Sécurité privée : comment Coffreo offre à Olips une protection juridique essentielle

Basée à Arcueil, aux portes de Paris, Olips est une société spécialisée dans la sécurité privée, dont les 1200 agents interviennent aussi bien lors de manifestations culturelles et sportives, que dans la grande distribution ou auprès de collectivités locales. Afin de sécuriser juridiquement ses processus de recrutement, mais également en vue de gagner du temps en s’affranchissant du papier et en répondant par la même occasion aux normes RSE, Olips a choisi de s’équiper de Coffreo. Quel bilan après 18 mois d’utilisation ? Réponses.

Contexte : le Groupe Olips, un expert de la sécurité privée

Gestion des flux, contrôle d’accès, inspection visuelle et palpation, gestion de zones et sites sensibles : depuis 2005, date de sa création, le groupe Olips a su se faire une place de choix dans le monde de la sécurité privée. Ses agents triés sur le volet font preuve de professionnalisme, ce qui assure le succès de son entreprise.

Accor Arena, Paris Saint-Germain, Fédération de Tennis, Fédération française de Football : de grands noms font confiance aux équipes d’Olips pour sécuriser leurs événements depuis plus de 10 ans. La société est en effet capable de déployer jusqu’à 300 agents simultanément lors d’un événement sportif.

Aujourd’hui, la société réalise un chiffre d’affaires annuel de près de 10 millions d’euros, à 65% dans l’événementiel. Le reste de son activité comprend la surveillance et la grande distribution, où des agents de sécurité en CDI sont placés en surveillance des magasins.

Une gestion papier épineuse avec plus de 1300 collaborateurs et des pics d’activités

Pour répondre aux forts besoins du secteur, cette société de sécurité privée s’appuie sur un effectif de 100 salariés en CDI et 1200 en CDD. Contrairement à beaucoup d’autres entreprises spécialisées dans la sécurité privée qui font face à des difficultés de recrutement, Olips a la chance de bénéficier d’un faible turn-over.

Cependant, comme pour toutes les entreprises avec de grands besoins de main-d’œuvre, la charge administrative liée à la gestion des salariés est importante… Un événement nécessite la transmission de plusieurs centaines de documents. L’enjeu est grand : il faut que chaque document important soit envoyé en temps et en heure à la bonne personne, si possible sans erreur (de saisie ou destinataire !).

Parfois, des contrats et avenants doivent également être signés en amont de la mission. Autant dire que les équipes RH font face à une charge administrative importante à chaque événement.

Le suivi des documents : un enjeu crucial dans un secteur aussi réglementé que la sécurité privée

Un autre paramètre à prendre en compte est le fait que le secteur de la sécurité privée fait face à des contraintes administratives spécifiques du fait de la nature sensible de son activité. Contrats de travail, coordonnées des clients, cartes professionnelles, registre unique du personnel, plannings individuels… Le Conseil national des activités privées de sécurité (CNAPS), qui encadre la réglementation du secteur, peut demander à contrôler une multitude de documents spécifiques à tout moment. Or, avec un fonctionnement tout papier, difficile d’assurer un tel suivi !

URSSAF, CNAPS, inspection du travail : une simple erreur de suivi ou un document manquant peut coûter cher. Pour une société comme Olips, les enjeux sont pluriels : créer des contrats très rapidement, suivre leur signature et s’assurer de la conformité réglementaire de tous ces documents. En un mot, sécuriser ses processus de recrutement. L’agence spécialisée dans la sécurité privée a donc fait le choix de recourir à Coffreo, la plateforme conçue pour digitaliser, simplifier et sécuriser les processus RH.

Olips est client Coffreo depuis novembre 2021 et en production depuis avril 2022 pour la dématérialisation des contrats de travail avec déjà plus de 35 000 contrats de travail électroniques traités.

« Coffreo présente la particularité de nous protéger en termes juridiques : dans les 600 papiers que l’on emmène sur une manifestation, on peut en louper 1 et il y a des relances à faire. Il nous fallait une solution plus pratique et plus fiable que le papier pour justifier auprès de l’administration que les contrats ont bien été envoyés, signés et que ceux qui n’ont pas été signés soient bien relancés »

Joanna Benayoun Présidente de la société OLIPS

Coffreo : l’allié conformité et sérénité

Avant Coffreo, OLIPS utilisait principalement des contrats papier, ce qui générait une grande quantité de documents et compliquait le suivi. S’équiper de Coffreo a donc déjà permis, dans un premier temps, de dématérialiser bon nombre de documents RH et d’en automatiser l’envoi. La mise en place a été rapide et facile. « Nous avions un peu peur lors du déploiement, mais finalement tout s’est bien passé, nous sommes très satisfaits », confie Joanna Benayoun, Présidente de OLIPS.

Directement intégré dans le logiciel de planification EventSoft, le module d’envoi et de signature électronique des contrats, Coffreo permet d’envoyer très simplement les contrats de travail à signer, CDD, aux agents de sécurité.

Grâce à la signature électronique, il est possible d’accélérer considérablement les processus de recrutement, et de garder une trace de chaque action effectuée.

« Même en cas de contrôle de l’administration, c’est plus facile de trouver un contrat avec Coffreo que de chercher dans des tonnes de papier. Tout est enregistré et tracé dans le logiciel », précise Joanna Benayoun.

Coffreo permet par ailleurs de joindre aux contrats de travail tout document utile à la prise de poste. Les planificateurs RH peuvent ensuite suivre l’émission, l’ouverture et la signature des documents à distance.

« Avec Coffreo, on sait qui a vu le contrat de travail, qui a signé, n’a pas signé et quand les salariés ont été relancés. Cela nous protège en cas de contrôle. Nous pouvons nous appuyer sur Coffreo pour prouver que nous avons respecté nos obligations. »

Coffreo : quel bilan après deux ans d’utilisation ?

Gain de temps : Les ressources humaines et la planification d’OLIPS ont trouvé l’utilisation de Coffreo extrêmement pratique. Les équipes peuvent rapidement repérer les documents manquants et prendre les mesures qui s’imposent en fonction.

Une solution intuitive. DRH et planificateurs de OLIPS ont facilement pris en main le logiciel, si bien que la formation et la conduite du changement dans les process s’est faite rapidement et sans encombre.

Signature électronique : La possibilité de signer électroniquement les contrats est un avantage majeur, qui permet d’accélérer les processus de recrutement, tout en facilitant la vie des salariés.

Sérénité et conformité : Même lors d’inspections rigoureuses de l’administration, OLIPS peut rapidement produire les contrats nécessaires pour rester en conformité. Si les documents ne sont pas signés ou consultés par le salarié, l’agence peut facilement démontrer que ce n’est pas de son fait, mais qu’au contraire, elle a tout fait pour mettre à disposition les documents dans un laps de temps conforme.

Facilité de déploiement : L’intégration de Coffreo s’est avérée simple et efficace. Les contrats sont automatiquement générés dès qu’un agent est confirmé via le logiciel de planification Eventsoft. Un changement éventuel de logiciel serait bien toléré par Coffreo et pourrait permettre la continuité du service, puisque la solution est compatible avec tous les ERP couramment utilisés dans le profession, dont Comète.

Les coups de coeur de Olips

1- Gain de temps pour la planification RH

2- Facilité de suivi des contrats

3- Formation et prise en main rapide

4- Protection renforcée en cas de contrôles

5- Intégration de Coffreo dans le logiciel de planification

« Ce qui nous plaît chez Coffreo – et qui fait que nous n’envisageons pas de changer de solution – c’est la facilité avec laquelle tout est fait. Coffreo est rattaché à notre logiciel de planification. Dès lors que l’on a confirmé la présence d’un agent sur une mission, il suffit d’un clic pour que le contrat parte. On sait même quand il a signé ensuite ! Pour toutes ces raisons, je n’ai pas hésité à recommander la solution à d’autres partenaires et clients ! »

Par ailleurs, l’approche « tout digital » prônée et permise par Coffreo s’aligne parfaitement avec la démarche de Responsabilité Sociale de l’Entreprise, en contribuant à réduire l’utilisation du papier.

Olips est en effet intéressée par aller progressivement vers une démarche zéro papier et Coffreo compte bien continuer à l’accompagner dans cette voie !