Aller au contenu

La dématérialisation et ses avantages pour les sociétés de gardiennage

Clémence Guiot, Responsable contenu marketing - 21/03/24

(Mis à jour le 11/04/24)

Signature électronique, dématérialisation des bulletins de paie, envoi automatique de documents… La dématérialisation s’impose comme une évolution incontournable pour les entreprises de tous secteurs. Les sociétés de gardiennage ne font pas exception à cette tendance, bénéficiant elles aussi des avantages significatifs qu’offre la transition vers une gestion numérique et dématérialisée.

Au cœur de la sûreté quotidienne, les entreprises de sécurité privée doivent répondre aussi bien aux attentes des pouvoirs publics que des entreprises et des citoyens. Véritables alliés de confiance, les sociétés de gardiennage doivent justifier de leur professionnalisme et de la qualité de leurs services. Découvrons plus en détail les enjeux RH du secteur et comment la dématérialisation peut permettre d’y faire face.

Société de gardiennage :  quels enjeux ? 

Etant donné la nature spécifique de leurs activités, les sociétés de gardiennage font face à des enjeux RH particuliers. Parmi lesquels, la gestion complexe des plannings, la rotation des équipes, la conformité aux normes de sécurité et la nécessité d’assurer une communication efficace au sein des équipes dispersées. 

 

Aussi et surtout, le secteur de la sécurité privée fait face à d’importantes difficultés de recrutement, alors même que la demande pour des services de sûreté, sécurité, gardiennage et prévention est en hausse. La pénurie de personnel qualifié est un défi constant pour de nombreuses entreprises de sécurité. Recruter et retenir des agents compétents constitue un enjeu crucial, d’autant plus dans un contexte où les attentes en termes de formation et de certifications sont en constante évolution. C’est d’autant plus le cas en cette année olympique ; les JO 2024 nécessitant d’importants besoins de main d’œuvre. Au-delà des JO, l’enjeu consiste à fidéliser ces agents dans le temps, en leur offrant des perspectives d’avenir.

 

Lire aussi – « Sécurité des JO : le secteur pourrait encore évoluer pour répondre aux besoins de manière plus flexible » – Interview de Cédric Paulin, Secrétaire général du GES

 

Outre les tensions importantes sur la main d’œuvre, le secteur fait également face à un enjeu de féminisation de ses métiers, essentiellement pour les missions de palpation.

 

Par ailleurs, bien que la profession soit en pleine croissance, les métiers propres à la sécurité privée souffrent encore d’un manque de reconnaissance. Les salariés ont en effet du mal à les considérer comme une véritable perspective de carrière sur le long terme. Alors que les activités de gardiennage constituent 84% des emplois du secteur de la sécurité privée, ce sont aussi elles qui souffrent du plus grand manque d’attractivité

 

Enfin, dans la sécurité privée plus qu’ailleurs, le respect de la réglementation et de la déontologie est particulièrement prégnant. Chapeautée par le CNAPS (Conseil national des activités privées de sécurité), la profession doit pouvoir produire de nombreux documents justificatifs en cas de contrôle.

Société de gardiennage : des contraintes spécifiques pour les RH

Le turn-over permanent représente sans aucun doute la principale difficulté pour les services RH des sociétés de gardiennage. En plus de devoir sourcer les bons profils et de tout faire pour les fidéliser, ces derniers sont tenus de faciliter leur prise de poste et de favoriser leur redéploiement sur d’autres missions. Un travail déjà conséquent, doublé d’une importante charge administrative. Contrats de travail, de prestations de services, de sous-traitance, coordonnées des clients, cartes professionnelles, registre unique du personnel, plannings individuels… En cas de contrôle du CNAPS, les RH doivent pouvoir fournir une multitude de documents.

 

De cet important flux d’entrée et de sortie des employés découle donc des contraintes spécifiques :

  • Un important volume de documents à traiter, exigeant une gestion rigoureuse, de la signature du contrat de travail à l’envoi du bulletin de paie.
  • Un impératif de stockage desdits documents, qu’il convient de pourvoir mettre à disposition des travailleurs, tout en respectant les enjeux de confidentialité et de sécurité des données.
  • Des risques de requalification du contrat en CDI, si le CDD n’est pas signé par le salarié.

 

Pour aider les RH dans ces défis protéiformes, il existe heureusement des solutions dédiées, permettant d’optimiser une grande partie des processus RH.

Société de gardiennage :  les bonnes raisons de passer à la dématérialisation 

 

1. Simplification des processus administratifs et contractuels

L’un des principaux avantages de la dématérialisation pour les sociétés de gardiennage réside dans la simplification des processus administratifs. La gestion des contrats, des plannings, des fiches de paie et des rapports d’intervention devient plus efficace et rapide grâce à l’utilisation de solutions numériques. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire les erreurs liées à la manipulation de documents physiques.

 

Grâce à la signature électronique des contrats de travail, telle que proposée par Coffreo, les salariés peuvent ainsi signer leur contrat à distance, depuis leur smartphone ou ordinateur. Une fois le contrat créé, le salarié reçoit une double notification par sms et par mail, lui indiquant que le document est mis à disposition. Il a alors la possibilité de le signer électroniquement en seulement quelques clics, ce qui permet d’améliorer son taux de signature et de se prémunir du risque de requalification.

 

2. Réduction des coûts financiers

La dématérialisation présente également un avantage financier significatif pour les sociétés de gardiennage. En réduisant leur dépendance au papier, les entreprises peuvent en effet réaliser des économies considérables sur les coûts d’impression, de stockage et d’envoi. Depuis qu’ils utilisent Coffreo, nos clients constatent ainsi une diminution de 50 à 70% de leurs frais liés au papier. Ces économies améliorent non seulement la rentabilité des entreprises, mais renforcent également leur compétitivité sur le marché, en leur permettant d’investir ces ressources dans d’autres domaines stratégiques de leur activité.

3. Amélioration de la réactivité

Dans un secteur aussi tendu que celui du gardiennage, les entreprises doivent pouvoir déléguer du personnel du jour au lendemain. Une réactivité rendue possible par la signature électronique, mais également par la mise à disposition automatique de toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la prise de poste. La fonctionnalité « Diffusion » de Coffreo permet à ce titre d’envoyer systématiquement un livret d’accueil digital, visant à faciliter et fluidifier l’intégration du salarié. Les équipes de sécurité peuvent ainsi accéder instantanément à l’information critique, où qu’elles soient.

 

 Que ce soit pour vérifier les consignes de sécurité, le plan de site ou encore les instructions spécifiques liées à une mission, la réactivité des agents de sécurité s’en trouve grandement améliorée. Cette rapidité d’accès à l’information contribue à renforcer la sécurité et la vigilance des équipes. 

 

Notons par ailleurs que la réactivité de l’employeur constitue également un critère de choix pour les travailleurs. Pour près de six salariés sur dix, c’est le fait qu’une agence d’emploi soit joignable et réactive qui les incitent à continuer à travailler avec elle, selon le Baromètre de la confiance des intérimaires Hiver 2024 de Coffreo. 

4. Sécurisation des processus et gain de conformité

Les sociétés de gardiennage sont tenues par le CNAPS de remettre un code de déontologie à chaque nouvel employé. Avec une solution de dématérialisation telle que Coffreo, vous serez en mesure de prouver que vous avez bien remis tous les documents obligatoires

 

Le certificat électronique permet en effet d’assurer un suivi et un traçage des documents et même de paramétrer si un document nécessite une signature du salarié ou une simple consultation. En cas de litige ou de demande des salariés, vous serez en mesure de retrouver tous les documents nécessaires, même s’ils datent de 5 ans ! Un filet de sécurité particulièrement utile en cas d’accident du travail : pouvoir prouver que le contrat de travail a bien été signé et que  les documents d’onboarding ont bien été reçus permet d’éviter à l’employeur de voir sa responsabilité engagée.

 

5. Gain de temps considérable

Une solution digitale permet d’automatiser l’envoi des bulletins de paie dématérialisés aux salariés. Avec Coffreo, il suffit par exemple de déposer la liasse de fiches de paie dans l’interface pour que la solution se charge de les transmettre automatiquement aux salariés concernés. Les documents sont ensuite stockés et disponibles à vie pour les travailleurs, depuis leur coffre-fort numérique personnel. 

 

6. Amélioration de l’expérience collaborateur

Dernier point mais pas des moindres : la digitalisation des processus RH contribue à améliorer la satisfaction des salariés, et par là-même, leur fidélisation. Ces derniers apprécient en effet de ne plus avoir à se déplacer pour signer leur contrat, de disposer de toutes les informations nécessaires à leur bonne prise de poste depuis leur téléphone, et de pouvoir recevoir et conserver tous leurs documents RH dans un coffre-fort numérique sécurisé et ergonomique.

 

7. Réduction de l’empreinte écologique

Outre les avantages opérationnels, la dématérialisation contribue à la réduction de l’empreinte écologique des sociétés de gardiennage. Moins de papier, moins d’encre, moins de déplacements physiques pour la gestion administrative : tous ces éléments participent à une démarche éco-responsable, alignant les entreprises sur les exigences croissantes en matière de durabilité.

Modulaire et compatible avec plusieurs ERP et SIRH du marché – dont Comète – Coffreo est la solution de dématérialisation toute trouvée pour les sociétés de gardiennage. Vous souhaitez en savoir plus ? Demandez une démo !