Pour gagner en productivité et simplifier les échanges avec les salariés, de plus en plus d’entreprises se penchent sur la possibilité de dématérialiser leurs bulletins de paie. Santé, propreté, sécurité, événementiel, audiovisuel… La digitalisation des fiches de paie a du sens quel que soit le secteur d’activité, la taille de l’entreprise ou le type de contrat. Comment faire pour déployer ce service ? Quelles sont les règles à respecter et l’intérêt d’une telle démarche ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les fiches de paie en ligne.
Fiche de paie en ligne : qu’est-ce que c’est ?
Depuis le 1er janvier 2017 et l’entrée en vigueur de la Loi Travail, les entreprises ont la possibilité de dématérialiser les bulletins de paie de leurs salariés, sans devoir recueillir un accord préalable de leur part, ce qui constitue un changement majeur par rapport à la loi du 12 mai 2009. Notez par ailleurs que la Loi considère qu’une fiche de paie numérique a la même valeur juridique qu’une fiche de paie papier.
Il ne s’agit toutefois pas de simplement générer un pdf et l’envoyer par email. L’employeur doit assurer la remise dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données. Il doit également conserver le bulletin pendant un minimum légal de 5 ans – comme nous le verrons plus loin, il est même conseillé d’aller largement au-delà de ce délai.
S’il n’est pas nécessaire d’obtenir l’autorisation des salariés pour dématérialiser ces documents, l’employeur doit cependant les informer au moins un mois avant la remise du bulletin de paie numérique. Les salariés ont le droit de s’y opposer et de demander à conserver leurs fiches de paie sous format papier.
Notez que la dématérialisation des fiches de paie n’est pas une obligation, mais ses nombreux bénéfices expliquent pourquoi de plus en plus d’entreprises sautent le pas.
Bulletin de salaire en ligne : quels avantages ?
Bénéfique pour l’employeur et les salariés, la dématérialisation des fiches de paie offre de nombreux avantages.
- Réduction des coûts. Papier, encre, enveloppes, timbres… Dématérialiser les bulletins de paie permet en premier lieu d’économiser sur les frais d’impression et d’affranchissement.
- Gain de temps et simplification des processus. Opter pour des bulletins de paie en ligne permet de réduire significativement le temps de traitement consacré à la gestion de la paie. En automatisant le regroupement des informations liées au salarié, la digitalisation permet de générer des bulletins pratiquement sans intervention manuelle, tout en limitant le risque d’erreur.
- Fluidification de la relation avec vos salariés. Les salariés peuvent accéder à leur fiche de paie depuis un espace sécurisé, partout et tout le temps. Cette centralisation des documents représente pour eux un vrai plus, notamment pour entreprendre des démarches pour louer ou acheter un logement, effectuer une demande de formation, de demande de droits à la retraite ou au chômage.
- Archivage sécurisé. Fini les classeurs volumineux qui prennent la poussière sur une étagère et terminé le risque de perdre des documents : les fiches de paie sont déposées et archivées dans un coffre-fort numérique sécurisé.
Dans des secteurs comme la propreté, la sécurité ou l’événementiel, où les salariés peuvent enchaîner les contrats courts auprès de différentes entreprises, pouvoir disposer de leurs bulletins de paie et contrats de travail sur une seule et même plateforme représente un réel avantage pour avoir une vue complète et réconciliée de leur activité professionnelle.
Bulletin de paie numérique : comment faire ?
Afin de protéger les données des salariés et d’assurer l’archivage sans altération des documents, il est recommandé d’utiliser une solution conforme à la norme NF Z42-020, afin de respecter plusieurs bonnes pratiques :
- Les fiches de paie en ligne doivent être accessibles via un compte personnel et idéalement un coffre-fort numérique. Les documents doivent être disponibles dans des conditions garantissant l’intégrité et la confidentialité des données.
- L’entreprise doit garantir la disponibilité des fiches de paie pour une durée de 50 ans, ou jusqu’aux 75 ans du salarié (l’âge maximal de mise à la retraite + 6 ans)
- L’entreprise doit conserver un doublon du bulletin de paie (sous format papier ou électronique) pendant une durée d’au moins 5 ans. Au cas où l’entreprise viendrait à cesser son activité, elle doit informer le salarié de la mise à disposition de ses bulletins de paie, au moins 3 mois avant la fermeture de la société, afin qu’il puisse les récupérer.
- Le prestataire de la solution de digitalisation retenue doit permettre la connexion du coffre-fort numérique au Compte personnel d’activité (CPA) du salarié.
Coffreo, la plateforme de digitalisation qui centralise les bulletins de paie électroniques
Avec plus de 2 millions d’utilisateurs, plus de 900 000 contrats électroniques signés et plus de 2 millions de documents dématérialisés chaque mois, Coffreo est la plateforme leader de la digitalisation de la relation entre les salariés temporaires et leurs employeurs. Il y a d’ailleurs de grandes chances pour que vos employés connaissent et apprécient déjà nos services !
Grâce à Coffreo, vous allez pouvoir gérer en toute sécurité :
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