Le poste RH en collectivité territoriale revêt une importance particulière, tant par la diversité de ses missions que par la complexité de son environnement. Chargés de la gestion des agents territoriaux, les responsables RH doivent naviguer entre des statuts variés — titulaires, vacataires, contractuels — et des réglementations spécifiques. Cette complexité administrative est accentuée par la multiplicité des interlocuteurs impliqués dans les processus de validation et de décision.
Penser la dématérialisation RH pour le secteur public
La dématérialisation des processus RH apparaît comme une solution incontournable pour les collectivités territoriales souhaitant se moderniser. Elle offre des avantages significatifs en termes de simplification administrative, de réduction des coûts et de satisfaction des agents et des usagers.
Mais cette transition vers la dématérialisation peut être complexe en raison des procédures strictes et de la forte tradition du papier qui règnent dans ces institutions.
Complexité administrative
La gestion administrative dans les collectivités territoriales est souvent perçue comme fastidieuse et chronophage en raison de la multiplicité des interlocuteurs et des nombreuses étapes de validation requises.
Chaque document doit passer par un processus de vérification minutieux, ce qui complique davantage la tâche. L’adoption d’une solution de dématérialisation nécessitera elle aussi l’unanimité des parties prenantes.
Volume et diversité des documents RH
Le secteur public se caractérise par ailleurs par la diversité de ses statuts (agents titulaires, vacataires) et une terminologie spécifique (arrêtés, avenants).
Chaque acte administratif concernant un agent nécessite ainsi un avenant, ce qui vient augmenter considérablement le volume de documents à gérer, rendant la centralisation et l’organisation des dossiers essentiels.
Les trois outils essentiels de la dématérialisation RH pour les collectivités
Pour démarrer simplement et efficacement, il convient de se doter en priorité de trois solutions essentielles :
Le coffre-fort électronique
Le coffre-fort numérique est le socle indispensable pour mettre en place la dématérialisation RH. Il permet l’archivage automatique et sécurisé de l’ensemble des documents échangés et doit garantir que l’employeur comme l’agent puissent y accéder de manière permanente, sur le long terme et en toute indépendance.
La dématérialisation des bulletins de paie
La dématérialisation de ce document essentiel de la relation entre la collectivité et ses agents permet de mettre fin à des processus administratifs chronophages : impression, mise sous pli, envoi par la poste ou remise en main propre… Avec une solution de dématérialisation, le gestionnaire RH peut déposer en quelques clics l’ensemble des bulletins dans tous les coffres-forts des agents.
La digitalisation du processus de signature des contrats de travail
La signature des contrats de travail peut également s’avérer être un processus administratif lourd pour les collectivités, notamment celles qui emploient de nombreux vacataires. Lorsque l’on multiplie les contrats, la gestion peut devenir très consommatrice de temps, non seulement pour l’édition des contrats en elle-même mais également en termes de suivi et de relance des agents en cas de non-signature. La digitalisation de ce processus (signature électronique,, relances automatisées…) permet de l’alléger considérablement.
Les arguments en faveur de la dématérialisation RH
Gains économiques
La rationalisation des ressources et la réduction des dépenses associées aux documents papier permettent aux collectivités d’optimiser l’utilisation des fonds publics et de réinvestir ces économies dans des services essentiels pour la population.
Efficacité opérationnelle
La dématérialisation permet de gagner du temps, de réduire les erreurs humaines et de favoriser l‘accès rapide et sécurisé aux documents, facilitant ainsi la gestion quotidienne des ressources humaines. L’efficacité opérationnelle s’en trouve améliorée et contribue à ce que les agents RH se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, assurant une meilleure productivité globale de la collectivité. En moyenne, on estime ainsi qu’un gestionnaire RH peut gagner 1 à 4 jours de travail par mois en utilisant une solution telle que Coffreo.
Diminution de l’empreinte écologique
La dématérialisation RH joue un rôle clé dans la réduction de l’usage du papier et des envois postaux. En adoptant des solutions numériques, les collectivités territoriales peuvent aligner leurs pratiques avec les objectifs de développement durable et contribuent ainsi à diminuer leur empreinte écologique. Cette approche renforce également l’image de la collectivité comme une actrice responsable de la transition écologique.
>> Lire aussi : Zéro papier : la dématérialisation RH est-elle écolo ?
Sécurité et conformité
La protection des données sensibles est un impératif pour les collectivités territoriales. La solution de dématérialisation choisie doit alors garantir le respect des réglementations et assurer l’intégrité et la traçabilité des documents. Le système de management de la sécurité de l’information de Coffreo est certifié ISO/CEI 27001. Coffreo garantit également que la gestion de vos documents est conforme aux réglementations telles que le RGPD. Son coffre-fort est conforme à la norme NF Z42-020 et sa solution de signature électronique, en s’appuyant sur le règlement eIDAS, assure une sécurité maximale et une traçabilité complète pour tous les contrats, les arrêtés et les avenants, garantissant leur authenticité et leur validité juridique.
Les documents archivés via Coffreo sont protégés contre les altérations et les pertes et restent accessibles en tout temps pour les besoins administratifs ou légaux.
Meilleur service aux agents et usagers
La dématérialisation facilite le recrutement, rend l’onboarding des nouveaux agents plus rapide et efficace et permet une gestion quotidienne plus sereine. Les agents, vacataires ou titulaires, peuvent recevoir, signer et renvoyer les documents nécessaires, en toute autonomie, sans avoir besoin de se déplacer et depuis tout support. Ce temps gagné, précieux, peut être mis au profit des usagers, garantissant des services toujours plus efficaces.
Préparer et structurer votre argumentation en 4 étapes
En optimisant les processus internes, les collectivités peuvent offrir un service amélioré à leurs agents et usagers, tout en assurant une utilisation optimale des fonds publics, renforçant ainsi la confiance dans les institutions publiques.
Cette liste vous guidera pour préparer et structurer votre argumentaire en vue de l’adoption de solutions telles que Coffreo en commission.
1. Analyse des besoins et des processus existants
Commencez par cartographier les processus RH actuels. Identifiez les points de douleur et les opportunités d’amélioration pour mieux comprendre les besoins spécifiques de votre collectivité. Coffreo peut vous accompagner dans cette analyse grâce à ses outils d’audit et de diagnostic.
2. Construction du dossier de présentation
Élaborez un argumentaire solide pour la commission de validation. Incluez des détails sur les coûts, le retour sur investissement et des exemples de réussites similaires. Coffreo fournit des données concrètes et des études de cas pour étayer votre dossier.
3. Impliquer les parties prenantes
Sensibilisez les décideurs, notamment les dirigeants et responsables RH. Impliquez également les équipes IT et juridiques pour assurer la conformité et la sécurité des solutions choisies.
4. Embrasser la conduite du changement
Rassurez les utilisateurs via la formation et l’accompagnement. Utilisez des stratégies pour faciliter l’acceptation et l’adoption des nouvelles technologies, comme des communications claires et des démonstrations pratiques.
Coffreo propose un accompagnement complet avec des services de support et de formation. Coffreo travaille en étroite collaboration avec ses utilisateurs pour fournir des solutions sur mesure qui répondent aux besoins spécifiques de chaque collectivité territoriale, que ce soit pour des processus particuliers, des exigences réglementaires ou des préférences organisationnelles.
Les collectivités territoriales doivent répondre à des exigences de transparence et de service public toujours plus élevées, tout en assurant la modernisation de leurs systèmes RH. La mise en œuvre de systèmes modernes de gestion RH n’est pas seulement une question d’efficacité interne, mais aussi un moyen d’améliorer le service rendu aux citoyens. En optimisant les processus administratifs, les collectivités peuvent libérer des ressources pour se concentrer sur leur mission première : servir la population.
Plusieurs collectivités territoriales de toutes tailles ont déjà choisi Coffreo pour moderniser leurs processus RH et bénéficier des avantages de la dématérialisation. Coffreo est en outre un éditeur référencé UGAP-SCC. Ses solutions ont donc été validées par ces organismes comme répondant aux besoins spécifiques des collectivités territoriales et peuvent être facilement acquises par leur intermédiaire. Envie d’en savoir plus ? Demandez une démo !