De la sécurité privée au nettoyage, en passant par l’hôtellerie-restauration, la logistique et les transports, de nombreux secteurs s’activent en coulisses pour faire de cette manifestation sportive hors norme une réussite. Pouvoir accueillir dans de bonnes conditions les 15 millions de personnes attendues pour l’événement impose en effet de la préparation et beaucoup d’organisation. Outre les difficultés de recrutement observées sur certains métiers en tension, les entreprises doivent optimiser leurs processus de gestion RH pour que chaque embauche se fasse le plus simplement et le plus rapidement possible. Alors, comment assurer le marathon administratif qui s’annonce pour les recruteurs ? Spoiler : en s’équipant des bons outils.
Contrats de travail : misez sur la signature électronique !
Rien que dans le domaine de la sécurité privée, il reste encore 20 000 agents à recruter avant l’ouverture des Jeux. Imaginez le temps et l’organisation nécessaire pour venir faire signer ces personnes dans vos locaux ! L’ampleur des JO impose de s’appuyer sur des processus efficients et bien rôdés.
Dans ce contexte, la signature électronique des contrats de travail apparaît comme une nécessité. Ce dispositif permet de garantir l’identité des signataires et l’intégrité des documents.
Pour autant, la signature électronique n’est qu’une partie du processus de contractualisation. Pour maximiser vos chances d’obtenir une signature rapidement, cette dernière doit être intégrée dans un workflow plus large, avec notamment des rappels automatiques. L’ensemble des échanges doit aussi pouvoir être tracé, afin de constituer un dossier de preuve. Cette traçabilité protègera l’employeur en cas de litige.
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Onboarding : transmettez automatiquement tous les documents importants à la prise de poste !
Déjà dans des conditions normales, assurer la bonne intégration d’un nouveau salarié représente un défi : il faut pouvoir lui transmettre toutes les informations nécessaires à sa bonne prise de poste et répondre à toutes ses éventuelles questions. Mais dans un contexte aussi titanesque que les JO, la barre est encore plus haute ! Non seulement du fait de l’importante volumétrie de salariés à intégrer, mais aussi compte tenu de la multitude de protocoles à respecter.
Livret d’accueil, notice de prévoyance, mutuelle d’entreprise, consignes de sécurité, plan d’accès aux sites, bonnes pratiques à suivre… Vous devez pouvoir transmettre une série de documents importants à vos nouvelles recrues et être en mesure de prouver que vous avez respecté vos obligations. Plus encore : pour certains documents stratégiques, tel qu’un livret de sécurité, il peut être non seulement nécessaire de prouver que le document a bien été remis au salarié, mais également qu’il a été lu. Pour ce faire, Coffreo propose un service de diffusion signée : en plus de transmettre automatiquement tous les documents souhaités, une signature électronique peut être exigée pour les documents les plus engageants. Il est ainsi possible de sécuriser l’employeur comme le salarié.
Fin de mission : simplifiez les procédures de fin de contrat !
Si l’offboarding peut paraître moins crucial que l’onboarding, cette étape s’accompagne tout de même d’une importante charge administrative. Attestation pôle emploi, attestation employeur, attestation fiscale, certificats de travail, solde de tout compte, décompte d’heures…
En plus du bulletin de paie, la fin d’un CDD s’accompagne d’une multitude de documents obligatoires et annexes à transmettre au salarié. Pour réussir efficacement ces derniers kilomètres de votre marathon administratif, vous pouvez là aussi vous appuyer sur Coffreo, conçu pour faire du traitement de documents en masse, sur de grandes volumétries de salariés.
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