La dématérialisation est-elle adaptée à tous les secteurs et toutes les problématiques ? Si elle est conçue comme une opportunité de rationaliser certains processus pour gagner en productivité et libérer du temps, elle est envisageable partout, aussi bien en agence d’intérim qu’au sein d’entreprises qui emploient de nombreux salariés en CDD. Dans ce cas, la digitalisation RH permet aux gestionnaires et recruteurs de se concentrer sur l’essentiel : l’humain.
Digitalisation RH : définition
La digitalisation de la fonction RH concerne l’ensemble des processus permettant de numériser les tâches du service via l’intégration d’outils digitaux. L’objectif est d’améliorer la productivité de l’entreprise en automatisant les tâches administratives et la gestion des documents RH. Dans le cadre de la fonction RH, la digitalisation peut être envisagée sous deux piliers : la dématérialisation des documents et la digitalisation des processus.
Dématérialisation RH des documents
La dématérialisation RH des documents consiste à numériser des documents papier RH tels que :
- Les bulletins de salaire ;
- Les contrats de travail ;
- Les notes de frais ;
- Les demandes de congés ;
- Le règlement intérieur de l’entreprise.
Digitalisation des processus RH
À l’inverse, la digitalisation des processus relève plutôt de l’automatisation du traitement et de la gestion de certaines tâches RH telles que :
- La gestion de planning ;
- Le calcul des heures travaillées ;
- L’onboarding et l’outboarding ;
- L’organisation des entretiens ;
- Le recrutement ;
- L’analyse des KPI RH et le suivi des reportings.
Bien évidemment, ces deux approches sont complémentaires : par exemple, il est d’autant plus facile pour les services RH de gérer un bulletin de salaire dématérialisé via une solution digitale dédiée à cette tâche.
Recrutement : la digitalisation RH pour optimiser le sourcing des talents
Lorsque vous devez recruter près d’une centaine de candidats par mois – dans des secteurs en forte tension comme la santé, la sécurité privée et le gardiennage ou la propreté -, la digitalisation RH trouve tout son sens.
À tous les échelons, il est important de maîtriser le volume de travail temporaire car ce dernier aura nécessairement des conséquences sur la performance économique de l’entreprise. Si des « pure players » offrent une digitalisation totale dans le secteur de l’intérim, de plus en plus d’entreprises ont, quant à elles, recours à des solutions externalisées pour gérer ces recrutements. Concrètement, leurs offres sont diffusées instantanément en ligne, et sont souvent dotées d’un système de tri de CV pour faciliter l’adéquation entre les profils et les missions.
La dématérialisation du processus RH offre de multiples avantages tels que :
- L’accès à un plus grand vivier de candidats : les entreprises qui digitalisent leur processus de recrutement bénéficient d’une exposition plus importante. Elles ont ainsi plus de chances de trouver les candidats qui correspondent à leurs attentes et ce, en y passant moins de temps. Pour les secteurs où le turnover est quasi-permanent – tel que le secteur de la santé, de la sécurité privée ou encore de l’événementiel – c’est un argument non négligeable.
- Une réduction des coûts de recrutement : la digitalisation du processus du recrutement permet d’aboutir à une forme d’automatisation de celui-ci. À long terme, cela permet de réduire les coûts humains nécessaires à cette opération : tri des CV, préparation et correction des exercices, archivage des candidatures…
- Un processus de recrutement plus attractif : la digitalisation permet à n’importe quel candidat de postuler rapidement et facilement. Pour la jeune génération notamment, la facilité à candidater est un point important à prendre en compte.
La digitalisation RH pour améliorer le taux de signature des contrats
Une problématique à laquelle peut répondre la digitalisation RH est le retard dans la signature des contrats. Ce pain point que rencontrent souvent les recruteurs lorsqu’ils recrutent des contrat de courte durée pose évidemment un problème juridique. Il n’est en effet pas rare que des employés commencent à travailler alors que contractuellement ils ne sont pas engagés.
Quels sont les risques des contrats non signés ?
En l’absence de contrat signé, les entreprises concernées s’exposent à des risques importants :
- Selon l’article L1245-2 du Code du travail, si un salarié en CDD, CDI à temps partiel ou en contrat de mission n’a pas signé son contrat dans les 48h suivant sa prise de poste, il peut demander une requalification de son contrat en CDI ainsi qu’une indemnité équivalente à un mois de salaire.
- L’employeur n’ayant pas établi de contrat écrit risque également une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 3150 € d’amende pour un CDD ou un contrat de travail temporaire.
C’est sans compter le no-show, un risque tout aussi préjudiciable pour l’entreprise, sa productivité et son efficacité. Le no-show désigne le fait qu’un salarié n’honore pas sa mission. Les entreprises qui ne font parvenir leurs documents essentiels en amont de la mission et font signer leur contrat de travail par leurs salariés réduisent leur taux de no-show.
Une solution : la signature électronique
Devant cette difficulté, la digitalisation arrive à point nommé en incluant des solutions de signature électronique par exemple. Les options telles que le rappel automatique en cas de non-signature ou le pré-remplissage automatique peuvent s’avérer fort utiles. De plus, chaque signataire reçoit une copie du document au format numérique ainsi qu’un accès vers un dossier de preuve. Face aux contraintes législatives du travail temporaire, le risque juridique est maîtrisé.
Lire aussi : Signature du contrat de travail pour les missions de courte durée : comment améliorer votre taux de signature ?
La digitalisation RH pour faciliter l’intégration des candidats
L’onboarding est également facilité par la digitalisation RH. Les candidats recrutés ont directement accès aux livrets d’accueil, livrets de sécurité et autres règlements intérieurs. Pour certains secteurs où les normes de sécurité ou d’hygiène sont essentielles, le digital permet d’avoir un référentiel permanent sur les bonnes pratiques à adopter. D’un point de vue réglementaire, les recruteurs peuvent prouver qu’ils respectent l’obligation légale de diffusion. Les candidats, eux, peuvent consulter ces documents à tout moment sans avoir peur de les perdre, contrairement à des documents papiers. De plus, les documents peuvent être mis à jour et être portés à la connaissance de tous automatiquement.
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La digitalisation RH pour améliorer l’expérience des salariés
Grâce à la digitalisation, les relations avec les salariés sont plus fluides. La digitalisation permet :
- D’avoir un accès direct et simplifié à leurs données : qu’il s’agisse de son contrat de travail, de son bulletin de salaire ou encore du récapitulatif de ses prises de congés, la digitalisation RH permet au salarié d’avoir un accès constant sur ses documents et de s’assurer de leur conformité. Ces documents sont accessibles immédiatement et en sécurité s’ils sont conservés dans des coffres-forts numériques. Pour les travailleurs qui enchaînent les contrats courts et ne travaillent pas pour la même entreprise, la digitalisation constitue un véritable gain de temps.
- D’améliorer la communication : l’instauration de solutions digitales aide également les employés à communiquer plus rapidement ensemble . C’est sans compter sur les formidables possibilités offertes au niveau de la collecte et du traitement de données. Par exemple, la création de sondages est une réelle opportunité, car elle permet de faire remonter des informations stratégiques, utiles pour l’entreprise.
Gestion administrative : la digitalisation RH pour centraliser les documents importants
Les services RH sont de grands utilisateurs de papier. Contrats de travail, bulletins de paie, attestation, CV, livret d’accueil… La liste est longue et le risque de perdre un document important est grand. Avec la digitalisation RH, il est facile de centraliser et conserver les fichiers dans les serveurs ou de les externaliser sur des plateformes sécurisées comme Coffreo.
Également, la digitalisation RH dans le cadre des contrats courts est pertinente pour l’offboarding ou la fin de contrat. Les soldes de tout compte, attestations Pôle Emploi et certificats de travail peuvent être diffusés directement par mail ou être déposés et archivés sur des plateformes dédiées. La traçabilité des données est ainsi assurée et le pilotage de l’activité grandement facilité.
La dématérialisation RH pour faciliter la distribution des bulletins de paie
Depuis 2017, l’employeur est autorisé à diffuser les bulletins de paie de ses employés sous format électronique sans accord préalable du salarié. À l’inverse du fonctionnement papier, souvent chronophage et source d’erreurs, la génération des bulletins de paie sous format électronique est source de gain de temps et d’argent – pas de frais d’envoi – et permet aux entreprises d’effectuer des contrôles plus facilement. La digitalisation de ce processus permet par ailleurs d’établir plus rapidement les fiches de paie grâce au paramétrage des éléments obligatoires, tels que les coordonnées de l’entreprise et de l’employé, le nombre d’heures travaillées ou encore les cotisations et contributions sociales. Cette automatisation est particulièrement intéressante pour les services RH d’entreprises avec de forts besoins de main d’œuvre.
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Digitalisation RH : par où commencer ?
Fin des tâches chronophages, fluidité des processus d’onboarding et d’offboarding, génération automatisée des bulletins de paie… La digitalisation RH se mue en facilitateur pour de nombreux services RH. Mais s’il ne fallait retenir qu’une chose c’est qu’elle répond surtout à un enjeu juridique majeur : la sécurisation des contrats courts. En effet, ceux-ci étant généralement plus nombreux, ils sont souvent pris en charge de manière moins rigoureuse que les CDI… Alors que les risques de non-conformité et les sanctions pour l’entreprise sont tout aussi importants !
Grâce à la digitalisation, les contrats courts sont sécurisés juridiquement de leur signature à leur conservation en passant par l’ajout de clause. Sur toute la durée du processus, ils sont conservés dans un espace numérique propre comme les portails salariés ou des plateformes dédiées telles que Coffreo. Notre solution RH propose à ce titre d’automatiser et de simplifier la signature de vos contrats courts et de les stocker dans des coffres-forts individuels.
En résumé, la digitalisation RH offre un important gain de temps pour les recruteurs en ce qu’elle industrialise les tâches administratives à faible valeur ajoutée au profit de la gestion des talents et de la mise en place de stratégies globales.
Vous souhaitez mettre en place une solution facile pour digitaliser vos process RH avec le personnel temporaire ? Coffreo est là pour vous aider. Téléchargez notre guide pratique ou réservez votre démo !