NoveoCare : la dématérialisation des entretiens individuels au service d’un meilleur pilotage RH

NoveoCare est spécialisée dans la gestion des contrats Santé, Prévoyance, Retraite et Emprunteur. L’entreprise compte de nombreux grands groupes parmi ses clients et gère ainsi les cotisations, adhésions et prestations de plus de 2,4 millions de personnes. Elle a choisi AD Conseils et Coffreo pour l’accompagner dans son développement RH depuis de nombreuses années et s’est récemment attelée avec ces deux partenaires à la mise en place de la dématérialisation des entretiens individuels. Retour sur une collaboration fructueuse.

Un département RH au service de la croissance de l’entreprise

Créée en 1988, Noveocare connaît une forte accélération de sa croissance depuis quelques années. Ses effectifs ont été multipliés par 4 en 5 ans et atteignent aujourd’hui près de 1000 collaborateurs.

AD Conseils et Coffreo : deux prestataires partenaires historiques de l’entreprise

NoveoCare a fait dès 2015 le choix d’être accompagné par AD Conseils et de s’appuyer sur le SIRH du cabinet pour gérer tous les aspects liés à la formation et aux entretiens individuels.

En 2017, la société a également retenu la solution Coffreo pour dématérialiser les bulletins de paie. “J’ai travaillé dans le passé pour des sociétés où on devait traiter des paquets de bulletins et les répartir manuellement par service et les distribuer aux managers pour qu’ils les remettent en mains propres à leurs équipes. C’était un travail vraiment fastidieux et chronophage. La solution Coffreo permet de s’affranchir de tout cela et d’atteindre le même objectif avec un effort bien moindre. Tous les collaborateurs ont bien systématiquement leur bulletin déposé dans leur coffre-fort numérique le 29 ou le 30 du mois, sans que ça ne génère de stress inutile. Ça nous apporte une vraie sérénité”, se félicite Vanessa Lavat. La totalité des collaborateurs de l’entreprise est ainsi passée aujourd’hui au bulletin de paie dématérialisé. Tous les salariés bénéficient d’un espace personnel Coffreo qu’ils conserveront tout au long de leur carrière professionnelle. NoveoCare y dépose également systématiquement les autres documents RH qui revêtent un caractère officiel.

Les entretiens individuels : un outil de pilotage RH essentiel qui avait besoin d’être optimisé

Comme tout employeur, NoveoCare doit gérer trois types d’entretiens individuels : les entretiens annuels, les entretiens professionnels (qui sont réalisés tous les 3 ans en respect d’un accord d’entreprise) et les bilans à 6 ans. Au-delà de leur importance pour formaliser les échanges entre les salariés et leurs managers sur les accomplissements, les objectifs, les problèmes rencontrés et les perspectives d’évolution, ces entretiens sont aussi un outil de pilotage RH essentiel. “Nous les utilisons pour effectuer des People Reviews et des comités de carrières lorsque l’on travaille sur des sujets tels que la mobilité interne et la GPEC” explique Vanessa Lavat. “Par exemple, on vient de gagner un appel d’offres pour l’année prochaine pour lequel on va avoir besoin de 70 personnes à recruter ou à trouver en interne. Une bonne gestion des entretiens individuels permet de disposer d’informations pertinentes pour les identifier beaucoup plus rapidement. Ça donne une première base de travail sans avoir besoin d’interroger individuellement tous les managers”.

Toutefois, en raison de la forte croissance de l’entreprise, le processus historique de gestion de ces entretiens commençait à trouver ses limites. La campagne des entretiens annuels se déroule de janvier à mai et l’équipe RH doit informer les collaborateurs, s’assurer que les entretiens sont bien planifiés, relancer les managers pour récupérer les documents, etc. Jusqu’en 2023, le processus était essentiellement papier. Le collaborateur et le manager remplissaient le document, l’imprimaient, le signaient et le retournaient à l’équipe RH qui devait le scanner pour l’archiver en format électronique. Cela générait une charge de travail importante, trop d’entretiens n’étaient au final pas réalisés et l’archivage n’était pas non plus optimisé pour pouvoir ensuite se référer facilement aux documents. “Avec la croissance des effectifs, pendant la première partie de l’année on passait beaucoup trop de temps sur ce sujet au détriment d’autres missions telles que la gestion des plans de formation. En plus, les résultats n’étaient pas satisfaisants puisqu’on en était arrivé à un taux de retour des entretiens individuels de seulement 40% environ alors que l’absence d’entretien individuel formalisé peut mettre l’entreprise en difficulté », se souvient Vanessa Lavat. Ce n’était pas non plus sécurisant en termes de valeur probatoire des documents puisque, en cas de litige avec un salarié, la signature scannée sur un document n’est pas nécessairement recevable.

La solution : la digitalisation de la gestion des entretiens individuels

L’équipe RH de NoveoCare s’est donc tournée vers AD Conseils, son partenaire historique sur ce sujet des entretiens individuels, afin d’optimiser ces processus. AD Conseils l’a aidée à faire évoluer le modèle d’entretien et lui a proposé un workflow complet de dématérialisation comprenant :

• la saisie des informations par les collaborateurs et les managers dans le SIRH AD Conseils
• une intégration avec Coffreo pour la signature électronique des documents, les relances automatiques en cas de non-signature et l’archivage dans les coffres-forts numériques des salariés.

« Faire appel au partenariat entre AD Conseils et Coffreo était pour nous une évidence. Tout d’abord, ce sont deux fournisseurs historiques dans lesquels nous avons confiance. Ensuite, c’est plus simple pour nous et pour les salariés puisqu’on utilise des outils déjà connus, la prise en main est beaucoup plus rapide. Enfin, l’intégration entre les deux solutions est vraiment bien conçue, en un clic on envoie l’entretien pour signature dans Coffreo et ensuite tout est automatique », explique Vanessa Lavat.

La campagne d’entretiens annuels 2024 a été la première à reposer sur cette nouvelle solution. Environ un millier d’entretiens ont été réalisés et les résultats sont très positifs. Les bénéfices constatés sont nombreux :

• Gain de temps pour les équipes RH : réduction du temps consacré à la “chasse aux signatures” grâce à l’automatisation des relances en cas de non-signature.
• Meilleur pilotage de la campagne d’entretiens : grâce aux dashboards construits conjointement entre les équipes d’AD Conseils et de NoveoCare, l’équipe RH dispose d’une vue consolidée et d’un statut clair pour chaque entretien afin de prendre rapidement des actions en conséquence.
• Meilleure protection juridique : la signature électronique et l’archivage dans des coffres-forts numériques permettent de conserver des preuves tangibles de la signature des documents.
• Contribution à la démarche RSE : ces documents comprennent souvent au moins 3 ou 4 pages, la dématérialisation permet de réduire d’autant la consommation de papier.
• Accès à l’historique des entretiens facilité pour les managers.
• Un service en plus pour les salariés : ils gardent accès à ces documents importants de leur vie professionnelle dans leur espace Coffreo, même s’ils sont amenés à quitter l’entreprise.

Vanessa Lavat conclut : “Le plus important, c’est surtout que l’on a réussi à atteindre un taux de retour des entretiens annuels de 75%. C’est un progrès considérable ! Comme pour beaucoup des entretiens qui n’ont pas pu être réalisés, la raison est souvent un impondérable comme l’absence du salarié, ce taux est vraiment très satisfaisant pour nous. En plus, le coût de la solution par rapport au bénéfice qu’elle apporte est vraiment marginal, ce n’est même pas un sujet”. Par ailleurs, le taux de retour des entretiens professionnels et des bilans à 6 ans est quant à lui de 100%.

Pour la campagne 2025, les volumes seront encore plus importants puisque c’est une année où il y aura notamment beaucoup plus d’entretiens professionnels à réaliser. “Il ne faut donc pas que l’on se repose sur nos lauriers, il faut que l’on soit encore meilleurs ! ” s’exclame Vanessa Lavat. Ça tombe bien : les équipes d’AD Conseils ont justement des développements en cours pour faire évoluer le service et le rendre encore plus performant et convivial !

Focus sur le module de gestion des entretiens annuels de AD Conseils

Laurent Chambaron, dirigeant de AD Conseils, nous en détaille les principales fonctionnalités :