Ludis est la société qui gère le centre commercial E. Leclerc de Luçon en Vendée. Elle a fait le choix de la solution Coffreo intégrée au SIRH d’AD Conseils pour dématérialiser la gestion des contrats de travail et des bulletins de paie. Témoignage.

Des métiers diversifiés

Le centre E. Leclerc géré par Ludis comprend non seulement l’hypermarché proprement dit mais également un drive, un espace culturel, un centre auto, une brasserie, un institut-parfumerie et des services de location et postaux. Il emploie en moyenne 330 collaborateurs, avec un pic à plus de 370 lors de la saison estivale. Il se situe en effet à seulement 20 minutes des stations balnéaires de la côte vendéenne et connaît un accroissement d’activité important à cette époque de l’année.

Un employeur attractif qui se bat pour fidéliser ses salariés

Si Ludis a la chance de disposer d’une excellente réputation en tant qu’employeur sur son territoire, son principal défi est la rétention des collaborateurs. Karine Guilloton explique : “J’ai la chance de ne pas vraiment connaître de difficultés pour recruter. Nous sommes très attractifs car nous avons bonne réputation et mettons énormément de solutions et avantages en place pour nos salariés, aussi bien en termes de rémunération que de formation, d’aménagement du temps de travail ou de qualité de vie au travail : salle de sport, salle de jeux, séances de pilate, de relaxation, etc.”. Le problème, c’est que cela s’avère insuffisant pour assurer un bon taux de fidélisation. Comme le marché de l’emploi est dynamique dans la région, les salariés n’hésitent pas à changer d’employeur et il est difficile de les retenir. C’est notamment le cas des plus jeunes qui ont souvent envie d’acquérir de multiples expériences. “La bonne nouvelle, c’est qu’il y en a beaucoup qui postulent de nouveau quelque temps après. Ça démontre bien que nous ne sommes pas si mal au E. Leclerc de Luçon !”, souligne Karine Guilloton.

Le recrutement : un impact très important sur la charge administrative RH

Ce turnover élevé impose à Ludis de recruter en permanence. En comptant les CDI et les contrats saisonniers, ce sont ainsi près de 200 recrutements qui sont réalisés chaque année, avec en moyenne 4 à 8 nouveaux collaborateurs à intégrer ou renouveler chaque semaine.

Cela requiert une mécanique bien huilée pour leur remettre et leur faire signer leurs contrats de travail. Jusqu’en 2022, ils étaient imprimés par l’équipe RH qui les faisait signer aux collaborateurs le jour de leur intégration. “En comptant tous les documents annexes (consignes de sécurité, RGPD, droit à l’image, informations sur la vidéosurveillance…), cela représentait presque une quinzaine de pages pour chaque embauche. Ça faisait vraiment beaucoup de papier”, soupire Karine Guilloton. En plus, dans le feu de l’action de la première journée, il n’était pas rare qu’un salarié oublie de signer et ne le fasse pas non plus dans les jours suivants. Le délai légal de 48 heures n’était donc pas toujours respecté et cela pouvait exposer l’entreprise à un risque juridique. Une autre difficulté était le cas de la signature d’un avenant au contrat de travail, pour une prolongation de CDD par exemple. “On était obligé de relancer sans cesse les managers pour que leurs collaborateurs viennent signer”, explique Karine Guilloton. Ce processus papier posait donc un double problème : un temps passé trop important à “gérer de la paperasse” et un manque de sécurisation juridique de l’entreprise en cas de non-signature.

La gestion de la paie était à l’époque également un processus papier. “On imprimait tous les bulletins, on les triait par secteur et on les remettait en mains propres aux managers pour qu’ils les distribuent à leurs équipes. Il fallait également envoyer par courrier les bulletins du personnel absent.” C’était donc là-aussi beaucoup de temps passé par l’équipe RH sur des tâches à faible valeur ajoutée.

“J’avais déjà utilisé des solutions de dématérialisation lors de mes passages dans d’autres sociétés et il m’apparaissait évident qu’il était urgent pour nous de nous moderniser pour en finir avec tout ça”, conclut Karine Guilloton.

Le tandem AD Conseils-Coffreo : un choix évident pour la dématérialisation RH

A l’époque, Ludis utilisait déjà le SIRH d’AD Conseils depuis 7 ans pour gérer des aspects clés de l’activité RH tels que la formation, les entretiens individuels, la gestion des congés ou le suivi des objectifs des collaborateurs. Karine Guilloton décrit une relation de partenariat : “AD Conseils a toujours été très à l’écoute. Leur grande force, c’est leur capacité à adapter leurs outils pour coller très précisément à notre besoin. C’est notamment le cas pour la gestion des objectifs : ils ont totalement personnalisé la solution pour nous et, grâce à cela, c’est vraiment devenu l’outil RH du quotidien de tous nos managers.”

Lorsque AD Conseils a développé une intégration avec Coffreo pour proposer la dématérialisation des contrats de travail et des bulletins de paie, cela a donc immédiatement attiré son attention. Elle se savait dans un environnement familier avec un partenaire de confiance. “En plus de ça, d’un point de vue fonctionnel, ça répondait parfaitement à notre besoin et c’était un peu moins cher que ce que les concurrents nous proposaient. La décision a donc été très simple à prendre”, explique-t-elle.

Le choix de Ludis s’est donc porté sur la solution proposée par AD Conseils qui permet en quelques clics de sceller les documents RH et de les déposer dans les coffres-forts électroniques Coffreo des salariés. Chaque employé dispose ainsi d’un espace personnel qu’il conservera tout au long de sa vie professionnelle pour archiver ses documents, même s’il change d’employeur. Pour les contrats de travail et avenants, la solution comprend un mécanisme de signature électronique et de relances automatiques des salariés en cas de non-signature. Les salariés signent leur contrat depuis un ordinateur ou l’application mobile Coffreo sur leur smartphone. Côté employeur, la solution permet de disposer d’un suivi précis de la date de dépôt et du statut de chaque document depuis le SIRH AD Conseils.

Une mise en œuvre en toute sérénité

Karine Guilloton souligne la simplicité de la mise en œuvre : “On a été en contact en visioconférence avec les équipes projets de Coffreo et AD Conseils et la mise en place a été très rapide. On a fait un test en décembre 2022 en envoyant uniquement les bulletins de paie aux équipes RH et à la direction. Comme tout s’est très bien passé, on a ensuite généralisé dès le mois suivant à l’ensemble des collaborateurs. Pour les contrats de travail, on a dû apporter quelques ajustements à nos modèles mais ça nous a été très bien expliqué. On a pu le faire rapidement et sans difficultés.“

Pour l’information des salariés, la réunion annuelle générale de janvier 2023 a été l’occasion de faire une présentation à l’ensemble des collaborateurs. L’équipe RH a ensuite organisé deux journées “portes ouvertes” dans son bureau pour leur montrer le fonctionnement de l’application et aider ceux qui en avaient besoin. “On voulait vraiment faire les choses bien parce que l’on avait eu des difficultés lors de la mise en place d’autres outils digitaux. Mais en fait, la prise en main s’est faite très facilement, ça a été extrêmement fluide !”, se souvient Karine Guilloton.

Des résultats à la hauteur des attentes

Après deux ans d’utilisation, Karine Guilloton se félicite de la mise en place de la solution et met en avant trois bénéfices essentiels :

• le gain de temps : elle économise non seulement du temps sur l’impression et la mise sous pli des documents, mais également dans le suivi des collaborateurs grâce aux relances automatiques en cas de non-signature. Au total, elle estime que la solution lui permet d’économiser l’équivalent d’un mi-temps au sein de son équipe RH qui est composée de 3,5 ETP. “Cela m’a permis de revoir la structure de l’équipe et de consacrer ce temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée”, explique-t-elle.
• la sécurisation juridique : 99% des contrats et avenants sont à présent signés en temps et en heure, avec une traçabilité complète. C’est la garantie pour Ludis d’être en capacité de démontrer qu’elle satisfait bien à ses obligations légales.
• l’accès simplifié aux informations : grâce à l’intégration entre AD Conseils et Coffreo, la direction a directement accès dans AD Conseils aux documents qui ont été remis aux salariés. Plus besoin de demander à l’équipe RH !

La solution apporte donc pleine satisfaction aux équipes de Ludis. “Ça nous simplifie vraiment la vie. Aujourd’hui on se demande bien comment on pouvait faire avant”, conclut Karine Guilloton.

Le point de vue de Laurent Chambaron, président d’AD Conseils