La gestion des contrats et des bulletins de paie sur Coffreo : 98% de temps libéré pour la gérante de Sami Nettoyage

Sami Nettoyage est une entreprise familiale, qui existe depuis 1986. La société est spécialisée dans le nettoyage et travaille pour le secteur tertiaire. Elle compte aujourd’hui environ 600 clients, 90 salariés permanents, une dizaine d’intérimaires, pour un total de 50 équivalents temps plein.

En tant que Assistant RH/Planification, M. Julia joue un rôle clé dans la gestion administrative des agents. Pour nous, il est revenu sur l’adoption de Coffreo.

Avant Coffreo : une gestion administrative entièrement manuelle

Avant d’adopter Coffreo, la gestion des contrats et des paies chez Sami Nettoyage reposait sur un processus entièrement manuel. M. Julia devait imprimer chaque contrat et avenant transmis par la comptabilité, avant que Mme Gineste, la gérante, ne les signe un par un. Une fois validés, les documents étaient soit envoyés par courrier, soit remis en main propre aux agents.

Cette organisation représentait une charge de travail considérable pour l’équipe RH, avec des risques d’erreurs et des coûts financiers importants liés aux envois postaux.

« C’était un vrai bazar administratif. Rien que pour la gestion des contrats et des paies, on pouvait y passer jusqu’à six ou sept matinées par mois », témoigne M. Julia.

Face à toutes ces contraintes, la digitalisation est apparue comme une évidence. « Nous avons décidé de passer à l’action quand nous avons réalisé combien de temps cela nous prenait. La digitalisation était devenue indispensable », se souvient M. Julia.

Pourquoi choisir Coffreo ?

Après avoir benchmarké plusieurs prestataires, l’équipe RH de Sami Nettoyage a rapidement opté pour Coffreo. Trois critères ont fait la différence :

1. Une tarification transparente, sans frais cachés,
2. Une prise en main intuitive, facilitant l’adoption,
3. Une efficacité éprouvée, sans contraintes techniques inutiles.

À l’inverse, les autres outils testés se sont révélés trop complexes, avec des tarifs opaques et des fonctionnalités peu adaptées. « Les autres solutions étaient des usines à gaz, totalement ingérables », ajoute-t-il.

Sur le plan technique comme tarifaire, Coffreo s’est donc imposé comme la meilleure des plateformes.

Une mise en place rapide et un impact immédiat

Le déploiement de Coffreo a été un véritable succès, avec un taux d’adhésion de 98% parmi les agents. « Les utilisateurs sont très satisfaits. L’adhésion a été forte », explique M. Julia. Un accompagnement efficace de la part de l’équipe RH a permis aux agents de prendre rapidement en main la solution Coffreo.

Depuis l’intégration de la plateforme, la gestion des contrats, des avenants et des bulletins de paie est devenue bien plus fluide et rapide, en particulier pour la gérante.

La signature électronique a également révolutionné le quotidien des agents. Grâce à la dématérialisation des documents, ils n’ont plus besoin de se déplacer pour signer un contrat. Chaque document est désormais accessible depuis leur coffre-fort numérique Coffreo, et ce en toute sécurité.

En digitalisant ses processus, l’équipe RH de Sami Nettoyage a non seulement gagné en efficacité, mais aussi en fiabilité. Les erreurs et oublis appartiennent désormais au passé, remplacés par un système sécurisé qui garantit une transmission fluide et sans accroc.

L’intégration avec Pégase-Propreté

L’adoption de Coffreo a également été facilitée par son intégration avec Pégase-Propreté, l’ERP utilisé par Sami Nettoyage.

« Nous avons demandé à IDSoft d’intégrer Coffreo, et cela a bien fonctionné. C’est devenu un outil essentiel pour la gestion de nos documents », précise M. Julia.

Chantal Vacquet, cogérante d’IDSoft, souligne l’impact de l’intégration entre les deux plateformes : « Grâce à la passerelle, tout est automatisé : les contrats sont générés directement depuis les plannings dans Pégase-Propreté et envoyés en un clic vers Coffreo, qui gère l’authentification et la signature. Les contrats remontent ensuite automatiquement dans les dossiers des agents. Plus besoin de scanner ou d’envoyer manuellement, tout est tracé et sécurisé. »

Cette intégration représente un véritable gain de temps pour les équipes RH et une sécurité renforcée pour les entreprises. En suivant en temps réel les contrats non signés, elles évitent les risques de contentieux liés à des oublis ou retards de signature.

Un bilan plus que positif pour Sami Nettoyage

Après un an d’utilisation, le constat est sans appel pour l’équipe RH de Sami Nettoyage. « Il n’y a eu aucun problème sur la plateforme Coffreo. Tout fonctionne parfaitement. On est très satisfait de la solution. Elle répond totalement à nos attentes et a simplifié notre gestion », conclut M. Julia.

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