Les entreprises qui font régulièrement appel à du personnel temporaire sont confrontées à des tâches chronophages comme la course aux signatures de contrats, l’envoi de documents d’onboarding, la paie, etc.
Comment être plus réactif et optimiser son organisation, tout en s’assurant du respect de la réglementation ?
Zoom sur la digitalisation pour automatiser ces tâches à faible valeur ajoutée et se recentrer sur le cœur de métier : l’humain et les relations RH.
Une charge administrative lourde et chronophage
Certains secteurs connaissent une forte pénurie de main-d’œuvre. La restauration, l’évènementiel, la sécurité ou encore les métiers de la propreté, ont tous dû faire face à des difficultés liées en partie à la crise économique et sanitaire. Toujours impactés, ils subissent de nombreuses incertitudes au quotidien : besoin de recruter massivement du jour au lendemain, turn-over important, difficultés à trouver des candidats… Dans ce contexte, ces secteurs d’activités passent beaucoup de temps à assurer la gestion administrative des employés, car chaque nouvelle embauche signifie de nouveaux documents à éditer ! Il faut en effet envoyer le contrat de travail au salarié, s’assurer qu’il l’a bien signé, transmettre les documents nécessaires au démarrage de la mission, envoyer le bulletin de paie…
Pour les entreprises, notamment dans les PME et ETI, ce sont généralement les mêmes personnes qui gèrent l’ensemble de ces tâches, en plus de piloter le service RH. C’est alors beaucoup de temps consacré à l’administratif et peu de moments disponibles pour d’autres missions à plus forte valeur ajoutée, comme l’accompagnement et la fidélisation des employés. Comment faire pour limiter les tâches chronophages de gestion RH ? En utilisant des solutions innovantes offrant des services clé en main.
Les solutions digitales pour réduire la charge administrative liée à la gestion des salariés
Au-delà de la phase de recrutement, la digitalisation se révèle être un puissant allié à chaque étape de la relation avec le salarié. Elle vous permet d’optimiser la gestion des processus administratifs, tout en simplifiant votre vie au travail.
1- Signature électronique du contrat de travail
La gestion des salariés dans des secteurs avec d’importants besoins de main-d’œuvre demande une grande réactivité. Lorsque l’on est amené à recruter plusieurs dizaines de candidats par mois, voire parfois plus d’une centaine, il faut être rapide et efficace pour que les employés puissent débuter leur mission dans les meilleures conditions. Seulement voilà, le retard des signatures des contrats vient trop souvent enrayer la machine et pose des problèmes juridiques.
La solution pour améliorer votre taux de signature et éviter de faire travailler des employés pas encore engagés contractuellement ? Se tourner vers la digitalisation et adopter la signature électronique ! Pratique, cette dernière permet d’obtenir dans un délai très court le précieux sésame, surtout lorsqu’elle s’accompagne d’options comme le rappel automatique en cas de non-signature, ou le pré-remplissage automatique adapté au public qui ne maîtrise pas forcément le français. Un moyen efficace d’accélérer la prise de poste et d’en finir avec le processus papier source d’erreurs et de perte de temps.
2- Accompagnement des candidats dans le démarrage de leurs missions
Amenés à changer régulièrement d’entreprise, les employés des secteurs de la santé, de la propreté ou encore de la sécurité, voient le démarrage ou la fin de leurs missions facilitées grâce à la digitalisation. Pourquoi ? Parce qu’ils peuvent consulter à tout moment les livrets d’accueil, les documents relatifs à la sécurité et les règlements intérieurs dans une version digitale accessible partout.
Pour vous, la digitation des processus RH permet d’automatiser la distribution en masse de documents à tous les nouveaux salariés en fonction de chaque type de contrat, du lieu où il se déroule, de la durée, etc. En même temps, les employés ne sont plus inondés d’emails ou de documents papiers qu’ils sont susceptibles de perdre facilement ! Une solution qui vous fait gagner du temps, qui limite les erreurs, et qui vous garantit également une mise en conformité avec la loi.
3- Centralisation de tous les documents importants
Dans le monde des contrats courts, la gestion de la paie est particulièrement complexe et constitue un travail très chronophage. Sans compter que les échanges avec les salariés se font souvent à distance. La dématérialisation des fiches de paie permet alors de fluidifier la relation avec vos salariés et gagner en productivité.
Ces bulletins de paie électroniques ont la même valeur juridique qu’une fiche de paie papier lorsqu’ils sont distribués avec une solution garantissant les conditions nécessaires à l’intégrité, la confidentialité et la conservation des données.
Autre point clé important dans les processus administratifs qui s’avère souvent chronophage : l’archivage des documents ! Avec la dématérialisation, les contrats, bulletins de paie et autres attestations diverses peuvent être archivés de manière permanente dans un coffre-fort électronique. Cette solution permet à vos salariés d’accéder à n’importe quel document de manière permanente et en toute indépendance. Et pour un maximum de sécurité, l’archivage est redondant sur plusieurs sites distants !
Ces solutions pour diminuer la charge administrative répondent à vos besoins au quotidien ? Avec Coffreo, elles sont faciles à intégrer à votre environnement existant (ERP, SIRH, logiciel de paie…). Pensées spécifiquement pour répondre aux attentes des employeurs de contrats courts, elles vous assurent un gain de temps considérable, mais aussi une traçabilité de vos échanges et des économies financières sur le long terme. Avec Coffreo, finies les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, place à une véritable stratégie de gestion des salariés en toute sérénité !
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