Pouvez-vous nous présenter la Fondation Georges Coulon ?

La Fondation Georges Coulon gère des établissements dans le secteur sanitaire et social, exclusivement dans le département de la Sarthe. Nous gérons :

• Deux établissements sanitaires spécialisés dans le SSR (les soins de rééducation) ;
• Deux EHPAD, un au Grand-Lucé et un au Mans ;
• Un service de soins à domicile (SSIAD) avec plusieurs antennes couvrant différentes zones géographiques de la Sarthe. 

La fondation Georges Coulon emploie environ 470 salariés. Ce nombre comprend des CDI, mais aussi des CDD (et des intérimaires à supprimer) pour remplacer les salariés malades ou absents.

Notre activité médicale fonctionne 7 jours sur 7.

Quels services avez-vous souscrits pour répondre à vos besoins en gestion administrative ?

Nous avons opté pour le module de signature électronique de Coffreo ainsi que les services de dématérialisation de la fiche de paie et d’envoi des bulletins de paie dans le coffre-fort électronique Coffreo.

Quelle était la problématique majeure que vous avez rencontrée avant d’adopter ces solutions ?

Lorsque je suis arrivée à ce poste en janvier 2023, je me suis retrouvée face à deux problématiques :

• Le manque de visibilité sur le taux de signature des contrats de travail, notamment des CDD. Nous avions des contrats de travail non signés ou non retournés, notamment dans le cas de remplacement. Suivre ce chantier était fastidieux, sans compter les risques juridiques inhérents pour la Fondation Georges Coulon. Pour les CDI, nous n’avions pas ce problème. Il fallait trouver un moyen d’améliorer ce taux de signature des CDD ;
• L’envoi des bulletins de paie chaque mois était fastidieux. L’équipe effectuait cette tâche après les autres tâches du mois. Le temps d’imprimer tous les bulletins, de les mettre sous plis et de les envoyer, les salariés les recevaient chez eux avec quelques jours de latence, à la toute fin du mois. Cela n’était ni pratique pour nous, ni pour eux.

La gestion des contrats de travail, en particulier pour les CDD, posait des difficultés. Les contrats papier étaient souvent en retard dans leur retour. De plus, l’envoi des bulletins de paie par voie postale entraînait des retards de réception, impactant la perception des salariés.

J’ai cherché une solution d’abord pour nous aider à dématérialiser toute la partie bulletin de paie, avec, dans l’idée, de digitaliser également les contrats de travail et la signature de ces derniers un peu plus tard. Cela ne fait que quelques mois, mais il est déjà difficile de se rappeler comment nous faisions avant ! Je crois pouvoir dire avec certitude qu’aucune personne de mon équipe ne préférerait revenir à cette situation initiale.

Comment avez-vous entendu parler de Coffreo ?

En échangeant avec d’autres professionnels du secteur, notamment via la FEHAP, j’ai découvert que des homologues utilisaient Coffreo.

Lorsqu’il était temps de me pencher sur le sujet, j’ai fait faire plusieurs devis auprès de Coffreo et de solutions concurrentes. Je cherchais une solution qui soit souple et qui ne me contraigne pas dans mon choix. 

C’est l’offre de Coffreo qui, par sa polyvalence, sa souplesse et sa tarification à l’usage, a été la plus pertinente. En effet, les concurrents me proposaient souvent des packages au forfait avec des fonctionnalités dont je n’avais pas toujours besoin ou ne collaient pas à mes besoins : Coffreo était la seule solution qui me permettait de faire correctement à la fois la signature électronique et l’envoi des bulletins de paie tout en respectant mon budget.

Pouvez-vous nous décrire la situation après l’adoption de Coffreo ?

Encore une fois, j’aimerais attirer l’attention sur le fait que notre objectif n’était pas forcément de gagner du temps. Dans un premier temps, nous voulions fluidifier et sécuriser le processus administratif d’envoi des bulletins de salaire et de signature des contrats de travail. 

Nous avons commencé par dématérialiser les bulletins de paie, puis étendu cela aux contrats de travail ; au lieu d’imprimer les bulletins de paie tous les mois, le logiciel permet de les générer et de les envoyer automatiquement dans le coffre-fort électronique des salariés et de l’entreprise. Ce nouveau processus empêche les erreurs de suivi et les problèmes d’envoi ou de réception postaux.

Pour la signature électronique, nous faisons signer électroniquement chaque nouvel arrivant, qu’il s’agisse d’un contrat en CDI ou en CDD. S’il n’a pas signé dans les temps, le logiciel relance le salarié, ce qui permet dans la plupart des cas d’obtenir la signature. Notre taux de signature est ainsi bien plus élevé qu’auparavant ! Désormais, les contrats non signés sont très rares.

Un des points très intéressant pour nous, c’est la traçabilité que nous offre l’interface Coffreo : en un clin d’œil, nous pouvons suivre l’envoi des contrats de travail et la signature et relancer ceux qui n’auraient pas signé. Tout ça en un clic, c’est juste magique, et ça contribue aux bons résultats que nous avons avec Coffreo au niveau du taux de signature.

Y-a-t-il eu des freins à l’adoption de ce système côté salariés ?

Chez nous, la dématérialisation a touché une population diversifiée, incluant des salariés résidant en zone rurale et de tous âges. Au départ, une grande partie ne voyait pas la nécessité d’adopter Coffreo, mais grâce à une communication efficace, nous avons atteint un taux d’adoption de 90%, voire un peu plus aujourd’hui.

Pour éviter d’éventuels freins ou une réticence au changement, nous avons été proactifs au niveau de la communication en organisant des réunions au sein du Comité Social et Économique (CSE) pour expliquer le fonctionnement de Coffreo.

Initialement, nous avons constaté que 40 salariés ne souhaitaient pas adopter la solution, principalement en raison de réticences à l’informatique ou par praticité, parce qu’il s’agissait de vacataires ou de personnes proches de la retraite. Après avoir vu le fonctionnement pratique de Coffreo, les salariés qui ont hésité sont revenus en arrière. L’avantage d’avoir son bulletin sur sa boîte mail a été particulièrement apprécié, facilitant la vérification des informations et simplifiant les démarches administratives, que ce soit pour envoyer des documents à la banque, à l’assurance, ou à d’autres organismes.

Pour les nouveaux salariés, l’utilisation de Coffreo est automatique pour accéder à leurs bulletins de paie et contrats, centralisant ainsi tous ces documents sur la plateforme.

Comment s’est passée la mise en place de la solution Coffreo dans votre système informatique ?

La prise en main a été rapide, et l’intégration avec Coffreo Pro en version PDF a été simple. Nos bulletins de paie étaient déjà sous le bon format, Coffreo a pu tout de suite les traiter et les envoyer aux salariés. 

Pour fonctionner avec Coffreo, nous avons en revanche dû adapter nos contrats de travail au format Word pour qu’ils soient compatibles avec Coffreo. J’avoue que cet aspect-là me faisait particulièrement peur, je craignais que ce soit long, fastidieux et difficile, ce qui n’a pas été le cas. Au contraire, cela n’a pas été contraignant ni très difficile. Le temps de déploiement a été assez court et l’équipe support était là pour répondre à nos questions si besoin.

Quels sont les points appréciés par votre équipe et les salariés depuis l’utilisation de Coffreo ?

La tarification souple, les fonctionnalités adaptées, ainsi que la satisfaction des salariés envers le service après-vente. Ils ont apprécié la disponibilité du support technique, qui a répondu rapidement à leurs demandes. Le gain de temps, bien qu’il soit difficile à quantifier, est ressenti à la fois par les équipes et de mon côté, en tant que DRH.

Avez-vous des chiffres clés ou des résultats concrets depuis l’intégration de Coffreo ?

Je vois plusieurs répercussions positives à présenter : 

• • Même si cela n’était pas notre but premier, nous avons gagné une demi-journée de travail en supprimant l’impression et la mise sous pli des documents administratifs chaque mois ; 
  • Coffreo nous permet de réduire les frais liés au papier. Je n’ai pas de chiffres à partager, mais un bulletin de salaire envoyé de façon électronique revient moins cher que son équivalent papier. Nous ne payons plus de frais d’impression et de frais postaux depuis Coffreo ;
  • Le taux de signature électronique a drastiquement augmenté. Impossible ici aussi de vous donner un chiffre exact, mais il est proche de 100% de taux de signature. Surtout, grâce à Coffreo, nous avons maintenant une visibilité claire sur les contrats non signés, ce qui renforce la fiabilité de nos processus. Il est important pour nous d’être carré au niveau juridique.

En conclusion, comment résumeriez-vous l’impact de Coffreo sur votre organisation ?

Nous ne pourrions être plus satisfaits de notre choix : Coffreo a répondu à nos problématiques comme nous l’espérions et a amené des effets positifs, tant au niveau de l’équipe RH qu’au niveau de nos salariés.

Par exemple, Coffreo a amélioré significativement l’organisation de travail de mon équipe.
En somme, la solution a rendu notre travail plus agréable en éliminant des tâches chronophages et peu intéressantes d’impression et de mises sous pli.

De plus, la relation avec les salariés s’est améliorée. Nous avons maintenant la capacité de les informer en temps réel sur l’émission de leur bulletin de paie. Ils apprécient le fait de le reçevoir le premier de chaque mois. Nous savons également qu’en cas de problème, nous serons bien accompagnés par le service client de Coffreo, qui s’est toujours montré réactif et pertinent.