Alors, comment résister à l’avalanche de documents et remettre l’humain au centre des ressources humaines pour gérer des talents, et pas du papier ? Réponse : grâce à l’automatisation ! Explications.
Trop de papier ! Les RH perdent pied
Pour répondre aux exigences légales des employeurs, les RH sont tenus d’effectuer un certain nombre de tâches administratives souvent chronophages, telles que :
- La signature des contrats : l’impression et l’envoi des contrats de travail demandent suivi et rigueur aux RH, en raison du grand nombre de documents à gérer, des réglementations légales complexes et de la nécessité de garantir l’exactitude des informations personnelles de chaque employé. Et ce, sans compter les relances de ceux qui tardent à signer !
- L’envoi des documents d’onboarding et d’offboarding : livret d’accueil, règles de sécurité, modes opératoires… Le RH est tenu de fournir un certain nombre de documents explicatifs à chaque nouvel employé. Une tâche qui peut vite s’avérer fastidieuse.
- La gestion de la paie : le traitement de salaire, le calcul des retenues fiscales et sociales ou encore l’émission des bulletins de paie prennent tous les mois un temps précieux aux RH.
- Le suivi du temps et des présences : suivre les horaires de travail, les absences et les heures supplémentaires nécessite une attention constante pour garantir la précision et la conformité.
- Le traitement des congés et des absences : gérer les demandes de congé, maintenir les plannings à jour, et assurer une continuité de travail pendant les absences peut devenir une tâche laborieuse.
- Le tri et le stockage des documents : pour être conformes, les RH doivent archiver un grand nombre de documents, ce qui prend un temps considérable si ceux-ci ne sont pas numérisés.
- L’organisation de la communication interne : la diffusion d’informations aux employés, la gestion des demandes de renseignements et la coordination des événements internes sont également des tâches particulièrement chronophages.
L’accumulation des tâches impacte inévitablement le travail des RH, mais aussi, le temps alloué aux relations avec les collaborateurs. Le baromètre 2023 « Les RH au quotidien » publié aux Editions Tissot est ainsi particulièrement alarmant. Selon le rapport :
- Sur une journée de travail de 8 heures, 56% des RH consacrent au moins la moitié de leur temps aux tâches administratives ;
- Comme pour les années précédentes, 62% des RH déclarent que leur principale difficulté au quotidien est le manque de temps et de ressources ;
- 80% se déclarent épuisés, 73% frustrés et 69% isolés.
Surmenés par les tâches administratives, les RH manquent de disponibilité pour les collaborateurs. De plus, l’accumulation des tâches chronophages entraîne des erreurs (de saisie, de fatigue) malheureusement inévitables. Par ailleurs, cette charge de travail trop importante et trop répétitive impacte la QVT des RH et peut être vectrice de risques psycho-sociaux. En bref, les RH sont si surmenés qu’ils n’ont plus la possibilité de se concentrer sur la dimension humaine de leur métier. Heureusement, il existe d’autres alternatives au papier…
RH : faites l’impasse sur la paperasse !
L’automatisation des ressources humaines (ou automatisation RH) permet aujourd’hui d’exploiter la technologie pour mécaniser les procédures et les missions liées à la gestion des collaborateurs, des documents et des opérations RH. Une fois les paramètres configurés, ces processus s’exécutent de manière autonome, sans nécessiter d’intervention humaine.
En 2022, 82% des RH interrogées déclarent utiliser des outils digitaux dans le cadre de leur fonction RH. Ce changement de méthode et d’outils de travail leur permet de limiter le temps accordé à certaines tâches chronophages.
(Source : Baromètre 2023 : « Les RH au quotidien », Editions Tissot)
Les progrès technologiques ont en effet permis d’automatiser et de dématérialiser un grand nombre de tâches RH :
- Le calcul automatisé des salaires et la dématérialisation du bulletin de paie ont permis de faciliter la gestion de la paie.
- Au niveau du recrutement, le tri des CV, la diffusion et la gestion d’offres d’emploi ainsi que le suivi des candidatures est facilement paramétrable.
- La communication interne est facilitée grâce à la génération automatique de documents, tels que les dossiers d’onboarding.
- L’archivage automatique et les coffres-forts numériques permettent de conjuguer rapidité de stockage et sécurité des données.
- L’essor de la signature électronique, les relances automatiques ou encore le suivi électronique des heures de travail permettent aux RH de gagner un temps précieux, tout en s’assurant de rester conformes juridiquement.
Lire aussi : Contrat de travail : tout savoir sur la signature électronique
Automatisation et dématérialisation : des bénéfices directs
Un gain de temps
L’automatisation et la dématérialisation de tâches récurrentes et chronophages libère du temps pour les services RH, leur permettant de se concentrer sur des projets de fond ou des activités à plus forte valeur ajoutée. Et l’on ne parle pas de quelques minutes mais bien de plusieurs jours de travail gagnés par mois !
Vous n’êtes pas convaincu ? Grâce à notre simulateur, évaluez le temps que vous pourriez gagner grâce à la digitalisation RH.
Une amélioration de la QVT des employés
Explication des process de recrutement, aménagement personnalisé des postes de travail, réunions de suivi… Grâce au gain de temps qu’elles offrent, l’automatisation et la digitalisation permettent aux RH de se dédier aux relations humaines, notamment au suivi et au développement de projets visant l’amélioration de la QVT des employés.
Une valorisation de la fonction RH
Enfin, automatiser certaines tâches de la fonction RH participe à promouvoir le métier de RH lui-même. Plus de contact humain et moins de papier permettent en effet aux professionnels du secteur de se concentrer sur leur cœur de métier : la gestion des ressources humaines. Un point non négligeable lorsque l’on sait que 74 % des RH ont avant tout choisi ce métier pour sa dimension humaine et sociale (source : Baromètre 2023 : « Les RH au quotidien »).
Lire aussi : Responsable RH : Que diriez-vous de gagner 1 à 4 jours de travail par mois ?
C’est dans cette optique que Coffreo propose une solution de dématérialisation RH, tout particulièrement adaptée pour la gestion du personnel temporaire. Signature électronique, bulletins de paie dématérialisés, coffre-fort numérique, collecte des heures automatisée… Notre solution complète vous permet de gagner en moyenne 1 à 4 jours de travail par mois !
Alors, prêt à faire le saut vers une gestion des talents 4.0 ? Contactez-nous !