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Entreprises de propreté : comment gagner du temps dans l’embauche et la gestion de vos salariés ?

Maxime Petrier, Responsable de Comptes - 26/04/22

(Mis à jour le 22/07/22)

Et si pour le monde la propreté le moment de passer à la digitalisation RH était venu ? Découvrez comment la digitalisation de vos processus d’embauche va vous permettre de recruter plus efficacement !

Horaires décalés rendant difficilement conciliables vie privée et professionnelle, métiers peu valorisés, tâches fatigantes… Autant de freins que doivent lever les recruteurs du secteur de la propreté pour attirer de nouveaux candidats… et conserver ceux déjà en poste ! L’enjeu est grand pour les services RH qui doivent faire preuve d’imagination dans l’embauche. Ils doivent réussir à compenser un turn over important et une hausse des CDD de remplacement. Et si le moment de passer à la digitalisation RH était venu ? Découvrez dans cet article comment la digitalisation de vos processus d’embauche va vous permettre de recruter plus efficacement !

Propreté : un secteur qui embauche beaucoup mais où le recrutement est difficile

Le secteur de la propreté recrute, c’est un fait. Les barrières à l’embauche sont faibles – aucun diplôme n’est requis – et les CDI, Saint Graal des contrats, sont pléthore. 105 000 emplois supplémentaires ont d’ailleurs été ouverts en 10 ans. Selon la Fédération des entreprises de propreté, d’hygiène et services associés, 1 poste sur 35 concerne un recrutement dans le secteur, sur l’ensemble des offres d’emploi disponibles tout secteur confondu.

Si 81 % des salariés sont en CDI dans la propreté, les entreprises du secteur font face à un turnover important et doivent donc recruter en permanence. De plus, pour assurer la continuité des services aux entreprises toute l’année, elles ont également recours à des CDD de remplacement ou des CDD pour surplus d’activité. Ils représentent 64,5 % des embauches et peuvent concerner plusieurs fois une même personne. Dans le cadre de ces recrutements, l’urgence est au cœur des préoccupations. Le sourcing devient alors difficile si le vivier de candidats est maigre. Se pose alors la question de fidéliser les salariés ayant déjà effectué un premier CDD, et qui répondront présents au moment venu.

Pour pallier cette pénurie, les entreprises du secteur poussent le recrutement auprès de travailleurs étrangers. Ils représentent 24 % des salariés et ce chiffre peut grimper jusqu’à 80 % en région parisienne. Mais la barrière de la langue et les réglementations apportent un degré de difficulté supplémentaire. Des formalités comme l’attribution du numéro de Sécurité sociale (NIR salarié) ralentissent les processus de recrutement.

Des freins à l’efficacité de la gestion RH

Ces besoins incessants de candidats et la gestion des contrats courts créent des points de douleurs aussi bien pour les équipes RH que les opérationnels qui managent les agents de propreté.

Côté RH, le temps passé à réaliser des tâches à faible valeur ajoutée représente en moyenne 36 jours par an pour un établissement de 300 salariés fonctionnant en 100% papier, selon une étude menée auprès de 15 agences du secteur de la propreté. Cela équivaut, sur un mois, à gérer administrativement 100 contrats de travail, auxquels s’ajoutent l’impression en 2 exemplaires et l’envoi courrier, mais aussi à établir 300 bulletins de paie à imprimer et à mettre sous pli. Sans compter les documents d’onboarding et d’offboarding.

Autres acteurs impactés, les chefs de secteur ou les chefs d’exploitation partent bien souvent “à la pêche” à la signature des contrats pour éviter que le salarié ne travaille sans être contractuellement engagé. Ce point est d’ailleurs crucial pour l’entreprise. Si le salarié a débuté la mission mais n’a pas reçu le contrat dans les délais prévus, il peut demander à l’entreprise une indemnité à hauteur d’un mois de salaire. Dans l’hypothèse où il s’agit d’une absence d’écrit par le salarié qui a reçu le contrat mais ne l’a pas encore signé alors qu’il a commencé à travailler, le CDD peut même être requalifié en CDI. Il est donc important pour l’entreprise, dans ce cas de figure, de se doter d’outils pour automatiser les relances et assurer la traçabilité des échanges.

Comment les solutions digitalisées facilitent les processus RH dans la propreté

Au regard des difficultés d’embauche, les services RH doivent se doter des bons outils pour assurer le recrutement de leurs CDI et CDD. Au-delà de faire appel au digital pour identifier les candidats et gérer les candidatures (job boards, ATS…), une digitalisation complète des processus administratifs RH est recommandée pour optimiser les tâches à faible valeur ajoutée et replacer la gestion des talents au premier plan.

Simplifier la gestion administrative des dossiers RH

La digitalisation fait gagner du temps aux services RH et sécurise les tâches administratives. L’exemple le plus parlant est celui de la gestion des paies. Contrairement à des salariés de bureau à horaires fixes, les salariés dans le secteur de la propreté sont amenés à travailler à des horaires plus marginaux comme le travail de nuit, les dimanches ou jours fériés. Les gestionnaires de paie doivent donc faire preuve de flexibilité et de vigilance lorsqu’ils génèrent leur fiche de paie. La digitalisation RH est ici tout indiquée. Des solutions telles que Coffreo permettent, par exemple, de transmettre électroniquement la feuille de temps à l’agent de propreté pour éviter un fastidieux traitement papier souvent source de retard et d’erreurs. Le bulletin de paie est ensuite déposé dans le coffre-fort numérique personnel du salarié. Le gestionnaire a donc moins de risques de commettre des erreurs et le salarié sera plus confiant en récupérant sa fiche de paie.

Outre cet exemple, la digitalisation des processus RH offre une meilleure expérience collaborateur. Conserver les CV, les bulletins de paie ou encore tout élément relatif au suivi des autorisations des travailleurs étrangers – nombreux dans le secteur -, sur le Cloud ou sur les serveurs, favorise le partage d’informations et réduit le risque de perte de données RH.

Mais là où la dématérialisation apporte un bénéfice encore plus grand, c’est sur les processus de contractualisation. La relation RH – salarié est fluidifiée et l’expérience collaborateur remise au centre des préoccupations. Avec Coffreo et la signature électronique, les candidats peuvent signer leurs contrats de travail depuis leur téléphone ou ordinateur. Le travail des opérationnels en est facilité puisqu’ils n’ont plus à leur courir après pour leur faire signer leur contrat. Ils s’assurent ainsi de respecter les obligations règlementaires en matière de recrutement, tout en offrant une meilleure expérience aux travailleurs.

Coffreo : une solution clé en main pour digitaliser vos activités RH

Contrats de travail électroniques, bulletins de paie électroniques, certificats de travail, remise des livrets d’accueil… Coffreo digitalise la relation avec vos salariés. Spécialisée dans les contrats courts, notre solution de dématérialisation permet de renforcer la relation employeur/employés des secteurs d’activité de services à forte composante humaine, en apportant simplicité et transparence aux salariés. Du point de vue RH, Coffreo permet de sécuriser et de fluidifier vos processus administratifs, tandis que les salariés apprécient de bénéficier d’un coffre-fort numérique personnel, qui rassemble tous leurs contrats de travail et bulletins de paie, et les archivent en toute sécurité.

Plateforme leader de la digitalisation de la relation entre les salariés temporaires et leurs employeurs, Coffreo regroupe plus de 2 millions d’utilisateurs. Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions ?