Logiciel ATS : comment choisir la solution adaptée à vos besoins ?

Vous envisagez de vous équiper d’un logiciel ATS pour structurer vos recrutements ? Bonne idée. Mais avant de foncer tête baissée, mieux vaut se poser les bonnes questions. Car si les ATS sont devenus, pour certains, des standards dans le recrutement, ils ne conviennent pas à toutes les structures ni à tous les métiers.

La promesse est pourtant simple : automatiser les candidatures, structurer les process, mieux collaborer, faire gagner du temps. Mais dans les faits, choisir un ATS n’a rien d’une évidence. Entre les solutions surdimensionnées pour les petites équipes et celles inadaptées aux réalités des missions courtes ou des recrutements urgents, le risque est de s’équiper d’un outil… qui sera mal, peu ou pas utilisé.

Ce guide vous accompagne étape par étape pour évaluer vos besoins, comparer les offres, et identifier les limites d’un logiciel ATS avec, à la clé, des pistes concrètes si votre contexte exige davantage de réactivité, de traitement volumique ou de flexibilité.

Étape 1 : comprendre ce qu’est un logiciel ATS

Un logiciel ATS (Applicant Tracking System) est conçu pour centraliser, trier, suivre et analyser les candidatures. Il doit donc vous permettre de :

1. publier des offres sur plusieurs canaux,
2. recevoir et centraliser les CV,
3. scorer les profils, 
4. suivre chaque étape du process (entretien, retour, embauche),
5. et de produire des statistiques. 

>> Pour en savoir plus, découvrez notre article complémentaire ATS : pourquoi ce n’est pas la solution miracle pour les agences d’emploi.

À l’origine, les logiciels ATS étaient destinés aux grands groupes afin de gérer les flux massifs de candidatures sur des postes permanents. Ainsi, ce modèle suppose :

• des processus prévisibles,
• des étapes standardisées,
• un cycle de recrutement maîtrisé.

Mais ce schéma ne correspond pas à toutes les organisations, notamment celles où le recrutement est plus organique, réactif, ou distribué sur plusieurs sites. Il est donc tentant pour de nombreuses entreprises de se laisser séduire par l’attrait d’un logiciel ATS ultra-complet… mais qui ne répond finalement pas à leurs besoins opérationnels. Résultat :

• une interface complexe, que personne n’utilise,
• un vivier de CV impossible à activer dans l’urgence,
• des tâches manuelles qui persistent malgré la promesse d’automatisation.

L’échec de l’usage d’un ATS ne vient pas foncièrement du logiciel, mais du décalage entre ce qu’il fait et ce que vos équipes attendent vraiment.

Alors, avant toute chose, posez-vous ces trois questions :

1°) Vos recrutements sont-ils planifiables ou à flux tendu ? Si vous gérez des recrutements réguliers, sur des profils peu volatils, un ATS est pertinent. Mais si vous devez déployer 30 intérimaires sur un site du jour au lendemain, un logiciel ATS vous ralentira.

2°) Vos équipes ont-elles le temps de configurer et d’adopter l’outil ? Les solutions logicielles d’ATS modernes offrent des dizaines de fonctionnalités. Mais un outil complexe mal paramétré devient vite un frein. Vos équipes sont-elles disponibles pour se former, paramétrer, maintenir l’outil ? Sont-elles dispersées sur plusieurs agences  ? Si la réponse est non, mieux vaut un outil simple, ciblé, immédiatement opérationnel, quitte à y associer d’autres briques spécialisées.

3°) Cherchez-vous à sourcer… ou à contractualiser vite et bien ? Dans beaucoup d’organisations, il est fréquent de chercher à recruter au sein d’un vivier existant, auprès de travailleurs déjà connus. Dans ces cas, la priorité n’est pas le sourcing, mais la gestion fluide des contrats, des consignes de sécurité, des heures travaillées. Et sur ces sujets, un logiciel ATS reste aveugle.

Étape 2 : cartographier vos besoins

Avant de vous plonger dans les comparatifs de logiciels ATS, commencez par une introspection rigoureuse de votre organisation. L’efficacité d’un logiciel ATS ne repose pas sur le nombre de fonctionnalités, mais sur sa capacité à répondre à vos usages concrets. 

Trois dimensions doivent ainsi être clarifiées : le volume de recrutement, la typologie des postes et votre organisation interne.

Volume et nature des recrutements

Un logiciel ATS devient réellement pertinent à partir d’un certain seuil d’activité. S’il s’agit de recruter ponctuellement quelques profils par an, l’investissement en temps et en ressources pour paramétrer un ATS ne sera pas rentable. En revanche, si vous traitez plusieurs centaines de recrutements mensuels, vous gagnerez en visibilité, traçabilité et efficacité.

Mais le volume ne suffit pas : la nature des contrats compte tout autant. Recruter 200 extras par an n’implique pas les mêmes outils que 50 cadres dirigeants ou 1 000 intérimaires. Chaque typologie (CDI, CDD, intérim, freelance, alternance) pose des défis distincts :

• Les CDI requièrent souvent un suivi long, des entretiens multiples, des parcours de sélection complexes.
• Les contrats courts demandent avant tout rapidité, fluidité administrative et conformité.

Votre logiciel ATS doit s’adapter à ces réalités et pas l’inverse !

Acteurs impliqués dans le processus de recrutement

Un logiciel ATS prend tout son sens dans une organisation où plusieurs acteurs interviennent sur un même recrutement : RH, managers, opérationnels, voire prestataires externes. Plus les interactions sont nombreuses, plus il est utile de centraliser :

• les candidatures,
• les échanges internes,
• les commentaires et évaluations,
• les actions à effectuer à chaque étape.

L’ATS devient alors un hub collaboratif, évitant les doublons, les oublis et les informations perdues dans des fils d’emails. À l’inverse, si une seule personne gère l’ensemble du process de A à Z, un outil plus « simple » peut suffire.

Votre environnement numérique existant

Un logiciel ATS n’est jamais isolé. Il s’inscrit dans un environnement numérique déjà en place. Quelques exemples :

• SIRH ou logiciel de paie
• ERP
• CRM
• outils de gestion des temps
• jobboards
• intranet ou site carrière
• calendrier partagé, messagerie interne, etc.
  

Votre futur logiciel ATS devra s’intégrer sans rupture à cet écosystème, via des API ou des connecteurs existants. L’objectif est d’éviter les doubles saisies, les exports manuels, ou les silos de données. Cette interopérabilité est souvent négligée lors de la sélection initiale, mais elle conditionne fortement l’adoption et l’efficacité à long terme.

Étape 3 : cadrer le projet et ses contraintes

Mettre en place un logiciel ATS ne se résume pas à choisir une solution sur catalogue. C’est un projet à part entière, qui mobilise des ressources internes, exige une conduite du changement et s’inscrit dans un cadre réglementaire strict. Avant de signer, il est essentiel de mesurer l’effort nécessaire, tant humain que technique.

Mobilisation des équipes RH

L’implémentation d’un logiciel ATS, même en mode SaaS, demande du temps et de l’engagement. Vos équipes devront :

• définir les étapes du processus de recrutement à digitaliser,
• paramétrer les workflows et les critères de tri,
• tester les différents scénarios de candidature,
• se former aux usages quotidiens.

Désignez un référent projet, qui servira de lien entre l’éditeur, les utilisateurs et les décisionnaires. Cette personne assurera la cohérence du paramétrage, pilotera le déploiement, et recueillera les retours pour améliorer l’adoption. Si vos ressources sont limitées, anticipez la charge.

Niveau de personnalisation souhaité

Tous les logiciels ATS ne se valent pas sur ce point. Certains sont conçus pour être plug and play : simples, rapides à déployer, mais moins personnalisables. D’autres sont de véritables usines à gaz, capables d’intégrer des logiques complexes, mais nécessitant un travail de configuration conséquent.

Posez-vous les bonnes questions :

• Avez-vous besoin de parcours spécifiques selon les métiers ?
• Vos collaborateurs souhaitent-ils des accès différenciés ?
• Des emails automatiques doivent-ils être personnalisés ?
• Des règles de validation ou d’habilitation sont-elles nécessaires ?

Plus vos exigences sont pointues, plus il faudra prévoir du temps (et parfois du budget) pour configurer l’outil. Ne sous-estimez pas cet aspect : un ATS mal configuré, même puissant, sera peu utilisé.

Contraintes légales et sécurité des données

Un logiciel ATS gère des données sensibles : CV, adresses, situations familiales, entretiens, historiques… Il doit donc être irréprochable sur le plan de la conformité :

• respect du RGPD,
• consentement explicite des candidats,
• durée de conservation paramétrable,
• gestion fine des droits d’accès,
• possibilité de purge ou anonymisation à la demande.
  

Mais pensez également à vérifier :

• où sont hébergées les données (France ou UE de préférence),
• le niveau de certification du prestataire (ISO 27001, SecNumCloud…),
• la capacité à tracer les accès et les modifications.

Enfin, interrogez le prestataire sur sa politique de sauvegarde, de chiffrement, et de reprise d’activité en cas d’incident. Mieux vaut s’en assurer avant qu’un problème ne survienne.

Étape 4 : comparer les logiciels du marché

Une fois vos besoins clarifiés, vient le moment critique : le choix du prestataire. Et c’est là que les choses se corsent. Pour éviter les mauvaises surprises, structurer la comparaison est indispensable. L’idéal est de constituer un tableau d’analyse multicritères. Voici les principaux axes à évaluer.

Fonctionnalités proposées

Ne vous contentez pas d’une liste générique fournie par le fournisseur. Demandez une démonstration précise de chaque fonction-clé, et surtout, interrogez-vous : correspond-elle à un usage réel de votre équipe ?

Priorisez les fonctionnalités qui répondent à votre quotidien : multidiffusion, gestion du vivier, intégration des managers, tableaux de bord, workflow personnalisable. Et soyez lucide sur ce que vous n’utiliserez pas.

Ergonomie et expérience utilisateur

Un bon logiciel ATS doit être fluide, lisible, rapide à prendre en main. Testez l’interface côté assistants, mais aussi côté manager, RH de proximité ou direction.

Pensez aussi au contexte d’usage : si vos équipes sont multi-sites, nomades, ou peu technophiles, la simplicité devient un critère prioritaire.

Modèle économique

Les modèles tarifaires des ATS varient beaucoup : abonnement mensuel ou annuel, facturation à l’utilisateur, au volume d’offres ou de CV. 

Le coût doit s’évaluer sur la durée, en tenant compte des frais de mise en service, de formation, d’assistance, et du temps d’appropriation.

Support et accompagnement

Le logiciel est un outil. Mais c’est l’accompagnement qui garantit qu’il sera bien utilisé. Intéressez-vous à la qualité du support client : disponibilité, personnalisation, suivi. 

Références dans votre secteur

Vérifiez si l’éditeur travaille déjà avec des entreprises de taille, de secteur ou d’organisation comparables à la vôtre. Les cas d’usage réels sont souvent plus parlants que les arguments marketing. N’hésitez pas à demander des contacts clients pour recueillir un retour d’expérience direct.

Étape 5 : impliquer les utilisateurs finaux

Dans de nombreuses organisations, la décision d’achat est prise en comité restreint sans que les utilisateurs quotidiens soient réellement consultés. Résultat : un outil peut être pertinent sur le papier mais vécu comme une contrainte, mal compris ou simplement ignoré sur le terrain. 

Pour éviter cet effet de rejet, associer les opérationnels et managers dès les premières étapes est essentiel. Leurs retours permettent d’anticiper les points de friction, de valider la pertinence des fonctionnalités et de favoriser une appropriation rapide.

Mais l’implication ne s’arrête pas au moment du choix ! Une fois le logiciel ATS sélectionné, il faut organiser une vraie conduite du changement et prévoir :

• des formations adaptées,
• un accompagnement des premiers usages,
• un recueil des retours pour ajustements.

Étape 6 : anticiper l’évolution de vos besoins

Peut-être allez-vous ouvrir une nouvelle agence, recruter sur des métiers plus spécialisés. Dans tous les cas, votre logiciel ATS doit pouvoir suivre.

Vérifiez dès le départ la capacité du logiciel à absorber les transformations futures : ajout d’utilisateurs, de langues, de processus différenciés par entité, etc.

Et au-delà du produit, regardez de près le fournisseur. Est-il solide financièrement ? Propose-t-il des mises à jour régulières ? Ces éléments, souvent relégués au second plan, sont pourtant essentiels pour éviter d’avoir à changer d’outil dans deux ans, faute de suivi ou d’adaptation.

Faut-il vraiment un logiciel ATS ? Pas toujours…

L’objectif n’est pas de « s’équiper », mais de mieux recruter. Avant toute décision, une seule question compte vraiment : « Qu’est-ce que je veux automatiser ou améliorer dans mon processus actuel ? ».

Si vos contraintes portent davantage sur la gestion administrative, la rapidité de contractualisation, la transmission des documents ou le suivi des intérimaires tout au long de la mission, alors un autre type d’outil sera bien plus pertinent.

C’est souvent le cas dans les environnements à flux tendu, ou à haute réactivité, comme l’intérim, Dans ces contextes, le vrai besoin dépasse largement le périmètre d’un logiciel ATS. 

Il s’agit de gérer l’ensemble du cycle de vie du salarié temporaire, de manière fluide, conforme, et sans perte de temps pour les équipes. C’est précisément ce que permet Coffreo Staffing, la solution pensée pour les agences d’emploi. 

Elle facilite la valorisation de votre vivier de candidats et d’intérimaires en structurant et en animant votre base de données, en optimisant le matching entre les profils et les missions, et en favorisant la fidélisation de vos talents.

Plutôt que de chercher l’outil unique qui ferait tout (et souvent mal), mieux vaut articuler intelligemment les bons outils. Et parfois, il est plus stratégique de se doter d’une vraie solution RH opérationnelle que d’un logiciel ATS mal ajusté.

>> Envie de confier vos préoccupations en la matière à un expert ? Prenez contact et discutez d’une solution concrète, adaptée à votre organisation, avec l’un de nos experts Coffreo.