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Digitalisation RH : tout savoir pour bien gérer son personnel temporaire

Damien Simonneau, Directeur Marketing - 04/05/22

(Mis à jour le 22/07/22)

La dématérialisation révolutionne la gestion du personnel temporaire. Panorama de ses bienfaits.

Et si la digitalisation RH vous aidait à mieux gérer votre personnel temporaire ? Moins de paperasse sur les bureaux, un meilleur partage des données entre collaborateurs, une centralisation des informations sécurisée, un risque juridique mieux maîtrisé… La dématérialisation révolutionne les ressources humaines, et en particulier, la gestion des salariés temporaires qui requiert encore plus d’efficacité et de rapidité que celle de salariés en CDI. La digitalisation ne peut pas et ne doit pas supprimer l’humain des processus RH – notamment en ce qui concerne les entretiens -, mais elle libère un temps précieux et accélère la productivité, dans un environnement réglementaire en constante évolution. Pourtant, selon une étude de Deloitte parue l’année dernière, si 9 entreprises sur 10 ont entamé une démarche de digitalisation RH, seulement 6 % considèrent avoir digitalisé tous leurs processus. Un long chemin reste donc à parcourir.

Recrutement : la digitalisation RH pour optimiser le sourcing des talents

Lorsque vous devez recruter des dizaines voire des centaines de candidats par mois – dans des secteurs en forte tension comme la santé, la sécurité ou la propreté -, la digitalisation s’avère un allié essentiel. Si l’on pense bien entendu immédiatement aux jobboards, qui ont depuis deux décennies révolutionné les stratégies de recrutement, de nombreux autres outils sont à votre disposition comme les logiciels de gestion des candidatures (ATS – Applicant Tracking System) ou les outils de gestion des achats auprès de vos différentes agences d’intérim (VMS – Vendor Management System) si vous choisissez de faire appel à l’externalisation.

Par ailleurs, dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre quasi généralisée, un aspect qui devient également essentiel est la capacité à exploiter votre propre vivier de personnel. Lorsque vous faites régulièrement appel à du personnel temporaire, votre historique regorge souvent de pépites inexploitées : des salariés auxquels vous ne pensez plus spontanément mais qui ont travaillé pour vous il y a plusieurs années sur une mission équivalente, ou même sur une mission différente, mais qui disposent en fait également des compétences dont vous avez besoin aujourd’hui. Une étude de la SIA menée auprès d’agences d’intérim européennes a ainsi montré que le recrutement depuis sa base de candidats existante est jugé, de très loin, comme la tactique de recrutement offrant les meilleurs résultats. L’enjeu devient alors de disposer d’outils pour analyser en détails son historique et éventuellement de croiser les données avec d’autres sources pour faire ressortir les bons profils, puis d’animer son vivier pour connaître les préférences et disponibilités des candidats et être capable de les réactiver immédiatement, dès que nécessaire.

La digitalisation RH pour améliorer le taux de signature des contrats

Une problématique à laquelle répond également la digitalisation RH est le retard dans la signature des contrats. Ce pain point, que l’on rencontre souvent lorsque l’on gère des recrutements pour des courtes durées, pose évidemment un problème juridique. Il n’est pas rare que des employés commencent à travailler alors que, contractuellement, ils ne sont pas engagés. La digitalisation arrive à point nommé pour y remédier. La signature électronique, combinée avec des options telles que le rappel automatique en cas de non-signature ou le pré-remplissage automatique, s’avère fort utile. Le taux de signature bondit et, face aux contraintes législatives du travail temporaire, le risque juridique est maîtrisé.

La digitalisation RH pour faciliter l’intégration des candidats

L’onboarding est également facilité par la digitalisation RH. Les candidats recrutés ont aisément accès aux livrets d’accueil, livrets de sécurité et autres règlements intérieurs dans leurs versions digitales. Plus besoin de gérer de multiples documents papier et de devoir les envoyer par courrier ou de demander au salarié de venir les récupérer sur site. Avec une solution efficace de diffusion de ces documents, plus besoin non plus de gérer les envois manuellement par email, il devient possible d’automatiser la distribution en masse à tous les nouveaux salariés en fonction du type de mission, du lieu où elle va s’effectuer, etc. Cela permet de gagner un temps précieux et de limiter les erreurs. D’un point de vue réglementaire, ces solutions permettent également, si besoin, de tracer les échanges et de prouver que l’on respecte l’obligation légale de diffusion. Les salariés, eux, peuvent consulter ces documents à tout moment, sans avoir peur de les perdre, contrairement à des documents papier.

Gestion administrative : la digitalisation RH pour centraliser les documents importants

Les services RH sont de grands producteurs et consommateurs de documents. Contrats de travail, bulletins de paie, attestation, CV, livret d’accueil… La liste est longue et, dans le cadre d’une gestion papier, le risque de perdre un document important est grand. Avec la dématérialisation, il est facile de centraliser et conserver les fichiers dans les serveurs ou de les externaliser sur des plateformes sécurisées comme Coffreo.

De même, beaucoup d’employeurs digitalisent les fiches de paie. Selon l’étude de Deloitte, la gestion de la paie est d’ailleurs le processus RH le plus avancé en termes de digitalisation dans les entreprises. A l’inverse du fonctionnement papier, souvent chronophage et source d’erreurs, la génération des bulletins de paie sous format électronique entraîne un gain de temps et d’argent et permet de faciliter le contrôle pour les entreprises. Il ne s’agit toutefois pas de simplement générer un pdf et l’envoyer par email. Il faut pouvoir remettre les bulletins de salaire dans des conditions garantissant l’intégrité, la confidentialité et la conservation des données, ce qui requiert d’utiliser une solution de coffre-fort numérique.

Enfin, la digitalisation RH dans le cadre des contrats courts est pertinente pour l’offboarding ou la fin de contrat. Les soldes de tout compte, attestations Pôle Emploi et certificats de travail peuvent être diffusés directement par mail ou être déposés et archivés sur des plateformes dédiées. La traçabilité des données est ainsi assurée et le pilotage de l’activité grandement facilité.

Digitalisation RH : par où commencer ?

Fin des tâches chronophages, fluidité des processus d’onboarding et d’offboarding, génération automatisée des bulletins de paie… La digitalisation RH est aujourd’hui indispensable à tous les services RH, mais encore plus pour ceux qui recrutent beaucoup de personnel temporaire.

Les solutions de Coffreo ont été depuis leur origine pensées pour répondre aux enjeux spécifiques des employeurs de contrats courts afin de leur permettre de gagner du temps en industrialisant les tâches administratives à faible valeur ajoutée pour pouvoir consacrer plus de temps à la véritable gestion des talents et à la mise en place de stratégies globales.

Vous souhaitez mettre en place une solution facile pour digitaliser vos processus RH avec le personnel temporaire ? Coffreo est là pour vous aider. Demandez le guide pratique ou une démo !