Mais comment répondre à ces besoins tout en optimisant votre organisation et en respectant les réglementations en vigueur ? C’est là qu’intervient la digitalisation, une alliée de choix pour automatiser les tâches RH à faible valeur ajoutée. Faire appel à une solution digitale comme Coffreo vous permet de gagner en temps et en efficacité. Recentrez-vous sur votre cœur de métier : l’humain.
Le personnel à l’origine d’une charge administrative conséquente
L’hôtellerie, la restauration et les traiteurs sont des secteurs sujets à une forte demande de main-d’œuvre. Les équipes RH se trouvent confrontées à des défis dus à la fluctuation constante de leur effectif : entre le besoin de recruter rapidement, le taux de rotation élevé, les périodes de suractivité et la difficulté à recruter des candidats qualifiés, la gestion administrative du personnel devient un véritable casse-tête.
Chaque nouvelle embauche implique la création de nombreux documents, tout comme les départs : contrats de travail, livret d’accueil, règlement intérieur, bulletins de paie, attestations Pôle Emploi, solde tout compte et plus encore…
Dans de nombreuses PME et ETI de ces secteurs, ce sont généralement les mêmes personnes qui gèrent ces tâches en plus de leurs responsabilités RH, laissant peu de temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée telles que la fidélisation du personnel ou l’évolution de carrière.
Comment résoudre ce défi ? La réponse réside dans l’adoption de solutions innovantes offrant des services clés en main, à l’instar de Coffreo.
Les solutions numériques pour alléger la gestion administrative
La digitalisation s’avère être un atout inestimable à chaque étape de la relation avec vos employés : elle vous permet d’optimiser la gestion des processus administratifs tout en simplifiant votre quotidien de travail.
1. Signature électronique des contrats de travail
Lorsque vous devez recruter des dizaines, voire des centaines de candidats chaque mois (serveurs, cuisiniers, traiteurs, managers, agent d’entretien, etc.), la rapidité est primordiale pour permettre à vos employés de commencer leur mission sans délai, y compris le week-end et les jours fériés.
La signature électronique du contrat de travail est la solution idéale pour accélérer le processus de recrutement. De n’importe où, le salarié CDI, CDD extra ou intérim peut alors signer son contrat de travail et être prêt pour sa prochaine mission.
Une solution digitale de signature électronique vous garantit un taux de signature optimal grâce à des fonctionnalités telles que les rappels automatiques en cas de non-signature et le pré-remplissage des documents. De plus, une solution comme Coffreo est traduite en plusieurs langues, ce qui la rend facile d’utilisation pour la main-d’œuvre étrangère.
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2. Accompagnement des candidats lors du démarrage et de la fin de leurs missions
Les employés des secteurs de l’hôtellerie et de la restauration, habitués à changer fréquemment d’employeur, apprécient grandement la digitalisation pour faciliter le démarrage et la fin de leurs missions.
Ils peuvent ainsi consulter facilement en ligne les documents d’accueil, les informations sur la sécurité et les règlements internes. La digitalisation des processus RH permet également d’automatiser la distribution de documents en fonction du type de contrat, du lieu de travail, de la durée, etc.
Fini les courriels et les documents papier susceptibles d’être égarés, ce qui vous fait gagner du temps, réduit les erreurs et vous assure de rester en conformité avec la loi.
3. Centralisation de tous les documents importants (bulletin de paie, contrats, etc.) dans un coffre-fort électronique
Dans la restauration et l’hôtellerie, la gestion de la paie est souvent complexe et chronophage. La dématérialisation des fiches de paie permet de traiter de grands nombres de bulletins de paie et de les envoyer rapidement aux salariés concernés.
Ces bulletins de paie électroniques ont la même validité juridique que les versions papier lorsqu’ils sont distribués via une solution garantissant l’intégrité, la confidentialité et la conservation des données.
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L’archivage est un autre aspect crucial souvent chronophage dans les processus administratifs. Grâce à la dématérialisation, les contrats, les bulletins de paie et les autres documents peuvent être archivés en toute sécurité dans un coffre-fort électronique. Vos salariés ont un accès permanent et indépendant à tous leurs documents, et l’archivage est redondant sur plusieurs sites distants pour une sécurité maximale.
Testez la solution de dématérialisation Coffreo pour l’hôtellerie et la restauration
Ces solutions visant à réduire la charge administrative répondent-elles à vos besoins quotidiens ? Avec Coffreo, elles s’intègrent facilement à votre infrastructure existante (ERP, SIRH, logiciel de paie, etc.).
Conçues spécifiquement pour répondre aux attentes des employeurs dans les secteurs de l’hôtellerie, de la restauration et des traiteurs, elles vous offrent un gain de temps considérable, une traçabilité des échanges, et des économies à long terme. Avec Coffreo, fini le travail administratif répétitif à faible valeur ajoutée, place à la sérénité.
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