C’est un argument martelé à l’envi par les solutions de dématérialisation RH : passer au zéro papier permet de réduire son empreinte carbone, et donc d’agir en faveur de l’écologie. S’il est vrai qu’adopter une telle solution permet de réduire drastiquement sa consommation de papier, il faut aussi compter avec l’impact carbone des outils numériques et des datacenters qui hébergent et stockent les milliards de données jusque-là imprimées. Alors, est-ce vraiment plus écolo de dématérialiser ? On fait le point, sans détour.
Impressions et envois des documents RH : la pollution du papier
Bulletins de paie, contrats de travail, règlement intérieur, notes d’informations… Les services RH sont de grands consommateurs de papier. À lui seul, le papier représente d’ailleurs 75% des déchets de bureaux en France. Or, la facture écologique du papier pèse lourd.
Avant de sortir toute chaude de l’imprimante, une feuille de papier a en effet nécessité : la coupe d’arbres, des quantités d’eau considérables pour fabriquer la pâte à papier, le recours à des produits chimiques libérant des substances polluantes dans l’air et l’eau, des centaines de kilomètres de transport, des déchets générés d’un bout à l’autre de la chaîne… Autrement dit, l’utilisation intensive de papier en entreprise concourt à la déforestation, à l’épuisement des ressources en eau et à l’émission de gaz à effet de serre.
Face à ce constat, mais également pour gagner en efficacité, de nombreuses entreprises ont adopté des solutions de dématérialisation RH. Le gouvernement pousse d’ailleurs en ce sens, en s’engageant pour une administration « sans papier ».
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Initier une démarche Zéro papier en entreprise : c’est bon pour la RSE
Zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro délai et zéro papier : s’engager dans une politique environnementale telle que le zéro papier revient à poursuivre une politique plus globale de qualité, en phase avec la démarche RSE (responsabilité sociétale des entreprises). Dématérialiser la création, l’envoi et l’archivage des documents permet en effet de limiter ses émissions carbones et donc d’agir en faveur des enjeux de développement durable qui incombent aux entreprises responsables.
Indéniablement, dématérialiser ses documents RH permet de réduire drastiquement sa consommation de papier, d’encre et d’eau. Recourir à des logiciels hébergés dans le cloud plutôt que d’imprimer à tout va serait donc la solution pour diminuer son empreinte écologique. Mais la dématérialisation n’est pas neutre pour autant…
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Dématérialiser : oui, mais à quel prix écologique ?
A priori, passer au numérique permet de s’affranchir de toute la pollution générée par le papier au cours de son cycle de vie. Mais pour autant, recourir à des solutions de dématérialisation impose de prendre en compte dans la balance carbone la fabrication des équipements informatiques et la maintenance des infrastructures qui permettent d’en bénéficier pleinement, datacenters en tête.
Le numérique représente actuellement 4% des émissions de CO2 mondiales et 2,5% des émissions de gaz à effet de serre en France (ADEME). Une proportion qui n’a que vocation à augmenter, compte tenu du recours exponentiel aux usages numériques. Sans compter que la digitalisation des entreprises a aussi accru le besoin en équipements informatiques. Ordinateurs, smartphones, tablettes, serveurs… La fabrication de ce matériel n’est pas exempte d’émissions de gaz à effet de serre. La fabrication des terminaux représente même 78% des émissions carbone liées au numérique. Et leur fin de vie générerait 20 millions de tonnes de déchets chaque année.
Très gourmands en énergie, les datacenters sont responsables de 2% des émissions de gaz à effet de serre dans le monde. En prime, – et comme de nombreux appareils électroniques – ils sont construits avec des métaux rares, tels que le cobalt, dont le procédé d’extraction est néfaste pour l’environnement.
Au regard de ces informations, on est en droit de se demander : la dématérialisation RH est-elle si verte que ça ?
Dématérialisation RH vs tout papier : qui est le plus vertueux ?
S’il existe encore peu de chiffres sur l’impact du digital en entreprise, le référentiel 2022 sur la dématérialisation éco-responsable apporte des informations intéressantes. Produit par Serda Archimag et Cooperative Carbone, ce document est le fruit d’analyses du cycle de vie (ACV) du matériel et s’appuie également sur des bilans carbone produits par des organismes tels que l’ADEME. Il en ressort que :
- L’envoi d’un mail est plus vertueux que celui d’une lettre. L’envoi d’un e-mail simple n’émet en moyenne que 3g de CO2 quand l’envoi d’une lettre papier représente 20g de CO2. L’envoi d’un email avec 1Mo de fichier attaché monte en revanche à 38g de CO2. Notons en parallèle qu’une lettre recommandée papier émettrait en moyenne 70g de CO2.
- Léger avantage de la signature électronique par rapport à la signature papier. Une signature électronique représenterait entre 20 et 85 g de CO2, quand chaque signature physique serait entre 45 et 80 g de CO2, à multiplier par le nombre de pages imprimées.
- Victoire par KO de l’archivage électronique par rapport à l’archivage papier. Stocker un mégaoctet (Mo) de données sur 50 ans émettrait entre 8 et 100 grammes de CO2, contre une fourchette de 9750 à 23 750 grammes de CO2 pour un archivage papier sur 30 ans.
La dématérialisation RH apparaît donc plus vertueuse que le tout papier. Pour autant, cela ne signifie pas qu’il ne faut pas adopter un usage raisonné du numérique. L’envoi d’un mail est certes plus écologique que l’envoi d’une lettre, mais l’on envoie bien plus de mails que de courriers papier. Et si un mail standard génère environ 3 g de CO2, un mail avec une pièce jointe volumineuse atteint facilement les 50 g. Et si ce mail est envoyé à 10 autres salariés, l’impact carbone est vite démultiplié…
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Contrats, bulletins, factures, documents d’information… En 5 ans d’utilisation, ce sont plus de 900 000 documents qui ont été traités sur la plateforme Coffreo, plutôt que d’être imprimés en version papier par le réseau Régional Intérim.
Pour des entreprises avec de forts besoins de main-d’œuvre et pour les agences d’intérim, où l’embauche d’une seule personne peut nécessiter d’imprimer plus d’une dizaine de documents, la dématérialisation permet d’éviter l’impression de plusieurs dizaines de milliers de documents. « Sur l’année passée, j’ai reçu 270 documents de mon agence d’emploi. Si je devais archiver tout ça physiquement, ça représenterait un volume de papier énorme. Avec Coffreo, j’ai l’esprit tranquille, je sais que tout est archivé en sécurité », témoigne Léo, 26 ans, technicien en CDI intérimaire à Narbonne. Pour autant, on ne peut pas nier que le recours à des datacenters a un coût écologique.
Aussi, il faut pouvoir rester critique face aux avantages et inconvénients de la dématérialisation, en étudiant les autres paramètres : économie financière, sécurité des processus, respect de la législation, adaptation aux usages des personnels, gain de temps… Ce n’est qu’à la lumière de ces critères que vous saurez quelle approche, – entre le tout papier et le dématérialisé – il vaut mieux adopter.
En toute chose, il faut savoir raison garder. Les usages numériques liés à la dématérialisation ne font pas exception. En attendant, si vous souhaitez digitaliser vos process RH en dématérialisant les contrats de travail, les bulletins de paie, et l’envoi de tous les documents liés à l’onboarding d’une nouvelle personne, vous pouvez compter sur Coffreo, la solution qui simplifie la gestion du personnel temporaire. Avec Coffreo, employeurs comme salariés bénéficient d’un coffre-fort numérique permettant de stocker en parfaite sécurité et sur le long terme tous les documents RH importants. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !