Der Onboarding-Prozess gleicht der Vorbereitung des Bodens auf die Aussaat, damit sich die Pflanzen gut entwickeln können. Mit diesem zielgerichteten Integrationsprozess soll der Neuankömmling vom ersten Kontakt mit dem Unternehmen unterstützt werden. Er erstreckt sich häufig über mehrere Monate. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich bei dem neuen Arbeitgeber um ein mittelständisches Unternehmen, ein Start-up oder einen großen internationalen Konzern handelt. Sämtliche Unternehmen müssen sich mit dem reibungslosen Onboarding ihrer Mitarbeiter beschäftigen. Dazu gehören viele einzelne Aspekte: Die neuen Mitarbeiter sollen erfolgreich integriert sowie gut informiert, geschult und unterstützt werden, sodass eine Identifikation mit der Unternehmenskultur und den Werten des Unternehmens stattfindet. Aber wozu das alles? Um die Produktivität der Mitarbeitenden zu optimieren, ihr Engagement zu steigern und letztlich auch um die Chancen zu erhöhen, dass sie sich langfristig ans Unternehmen binden. In gewissen Branchen mit hohem Personalbedarf und starkem Turnover, wie bei privaten Sicherheitsdiensten, im Gesundheitswesen, Eventmanagement, in der Sauberkeit & Hygiene oder Gastronomie, fällt ein gutes Onboarding noch mehr ins Gewicht. Im folgenden Artikel wollen wir Ihnen in 5 Schritten zu einem erfolgreichen Onboarding Ihrer Mitarbeiter verhelfen.
Legen Sie schon bei der Einstellung mit klaren und transparenten Prozessen den Grundstein für eine gesunde Beziehung
Ein erfolgreiches Onboarding beginnt nicht erst an dem Tag, an dem der neue Mitarbeiter seine Stelle antritt. Der Grundstein dafür wird bereits während des Einstellungsverfahrens gelegt. Wenn das Einstellungsverfahren gut läuft, hinterlässt das einen positiven Eindruck beim Bewerber.
Beispielsweise schätzen es Bewerber, wenn die Zeitarbeitsfirma oder der Personalvermittler Ihnen das Auswahlverfahren im Vorfeld erläutert und den Einsatz bzw. die zu besetzende Stelle detailliert beschreibt. Einsätze, die mit der Stellenanzeige und der Jobbeschreibungübereinstimmen, helfen Ihnen darüber hinaus, sich eine Vorstellung von ihrer künftigen Arbeit zu machen. Wenn das Gehalt in der Stellenanzeige angegeben ist, gehen die Bewerber motivierter und engagierter zu den Vorstellungsgesprächen für die zu besetzende Stelle.
Bieten Sie dem Arbeitnehmer an, den Arbeitsvertrag elektronisch zu unterzeichnen, um den Onboarding-Prozess zu beschleunigen
Entscheidend für ein erfolgreiches Onboarding ist die Vereinfachung des administrativen Teils, wie die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. An dieser Stelle kommen die Vorteile der elektronischen Signatur zum Tragen.
Die elektronische Unterzeichnung des Vertrags bietet sowohl den Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen als auch den Personalabteilungen, die sich um viele Einstellungen kümmern müssen, erhebliche Vorteile.
- Schnelligkeit: Durch die Verwendung der elektronischen Signatur wird die administrative Arbeit des Einstellungsverfahrens schneller und effizienter abgewickelt. Dadurch gewinnen Personalvermittler und Personalverantwortliche wertvolle Zeit, die sie für die persönliche Interaktion mit dem Bewerber nutzen können.
- Fortschrittlichkeit: Die Bewerber assoziieren die Möglichkeit, den Vertrag digital zu unterzeichnen, mit einem modernen, technologisch fortschrittlichen Unternehmen, das bemüht ist, die Abläufe für seine Mitarbeiter möglichst angenehm zu gestalten. Dies schafft einen positiven ersten Eindruck und steigert die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber.
- Flexibilität: Die elektronische Signatur bietet Bewerbern, die möglicherweise nicht vor Ort sind und daher nicht persönlich unterzeichnen können, außerdem die nötige Flexibilität. Das wiederum zeigt, dass das Unternehmen die Lebensumstände jedes einzelnen Mitarbeiters versteht und respektiert, und trägt so zur Zufriedenheit des Bewerbers bei, noch bevor er seine Stelle überhaupt angetreten hat.
Eine höhere Unterzeichnungsquote und zufriedenere Mitarbeiter: Die Grundvoraussetzungen für ein gutes Arbeitnehmer-Arbeitgeber-Verhältnis sind geschaffen!
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Übermitteln Sie die für die Arbeitsaufnahme notwendigen Informationen bereits im Vorfeld: Entscheiden Sie sich für die digitale Zusendung der Onboarding-Unterlagen
In personalstarken Unternehmen ist die Kommunikation mit den Mitarbeitern besonders wichtig: Die richtigen Informationen müssen dem Personalzugang im Vorfeld übermittelt werden und der erste Arbeitstag will auch seitens des Unternehmens gut vorbereitet sein. Der Versand von Dokumenten, Bescheinigungen, Sicherheitshinweisen, der IT-Charta und allen anderen wichtigen Dokumenten kann automatisiert werden.
Mit der zunehmenden Digitalisierung stehen Unternehmen vor ganz neuen Herausforderungen. Dazu gehört die Bewältigung von Masseneinstellungen in dringlichen Situationen, wie einer Gesundheitskrise (Krankenhäuser) oder vor einem großen Sportereignis (Sicherheitsdienste). Traditionelle Onboarding-Methoden reichen da möglicherweise nicht aus, um eine einheitliche und effektive Schulung aller neuen Mitarbeiter zu gewährleisten.
In diesem Zusammenhang ist der Versand per Post oder E-Mail aufgrund der Fehleranfälligkeit und des damit verbundenen hohen Arbeitsaufwands zu vermeiden. Im Gegensatz dazu können Sie mit einer digitalen Onboarding-Lösung alle Unterlagen, die für eine gute Einführung des Mitarbeiters ins Unternehmen und seinen neuen Arbeitsbereich erforderlich sind, automatisch versenden und die Kommunikation mit Ihrem Personal gleichzeitig rückverfolgen. Die Digitalisierungslösungen von Coffreo, insbesondere das Angebot „Onboarding“, erfüllen diese Anforderungen. Geländeplan, Sicherheitshinweise, IT-Charta, Informationsblätter … Nach der elektronischen Unterzeichnung des Arbeitsvertrags erhält der neue Mitarbeiter alle Informationen, die er für die Aufnahme seiner neuen Tätigkeit benötigt, direkt auf sein Smartphone. Das nennt man ein digitales Mitarbeiterhandbuch. Noch eine tolle Funktion dieser Digitalisierungslösung: Es lässt sich feststellen, ob der Neuzugang die ihm übermittelten Dokumente bereits geöffnet hat, und es kann sogar eine elektronische Signatur angefordert werden, um sich den Erhalt der Unterlagen bestätigen zu lassen.
Zeitersparnis, Professionalität und die Sicherheit, dass der neue Mitarbeiter schnell einsatzbereit ist: Ein digitales Onboarding hat zahlreiche Vorteile.
Gestalten Sie den Ablauf des Onboarding individuell und unterstützen Sie den neuen Mitarbeiter
Der erste Tag im neuen Unternehmen ist entscheidend. Eine gute Vorbereitung ist unerlässlich, um einen bleibenden, positiven Eindruck beim neuen Mitarbeiter zu machen. Wenn bei seiner Ankunft alles Nötige für ihn vorbereitet wurde, wird sich das neue Unternehmensmitglied willkommen und wertgeschätzt fühlen – sei es dank eines sauberen Arbeitsplatzes oder eines gut durchdachten Terminkalenders für die ersten Tage.
In einem großen Unternehmen kann man sich schnell allein fühlen. Deshalb ist ein Tutor so wichtig. Von Anfang an eine Bezugsperson zu haben, ist beruhigend: Der Arbeitnehmer hat das Gefühl, sich auf unbekanntem Terrain auf eine Person stützen zu können, die sich auskennt. Der Tutor trägt dabei wesentlich dazu bei, dass der Neuankömmling die Unternehmenskultur, -traditionen und -codes versteht, wodurch Missverständnisse vermieden werden. Diese Rolle übernimmt der operative Vorgesetzte.
Außerdem ist auch ein Arbeitsplatz, an dem alles funktioniert, für die Motivation des neuen Arbeitnehmers bzw. der neuen Arbeitnehmerin von zentraler Bedeutung. Dabei geht es nicht nur um den eigentlichen Sitzplatz, sondern auch um das Equipment, denn der Arbeitsplatz ist gleichzeitig die wichtigste Schnittstelle zwischen dem Mitarbeiter und dem Unternehmen. Jeder einzelne Bestandteil, sei es der Computer samt Ausstattung, ein freigeschalteter Online-Zugang oder ein funktionierender elektronischer Mitarbeiterausweis, trägt zum Zugehörigkeitsgefühl und der Integration in die Unternehmensgemeinschaft bei.
Manche Firmen wie Coffreo bieten ein umfangreiches, strukturiertes Onboarding-Verfahren, mit dem jeder einzelne Mitarbeiter schnell seinen Platz im Unternehmen findet.
Personal-Onboarding der Spitzenklasse: Sorgen Sie während und nach dem Arbeitseinsatz für regelmäßige Mitarbeitergespräche
Um neue Mitarbeiter erfolgreich zu integrieren, muss das Onboarding nicht als einmaliger Schritt, sondern als kontinuierlicher Prozess betrachtet werden. Eine intensive Beschäftigung mit der Mitarbeitererfahrung ist entscheidend, um Zufriedenheit und Engagement langfristig zu gewährleisten, was sowohl dem Mitarbeiter als auch dem Unternehmen zugutekommt.
Dabei ist es besonders wichtig, den Integrationsstand neuer Mitarbeiter regelmäßig zu beurteilen. Dieses regelmäßige Stimmungsbarometer liefert wertvolles Feedback dazu, an welchen Stellen der Onboarding-Prozess gut läuft und wo dieser Verbesserungspotenzial aufweist. Für Arbeitnehmer stellt es außerdem eine Gelegenheit dar, um ihre Meinung und Bedenken zu äußern, während Arbeitgeber im Gegenzug Informationen erhalten, um das Onboarding künftig zu verbessern. Darüber hinaus bieten geplante Mitarbeitergespräche mit den Neuzugängen Gelegenheit dazu, Erfahrungen auszutauschen, Missverständnissen vorzubeugen und die Beziehung zum Unternehmen zu stärken.
Außerdem kann man anhand spezieller Tools wie Zufriedenheitsumfragen oder Bewertungsplattformen sowohl qualitativ als auch quantitativ analysieren, wie effizient ein Onboarding-Verfahren ist. Diese Daten tragen – wenn sie richtig analysiert werden – dazu bei, Trends zu erkennen und die Integrationsstrategien entsprechend anzupassen.
Erfolgreiches Personal-Onboarding führt zu langfristiger Mitarbeiterbindung
Mittlerweile hat sich die Überzeugung durchgesetzt, dass der Onboarding-Prozess ein entscheidendes strategisches Element für die Laufbahn eines Mitarbeiter in einem Unternehmen darstellt, welches sowohl die Werte als auch die Kultur des jeweiligen Unternehmens widerspiegelt und gleichzeitig die Integration und die Mitarbeiterbindung fördert. Dank der voranschreitenden Digitalisierung gibt es nun innovative Tools für flexiblere und individuelle Onboarding-Prozesse, doch der „Faktor Mensch“ ist nach wie vor von größter Bedeutung; die modernen Technologien sollten die menschliche Interaktion ergänzen und nicht ersetzen.
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