Clic and Work : accompagner la croissance d’un nouveau réseau d’agences d’emploi avec Coffreo

« Coffreo était tout simplement indispensable pour le développement et la pérennité de mon entreprise » : le jeune réseau d’intérim Clic and Work, dont le siège se situe à La Roche-Posay, a connu une croissance rapide. Dès le début, il a pu s’appuyer sur Coffreo pour sécuriser et accélérer son démarrage d’activité. Retour sur ce cas client.

Fondé en 2022, le réseau Clic and Work a pour vocation de soutenir l’emploi dans les zones rurales. Créé pour répondre aux besoins d’une zone géographique spécifique, le réseau compte aujourd’hui 4 agences d’intérim, notamment dans l’Ouest de la France. Comme son nom l’indique, Clic and Work a fait de la digitalisation une priorité et a choisi dès le départ d’utiliser Coffreo pour simplifier la gestion du personnel temporaire, notamment grâce à la signature électronique. Retour sur une collaboration réussie et un partenariat évident.

Clic and Work : un jeune réseau à la croissance rapide

C’est à La Roche-Posay, une petite commune de 1500 habitants dans la Vienne, que la première agence Clic and Work a vu le jour. Créé pour soutenir l’emploi rural, Clic and Work se distingue par son engagement auprès de ses clients et intérimaires. Et visiblement, ça marche ! Le réseau connaît en effet une croissance rapide, puisqu’en moins d’un an, trois autres agences ont été ouvertes – à Niort, la Rochelle et Fos-sur-Mer. Il table sur un chiffre d’affaires se rapprochant fortement des 2 millions d’euros en 2023 et a pour objectif de le doubler sur 2024.

Industrie, bâtiment, tertiaire, hôtellerie, restauration… Réseau généraliste, Clic and Work opère dans divers secteurs, avec une prédominance dans le médico-social, qui représente 60% de son chiffre d’affaires. En parallèle, l’entreprise gère des activités saisonnières et envisage d’approcher le secteur agricole, qui fait face à des pénuries de main-d’œuvre.

Un mode de fonctionnement majoritairement digital

Si l’agence de La Roche-Posay travaille avec des clients très locaux, dans les 5 km alentour, ses intérimaires peuvent habiter jusqu’à 30 km de l’agence. Pour faciliter la vie à ses travailleurs en milieu rural, Clic and Work a développé en interne une plateforme qui vient répertorier toutes les missions et où les intérimaires peuvent répondre aux demandes.

« Comme c’est difficile pour eux de se déplacer, nous leur donnons accès au planning des collaborateurs, afin qu’ils puissent prendre un rendez-vous en ligne en toute autonomie. On les rappelle, on cale une visioconférence ou un appel téléphonique. Et évidemment, la personne peut également se déplacer en agence si elle le souhaite », raconte Sébastien Roux, Président de Clic and Work, pour qui le digital est un facilitateur, tant pour l’agence que pour les travailleurs temporaires et les entreprises utilisatrices.

Toutes les informations sont ainsi consultables sur une seule et même plateforme, tandis que la gestion administrative est facilitée par des outils internes de gestion, l’ERP Anael TT (Infor) et la solution de dématérialisation Coffreo.

Lorsqu’ils repèrent une mission qui les intéressent, les candidats peuvent déposer leur dossier directement sur cette plateforme protégée et conforme au RGPD. En ce qui concerne les prises de poste, Clic and Work génère les DPAE digitalisées et envoie les missions aux intérimaires. Une fois la mission acceptée et l’intérimaire placé, Anael et Coffreo prennent le relais : le contrat est généré par Anaël et transmis pour signature via Coffreo. Salarié comme entreprise utilisatrice ont accès à tous les documents nécessaires.

Coffreo : un choix évident

Signature électronique des contrats de travail, envoi automatisé des documents d’onboarding et des bulletins de paie, coffre-fort électronique… Le président de Clic and Work a choisi de s’équiper de Coffreo dès la création de la première agence.

Autrefois salarié dans un autre réseau d’intérim, Sébastien Roux avait en effet déjà eu l’occasion de tester l’outil et d’en mesurer toute la puissance. « Coffreo est vu comme la référence de son secteur, c’était tout simplement naturel de faire appel à eux », précise-t-il.

Sans compter que la plupart des intérimaires connaissent eux-aussi la solution. Comme ils sont habitués à travailler avec plusieurs agences, dont des réseaux très connus, nombre d’entre eux disposaient déjà d’un coffre-fort électronique… Le fait que Clic and Work utilise aussi Coffreo a permis de les rassurer.

En tout et pour tout, la formation du personnel à l’utilisation de Coffreo a pris 20 minutes. Idem côté client ; la solution est intuitive et facile à prendre en main, même pour ceux qui ne l’ont jamais utilisée.

Coffreo VS tout papier : quels bénéfices ?

De par ses précédentes expériences dans l’intérim, Sébastien Roux est capable de comparer l’utilisation de Coffreo à un système tout papier. Par ailleurs, lorsqu’elle créait encore son SI au cours de ses premiers mois d’existence, l’agence Clic and Work a dû fonctionner sans, en envoyant – et en relançant – les documents et contrats manuellement.

Contrats de travail, bulletins de paie, factures, certificats de travail, attestations Pôle Emploi… Désormais tous les documents sont digitalisés et les processus, fluidifiés. Les bénéfices d’un tel mode de fonctionnement sont nombreux :

• Parfaite traçabilité des échanges. Coffreo facilite le suivi des missions intérimaires et des factures, évitant ainsi les contentieux et les retards de paiement. Il n’est plus possible de prétendre « ne pas avoir reçu le document », puisque tout est tracé et horodaté.

• Sécurisation de la contractualisation. La digitalisation permet d’obtenir un excellent taux de signature, ce qui sécurise l’agence de travail temporaire. En cas de problème, il est possible de prouver que tel document a bien été envoyé à telle date et que telle personne a bien été relancée tant de fois.

• Gain de temps, tant pour les travailleurs que pour les gestionnaires. Fini les relances chronophages, le fastidieux suivi d’envoi de document, les oublis, erreurs et autres pertes de documents qui retardent la mise en place des missions.

• Gain d’efficacité à tous les niveaux. Le personnel en agence peut se concentrer sur le relationnel avec les travailleurs, afin de mieux fidéliser les talents. 

Zoom sur la compatibilité de Coffreo avec les logiciels de l’intérim

Grâce à une connexion SFTP et API, Coffreo est utilisable depuis l’interface d’Anael. L’intégration avec le logiciel de gestion interne de Clic and Work s’est donc faite de façon simple et efficace. « C’est un vrai gain de temps parce que depuis l’interface Coffreo, il suffit de cocher toutes les personnes qui n’ont pas ouvert leur contrat (côté intérimaire et EU), tout s’affiche, et il est possible les relancer directement », explique Sébastien Roux.

Et même si un jour le réseau choisit de changer de logiciel de gestion, il sait que Coffreo sera tout de même compatible avec la nouvelle solution, ce qui est source de confort. « Coffreo est très facilement interfaçable avec Anael, Bestt… et avec beaucoup de logiciels et outils que je connais dans mon secteur », confirme Sébastien Roux.

Prochain chantier de digitalisation : pouvoir interfacer l’ERP Anael avec la plateforme développée en interne par le réseau, depuis laquelle l’intérimaire peut choisir ses missions. Par ailleurs, le président de Clic and Work envisage de souscrire prochainement à d’autres services Coffreo pour toutes ses agences. De quoi aller encore plus loin dans cette démarche de digitalisation facilitatrice, qui caractérise tout autant Clic and Work que Coffreo.