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Osez le coffre-fort numérique professionnel !

Clémence Guiot, Responsable contenu marketing - 21/03/24

(Mis à jour le 11/04/24)

Qui dit dématérialisation des documents RH, dit archivage électronique. Découvrez tout l’intérêt d’un coffre-fort numérique professionnel pour votre entreprise et vos salariés.

En quête constante d’efficacité et de rationalisation de leurs processus, les services RH sont de plus en plus nombreux à s’emparer de solutions digitales. Corollaire de la digitalisation, la dématérialisation est ainsi devenue une réalité dans la plupart des entreprises. Si ce passage au numérique s’accompagne de multiples avantages, il fait également émerger de nouveaux besoins comme celui de l’archivage électronique. À cet effet, le recours à un coffre-fort numérique professionnel apparaît comme une solution novatrice, révolutionnant aussi bien la gestion des documents RH que la sécurisation des informations sensibles.

Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique professionnel ?

Imaginez un espace sécurisé, virtuel, où tous vos documents RH importants sont stockés, accessibles à tout moment, de n’importe où. Le coffre-fort numérique professionnel est bien plus qu’une simple solution de stockage en ligne : c’est un moyen intelligent et sécurisé de centraliser et de gérer l’ensemble de vos documents RH de manière dématérialisée.

 

Plus concrètement, le coffre-fort numérique permet le stockage et la gestion des contrats de travail, des bulletins de salaire et de bien d’autres fichiers cruciaux, tout en assurant leur intégrité et leur confidentialité. 

 

Finies les armoires débordant de papier dans lesquelles on ne trouve jamais ce que l’on cherche ! Avec un coffre-fort numérique, services RH et salariés ont accès à un espace dédié, centralisant l’ensemble des documents importants. Combiné à un moteur de recherche avancé et une interface ergonomique, un bon coffre-fort numérique professionnel permet de retrouver en un clin d’œil n’importe quel document. 

 

Si bien que les coffres-forts numériques sont en passe de devenir incontournables dans les secteurs amenés à multiplier les échanges de documents avec les salariés, tels que les agences d’emploi.

 

Lire aussi – Coffre-fort électronique pour bulletin de paie : votre solution est-elle optimale ?

Les avantages d’un coffre-fort numérique professionnel

1. Sécurité renforcée

La sécurité des données RH est une priorité absolue. À ce titre, le coffre-fort numérique professionnel offre un niveau de protection supérieur grâce à des protocoles de sécurité avancés, tels que la cryptographie robuste et l’horodatage. Vous pouvez ainsi dormir sur vos deux oreilles, sachant que vos informations sensibles sont entre de bonnes mains.

 

Conformément à la norme NF Z42-020, la solution Coffreo répond à des critères stricts et rigoureux qui assurent la sécurité optimale des documents et des données sensibles. Notre système de management de la sécurité de l’information est certifié ISO/CEI 27001.

2. Accessibilité optimale 

Finis les tracas liés à la recherche de documents physiques ou aux transferts de fichiers par email. Le coffre-fort numérique permet aux employeurs comme aux employés un accès instantané à tous leurs documents RH, où qu’ils soient, favorisant ainsi la collaboration et la réactivité.

 

3. Gain d’espace et d’efficacité

La dématérialisation des documents RH libère de l’espace physique et réduit la dépendance aux supports papier. Cela se traduit par une gestion plus efficace de l’espace de stockage et une diminution des coûts associés à l’impression et au stockage physique.

4. Traçabilité accrue et sécurisation juridique

Le coffre-fort numérique professionnel garantit la conformité aux normes et réglementations en vigueur. Il simplifie également les audits, facilitant la démonstration de la conformité de l’entreprise vis-à-vis des obligations légales. Chaque action effectuée dans le coffre-fort numérique est enregistrée, offrant une traçabilité totale des activités. Ceci s’avère particulièrement utile en cas de litige.

 

5. Un service apprécié des travailleurs 

Pour les salariés, le coffre-fort numérique peut aussi bien stocker des documents relatifs à la vie professionnelle que ceux liés à leur vie personnelle, tels que des copies de papiers d’identité, des relevés bancaires ou encore des baux immobiliers. Il s’agit d’une solution flexible et pratique pour gérer sa vie administrative, particulièrement appréciée des travailleurs temporaires qui multiplient les employeurs et les contrats de travail.

 

Contrairement aux stéréotypes, les travailleurs de tous âges maîtrisent le digital et possèdent un smartphone chez eux. Ils sont donc en attente de modernité de la part de leur employeur.

Bien plus qu’un simple outil de stockage, le coffre-fort numérique professionnel incarne une évolution significative dans la gestion des processus RH, offrant sécurité, accessibilité et efficacité. Osez franchir le cap de la digitalisation pour libérer tout le potentiel de votre entreprise, avec une gestion des ressources humaines à la pointe de l’innovation. Demandez une démo de Coffreo !