accroître la sécurité des documents et gagner en conformité,
- contribuer à la préservation des ressources naturelles et à la réduction de son empreinte carbone.
Les étapes avant de vous lancer dans le zéro papier
Commencez par un audit de l’utilisation actuelle du papier dans votre entreprise : connaissez-vous la quantité de papier utilisée, par qui et pour quels usages ? Répondre à ces questions vous permettra de mieux cerner l’ampleur de la tâche.
Recensez ensuite les différents documents qui nécessitent actuellement une impression, puis évaluez les coûts associés : achat du papier, transport, encre, stockage… Voilà l’état des lieux de vos dépenses actuels en termes de papier.
Fixez maintenant des objectifs spécifiques et mesurables pour vos équipes. Par exemple :
- Réduction de 50% de l’utilisation du papier dans les 12 prochains mois.
- Numérisation de tous les documents d’archivage d’ici la fin de l’année.
- Mise en place de la signature électronique pour tous les contrats d’ici 6 mois.
Ces éléments vous permettront de poser le cadre de votre transition et de mesurer les effets de vos décisions de façon concrète.
Suite à cela, listez les éléments pouvant être digitalisés et les actions à entreprendre pour y parvenir. Vous devriez parvenir au constat suivant : lorsqu’un document doit passer de mains en mains, que ce soit en interne ou auprès d’un fournisseur ou d’un client, il convient de le penser à un format numérique qui doit être aisément partageable et modifiable par l’ensemble des parties prenantes.
L’un des éléments clés à toute conduite du changement est l’adhésion du personnel. Pour cela, il convient de le former et de le sensibiliser aux enjeux du zéro papier, y compris avant la mise en place de nouveaux outils ou d’une nouvelle organisation.
N’hésitez pas à organiser des sessions de formation, ou des ateliers permettant des échanges autour de thématiques connexes. Quelques exemplaires :
- Les avantages du zéro papier : gagner en efficacité en digitalisant nos process.
- Formation à l’outil numérique de signature numérique.
- Amélioration du suivi de nos documents grâce à la digitalisation.
Bien évidemment, ces événements d’équipe doivent commencer avant la mise en place effective d’un logiciel, par exemple, mais également venir égrener l’adoption de votre démarche zéro papier sur la durée.
Enclencher votre politique zéro papier : le choix de votre partenaire
La gestion RH : pivot central de votre stratégie zéro papier
Après avoir mené votre audit, il devrait rapidement apparaître que les processus RH figurent parmi les plus gourmands en papier. En effet, la gestion des ressources humaines nécessite quotidiennement la manipulation d’une multitude de documents : contrats, bulletins de paie, attestations diverses, certificats de travail, et bien d’autres.
Afin d’optimiser leur traitement et de bifurquer vers une politique zéro papier, la dématérialisation de ces documents constitue une première étape incontournable.
Vos documents contractuels dans une démarche zéro papier
Il est crucial de pouvoir archiver de manière sécurisée l’ensemble de vos documents, garantissant un accès permanent et indépendant, tant pour vous que pour vos salariés, sur le long terme. Chaque partie doit pouvoir accéder à ses documents sans entrave, et c’est là que la mise en place d’un coffre-fort numérique tel que Coffreo, conforme à la norme NF Z42-020 de l’AFNOR, entre en jeu.
De plus, si les articles 1366 et 1367 du Code civil disposent que la signature électronique possède la même valeur légale que la signature manuscrite, c’est seulement le cas à condition de recourir à un procédé d’identification fiable garantissant son authenticité. Coffreo vous assure le respect de ces conditions, soutenant ainsi votre stratégie zéro papier, tout en simplifiant et en sécurisant sa mise en œuvre.
De même, l’adoption de la signature numérique vous permet non seulement un gain de temps significatif (plus de délais postaux ou de pertes de documents !), mais également des économies substantielles de papier. La signature électronique permise par Coffreo constitue ainsi un levier indispensable, veillant de plus à l’authenticité des signataires et à l’intégrité des documents.
Dites adieu aux laborieux processus papier, souvent sources d’erreurs humaines et particulièrement chronophages. Tout en simplifiant le pilotage et l’archivage, Coffreo assure entre autres la bonne transmission des bulletins de salaire dans le respect total de l’intégrité, de la confidentialité et de la conservation des données, conformément aux attentes législatives.
De plus, la solution Coffreo s’intègrent harmonieusement à vos systèmes existants, offrant ainsi une transition en toute tranquillité et globale pour vous et vos équipes.
L’adoption d’une démarche zéro papier en entreprise représente bien plus qu’un simple geste écologique : c’est une transition vers une efficacité opérationnelle accrue et une réduction significative des coûts.
En saisissant les enjeux et en appliquant une méthodologie rigoureuse, de l’audit initial au choix du partenaire approprié, les entreprises peuvent non seulement diminuer leur empreinte carbone en réduisant drastiquement l’usage papier, mais améliorer leur gestion documentaire et leur conformité légale.